黄迎春
国网江西省电力有限公司上栗县供电分公司，江西省 萍乡市337009
摘要：随着改革发展的热潮中，各行各业都需要勇于创新与改革，电力企业行政管理工作也是如此，且办公室作为企业的中心枢纽，需要作出大胆创新与突破，进而提高管理水平与效率，将办公室行政管理工作其作用体现出来，做到为人们服务，提高综合服务职能。因此，办公室需要研究更加有效的行政管理策略，本文主要对办公室行政管理的特点进行分析，进而给出做好行政管理的对应策略，希望给相关人员提供参考建议。
关键词：行政事务;管理;办公室
1导言
对于一个单位来讲，办公室的职能非常关键。它既有承上启下的一面，也有协调各方的一面。特别是当下快速信息化、智能化、高效化的今天，做好办公室行政事务管理，对于单位正常业务开展显得尤为重要。笔者认为，新时期做好办公室行政事务管理，可以从进一步明确工作职责、创新工作思路、运用新的载体、建立新的工作制度等方面着手。
2简述行政事务管理工作的特点
2.1采取服务性作为基础
在企业发展中始终坚持服务性的思想，是办公室行政事务管理的特点之一。办公室内行政事务管理工作具有很强的服务性，不仅对企业高层有影响，同时对基层工作者也具有深刻的影响，也就是说所有的工作都离不开行政管理工作。在此过程中充分发挥好行政事务管理的作用与职能，将各部门之间的关系协调好，起到相互服务的作用，将员工之间存在的问题解决掉，可以更好地服务在企业与领导之间，进而提高企业的工作效率，促进企业和谐健康的发展。
2.2工作内容具有复杂性
办公室行政事务管理工作中工作内容相对比较复杂，这是其中的一个特点。行政管理工作涉及到的部门非常多，会企业所有的部门都需要进行管理，工作涉及到各个方面，工作内容复杂而且多样，各种事情接连发生，针对行政事务管理的复杂性特点，如果工作人员处理的不好，就会起的相反的效果，将企业的工作变得更加复杂，无法提高工作效率，就会出现不良的问题[1]。因此，在行政事务管理中面对复杂多样的工作内容，需要协调好各部门之间的关系，做好一些准备工作，确保企业可以可持续发展。
2.3面对大量的工作任务
具有大量的工作任务是办公室行政事务管理工作的又一个特点。行政事务在企业中通常具有承上启下的作用，在实际工作中就会存在工作任务量繁重的情况，时间紧张以及工作目标制定的不明确，作为企业发展中的枢纽，办公室行政管理工作影响着管理层的决策性，确保高层決定的稳定性与科学性，为领导的决策行为奠定基础，提供有用的参考信息[2]。
3新时期企业办公室管理内容
3.1完善各项规章制度
办公室管理的职责就是要促进企业的发展，因此结合企业的具体实际情况，制定科学合理的政策，引导企业向预定的目标前进，是办公室的重要任务之一。
3.2决策信息的提供者
企业政策的制定是基于大量的内部和外部信息，办公室作为统筹上下的协调部门，能获得很多的信息，这些信息的收集和分析，将有助于企业作出合理的决策。
3.3负责企业常规管理
办公室除了要完成收发文件、接待宾客、岗位安排等企业常规任务外，还要对业务进行相关的拓展、细化，以此来将企业的所有部门联系成为一个有机整体。
3.4管理企业的外在形象
企业的生存发展离不开企业员工的辛勤工作，也离不开政府、其他企业的工作支持，因此新时期办公室还要负责对外联系，及时处理企业的不良社会影响，维护企业的外在形象。
4新时期背景下办公室行政事务的有效管理思路
4.1 增强办公室行政事务管理信息化水平
办公室行政事务管理工作很多都是重复性、基础性的工作，虽然工作内容非常简单，但是却占用了大量的人力资源，造成浪费。因此，一方面可以运用科技化智能办公软件，通过科技处理重复性的信息，加强对信息的高效应用，提高工作效率；另一方面，优化管理程序，减少不必要的上报、审批程序，更加科学的开展工作，切实提高工作绩效。
4.2 提升办公室工作人员服务意识水平
在新的工作时期情况下，工作人员首先必须认识到工作的重要性，充分考虑到领导、单位、部门和基层实施的意见，在工作中作出正确的安排；同时保持积极的工作态度、踏实勤奋、努力工作，发现问题及时解决，多思考总结工作经验，提高工作水平和工作效率。
4.3建立新的工作制度
如今人们对办公室的要求越来越高。办公室工作人员可以借鉴企业汽车销售4S店的模式，建构属于机关事业单位的5S管理服务制度，从而更好地开展工作。以平常较为多见的5S工作制度为例，它是来自日文SEIRI（整理）、SEITON（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（修养）发音的第一个字母S，所以统称为5S。通常情况下，5S活动主要适用于企业中，不仅能够改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，是其他管理活动有效展开的基石之一。但，将5S引入机关事业单位同样可以提高工作效率和管理服务质量。实行整理，是要排查工作的相关性，无用的东西搬走，将空间腾出来活用。实行整顿，是要有序放置物品，不浪费时间找东西。实行清扫、清洁，是要有效保持办公环境，并形成制度化、规范化，维持其成果。实行素养，则是要培养良好的工作和生活习惯，严格遵守执行公司各项规章制度，按规定行事。这样