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文书档案管理面临的问题与解决对策

发表时间：2020/9/28 来源：《基层建设》2020年第17期作者：雷梅凤

[导读] 摘要：档案本身，能够记载事业单位的发展历程。

        清远市住房和城乡建设局广东省清远市 511500
        摘要：档案本身，能够记载事业单位的发展历程。做好文书档案工作，是确保单位良好发展的关键。除此之外，档案记载，还能够将最真实的经营情况反映给决策者，以便他们了解单位发展全貌并及时调整相关策略。
        关键词：文书档案；管理；对策
        一、文书档案管理工作中面临的问题
        1、文书档案管理的重视程度不足
        很多单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，在开展管理工作时没有进行有效的宣传和引导，导致档案文书管理人员对于管理工作缺乏深刻的认识，在进行管理工作时很随意，不够科学合理，没有积极主动地投入到工作中去。在进行档案管理时缺乏合理的规章制度对管理工作进行约束和指导，也没有科学的管理手段，导致很多内容的归档信息不够完整，容易出现信息丢失等问题，对后期的管理工作造成了很多的麻烦，不利于后期档案的使用，影响了其他工作的顺利开展。
        2、管理设备和技术应用效果不佳
        随着我国信息化技术的不断深入，我国对于档案信息管理的要求愈来愈高。而传统的档案管理方式是不能够达到当前的工作要求和效率的，是难以保证实际的档案管理质量的。对此，当前的档案管理工作应该积极进行创新，努力跟上时代的发展需要，不断提高档案管理的信息化程度。但是，在实际的管理过程中，部分企业和事业单位自身的管理设备和管理技术应用都较为滞后，有的企业知道当前的信息化需求，也购置了一些信息化产品辅助工作。然而，这只停留在对档案的储存、导入工作之上，在对其进行收集、编码、分类工作时，还是大量依靠人工进行。没有充分地将信息技术和信息设备应用到实际的文书档案管理工作之中，不能够满足当前社会的文书档案管理信息化需要。
        3、文书档案管理没有集中保管
        企业内部各部门对于文书档案管理的意识不足，各部门的文书档案比较分散，没有形成统一管理，各部门之间的合作和沟通比较少，因此不利于文书档案管理工作的开展。很多部门将档案留在自己的部门认为方便开展工作，因此党群部将党务相关档案进行留存、经营文书档案留在经营部等等，这样分散保管在程序爱你人员流动以及部门重新编制之后一些档案会遗失和泄漏，并且一些重要档案因为没有及时进行归档，会导致档案丢失，不利于企业工作的开展，缺乏相应参考依据。被泄漏的档案会严重影响企业的发展，造成经济损失。
        4、归档文件存在的不良倾向
        近年来，随着电子计算机技术在档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节和自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作。但是由这些办公设备形成的一些文件档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。由此引起了文件档案资料归档的两种倾向：一是只存于光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种相反，只存文字性资料而不存光盘，也不利于重要文件档案的保存。
        5、工作者专业性能力不高
        文书档案管理并不是简单的进行材料的接受和存储，需要能够有效的满足使用要求，能够有效的保障在进行管理的过程中，具备良好的文书档案资料调取效率保障、科学存储、资料安全性保障、文书档案存储有序、资料整理规整科学等，同时在现代化的文书档案管理设备加持之下，管理效率得到提升的同时，对于管理工作者的基本操作技能以及专业化技能要求也在不断的提高，工作人员不够专业的素质水平不利用工作的正常有效开展。

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        二、提升办公室文书档案管理工作的对策
        1、加强重视力度
        企业管理层和领导的重视，是进行一切工作落实的基础，只有领导层方面得到重视，才能够通过相关的规范来约束实际工作情况，构建完善的文书档案管理工作体制，提高工作效率和工作质量。对此，相关领导应该积极制定相应的规章制度，将《档案法》牢牢深入到实际的档案管理工作之中，通过良好的引导促进企业、单位文书档案管理质量的提高。其次，还应该积极进行宣传活动，让工作人员能够意识到文书档案管理的重要意义。这样会更大程度地让企业员工意识到档案管理的延伸影响和实际价值，利于工作人员提高工作责任心和热情。最后，企业还应该建立完整的管理体系，奖惩分明，在员工出现文书档案管理错误时能够及时指出，利于档案管理工作的稳步进行。
        2、提升文书档案管理智能化
        当今是信息化时代，文书档案管理也应该顺应时代发展潮流，提升自身智能化。企业本身应该积极引进先进的档案管理技术，用二维码或者条形码让纸质档案实现智能化管理。这样不仅能提高管理效率，还能够方便相关人员进行查找。还应该对电子档案设置权限，保证其自身安全。除此之外，可以采用移动设备通过VPN与内网连接。这样既能够切实保证相关档案信息的安全，又能够对相关档案实现审计功能。如此，便能够实现文书档案管理智能化目标提高档案管理工作效率，也能够满足现当代人们的需求。
        3、实现文书档案管理各个环节的标准化
        对公文制发程序进行不断的规范，可以让文书档案管理每个环节都能实现规范化、标准化与统一化。公文是文书档案的前身，因此，公文制发质量直接影响着档案的质量，且也决定着档案管理的规范性。因此，在制发公文时，需要把各项标准问题落至实处，以提高公文质量，其可为文书档案管理规范化提供重要基础。其一，确保公文的尺寸、纸张都能满足一定的标准；其二，积极审查公文字迹，确保公文的字迹要清晰，同时，在制发公文时，最好使用不易褪色的墨水、优质的纸张和笔种，主要是为了后期保存；其三，加强对公文签发手续的审查，保证该手续要满足审批权限，及时检查抄送单位、主送单位、公文主题、落款与日期等内容。
        4、加大投入力度，杜绝错误倾向
        各个单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，做好防火、防虫、防潮、防盗等，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。有条件的单位可以尝试利用计算机对库房的进行自动控制及档案保护方面的工作包括：库房供暖、照明自动控制、自动防火、报警系统等，以更好地确保档案利用安全，保证档案保管完整，又保证档案信息不失密、不泄密。
        5、提高管理人员的综合素质
        首先要加强对人才队伍的培训力度，进行现代化设备的使用培训，让新一代的管理人员能够充分利用现代科技带来的便利进行有效的档案管理。然后就是在进行招聘的时候需要加强对应聘人员的专业性审核，建立科学的招聘制度，严格按照制度执行招聘工作，招收一些具有高素质和高水平的工作人员进行专业的档案管理工作。为了使档案管理工作符合现代社会经济发展的需求，需要不定时地举行培训，对管理人员的综合素质进行全面的提升，在进行各种学习活动中加强管理人员对于档案管理工作重要性的认识，提升他们对文书档案管理的责任感，树立现代化的服务精神和理念。
        三、结语
        文书档案管理工作是一项具有政治性、服务性和技术性特征的工作。相关人员应该发现现阶段档案文书管理工作中出现的问题，然后积极寻找策略，确保文书档案管理工作的顺利进行。
        参考文献：
        [1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2017，23（4）.
        [2]杨丽华.试论新时期文书档案管理的创新[J].城市建设，2018，（12）.
        [3]盛雪艳，王坚.创新企业文书档案管理工作探讨[J].兰台世界，2019（S1）