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论如何做好体育重大赛事档案管理工作

发表时间：2020/9/28 来源：《基层建设》2020年第17期作者：陈海燕

[导读] 摘要：重大体育赛事的举办，通常经历策划、筹备、举办、总结等各个阶段，每个阶段都会形成资料，从而构成整个赛事的全部档案。

        东莞市游泳运动管理中心
        摘要：重大体育赛事的举办，通常经历策划、筹备、举办、总结等各个阶段，每个阶段都会形成资料，从而构成整个赛事的全部档案。本文根据多年工作实践，对如何做好大型赛事档案管理进行探讨。
        关键词：大型赛事；档案管理；作用；措施
        引言
        当前，我国体育事业发展离不开档案管理工作者的辛勤付出。同时，体育运动员作为参与赛事的主体对象，记录其档案是一项十分重要的工作。我国人口众多，体育强将也不在少数，但离体育强国还有很大差距。主要原因是档案管理工作的不规范化，个别能力强者没被及时发现并培养，导致体育运动健将青黄不接，体育成绩脱节、衔接不畅是导致我国优秀运动员选拔失败、体育人才无法最大限度发展的重要原因。解决好运动员档案备案工作，可以使我国体育事业更好更快地发展。
        一、档案在体育工作中的作用
        （一）档案在档案工作中的重要作用
        体育档案从它形成来看，是体育活动过程的最原始的资料，包括图片、音频、视频记录等形式，记录当时的事实。国际奥委会为了表彰我国对体育事业发展的贡献，向12位推动体育事业的领导人颁发了金、银、铜牌，这些档案资料在体育工作中都会起到证明的作用。
        （二）参考档案的重要作用
        清楚对方的优缺点，及时发现自身的不足，加强训练，争取突破现状。档案在记录运动员的个人运动资料之外，也反映了我国体育在不同时期的发展情况及政策，促进我国体育事业的长远发展。这些资料对于我国体育运动员及体育事业都具有很重要的参考价值。
        二、做好大型赛事档案管理的措施
        （一）加大大型体育档案工作的宣传，保证档案资料的完整性
        市委及政府相关领导对于大型体育活动比较注重，城市各类主流媒体的及时跟进，每次大型体育活动都能产生积极的社会效果。但是，大型体育活动的蓬勃景象比较，档案管理工作显得很冷清，这在某方面说明相关工作人员的档案意识不够强，另外也是档案专业人员没有做好档案和档案宣传的基础工作。为解决这些问题，我们应积极向组委会建议，在每一个大型活动项目开始时成立一个档案工作领导小组，负责本次活动的档案工作，包括档案宣传、档案资料收集、档案整理等工作，档案领导小组要定期组织对责任单位档案人员的培训，安排本次活动的档案管理办法和奖惩措施，及时印发本次活动档案资料的归档范围，积极督促按期交付对未按时完成任务的主要领导进行通报批评。通过健全的组织，可以促使大型体育活动各级参建单位和组织重视档案工作。
        大型体育赛事的档案包含非纸质资料及纸质材料，对于非纸质资料应当及时收集整理，比如相片、录像带及各类电子文件等。从以往大型体育活动的角度看，这部分是档案管理的薄弱环节，给档案的全面记录留下了许多遗憾大型体育活动。在加强纸质档案收集的同时，加大对非纸质档案资料特别是照片档案的收集整理，形成珍贵的历史资料。
        （二）大型体育档案资料的多样性与统一性
        大型体育活动的组织实施，除体育部门外，往往涉及交通、公安等相关单位。亚洲举重锦标赛、奥运会火炬传递、全运会和全运会火炬接力赛都是如此。大型体育活动档案馆的一个主要特点是它的多样性，它产生于许多部门。存在收集难、标准不一、碎片化等问题。档案资料全面收集的同时，也需要进行科学分类。提倡按照大型体育活动组织实施的不同阶段，对同一媒介的档案资料进行整理。可分为组织协调阶段、实施阶段、总结阶段等。这样才能保证不同责任方的档案有机衔接，使不同单位在各个阶段所做的工作一目了然。如果按照不同的单位进行分类，会造成混乱，不能与大型体育活动相结合。大型体育活动档案馆的另一个特点是它的完整性。档案资料虽然来自不同的单位，但却有着密切的联系。

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在对大型体育活动档案进行装订编目的过程中，要充分认识到这一特点。我们主张对大型体育赛事的档案进行独立保管，并给予专门的全宗号，确保该大型体育赛事的所有档案资料不被人为分割，便于检索、查阅、汇编和利用。
        （三）科学分类规范管理
        为了规范对每年产生的大量体育赛事档案的管理，首先进行科学分类。对体育赛事档案进行了分类，根据体育赛事与年份相结合的分类方法，并划分了保存期。在分类过程中，需要尊重档案形成的规律，确保档案之间的联系。其次，将整理后的档案严格按照著录标准输入计算机，保证不漏项，实现档案的计算机检索，并利用计算机进行管理，提高了档案的可靠性和查准率。同时，根据档案信息化的要求，对非电子档案进行数字化，实现资源共享。再根据档案内容和载体分类保存。根据文件、照片、胶片、光盘、实物等的分类，最后至少制作两套电子文件，一套用于存储，另一套用于日常使用。同时，对于所存放的电子资料，定期进行抽查，及时发现问题，及时纠正。
        （四）加强体育社团管理规范体育赛事档案
        根据体育发展的总体要求，体育局推进放管服改革，实现诚信自律、社会监督和行政监管的有效结合。制定体育协会赛事管理办法，加强对协会经营范围内体育赛事的业务指导和跟踪管理。不断完善体育赛事管理体制和运行机制，确保赛事档案完整、完整。利用档案服务“体育＋”和“＋体育”，推动体育与文化、旅游、健康、教育、健康、养老等深度融合，推动形成体育与相关领域相互包容、相互融合的发展新格局。
        （五）做好大型体育档案资料的编研利用工作
        大型体育活动往往对社会产生重大影响，对当地的经济发展、文化交流等方面有着促进作用。因此，做好大型体育赛事档案不仅可以有效保存记录体育活动的历史，换一种角度去看，也是大型体育活动意义和价值最有效的载体。如何在档案收集及管理上没有采取科学的管理措施，档案工作就会失去许多色彩，价值得不到有效利用，是一种巨大浪费。近年来，各个体育赛事的档案通过编撰和研究，总结每一项活动的得失，为今后的活动提供参考。大型体育活动档案的编研可以采用文献档案编纂的方法，如编撰大事记、撰写整体介绍等，根据运动员、体育器材、体育赛事等的特点进行编研。例如，我们收集了历届获奖者，并出版了画册，展示他们的风采。当然，编辑和研究的形式可以是多种多样的。除收藏出版外，还可以制作档案宣传片、举办展览。目的是为了做好大型体育活动档案工作，使档案工作更好地为大型体育活动服务。
        （六）开展互动性反馈
        首先，档案信息网站建设。当前档案信息化，网站的建设是档案管理服务的积极延伸。体育赛事组织者及相关档案管理机构作为主体力量，在确保档案安全的基础上，将公众需要的，能够及时公开具有代表性的档案信息发布网站上，让公众可以即时地了解体育活动的相关信息。档案管理人员可以根据用户登记的类别，推送此类别的信息。通过咨询和反馈，完善用户的基本信息。除了用户需要的显性信息外，还可推荐公众不知道但需要隐性的信息；其次，转变传统的单向服务模式，即“主客体”服务模式，体现赛事档案管理的价值。在这种模式下，文件管理者作为信息输出的主体，客户机作为接收信息的对象，当前文件服务是一种线性单向模式，体育赛事档案管理服务应建立起主体间的服务模式，是使用者，同时也是信息接受者，相互提供服务。该服务是交互式和双向的，在文件管理员提供个性化服务后，客户端及时、完整地反馈使用效果，使文件管理员能够调整信息资源库的结构和内容，调试个性化的服务措施，以满足用户的需求。
        三、结束语
        综上所述，大型体育赛事的档案管理工作具有系统、复杂及专业的特征。作为一名档案管理人员，我们需要采取相应科学的管理措施，才能完整的记录好整个赛事的资料，为我国体育事业贡献一份力量。
        参考文献：
        [1]朱肖璟.大型体育赛事档案的人文价值[J].中州体育，2011（11）.
        [2]朱肖璟.重大体育赛事中的档案服务[D].苏州大学，2012.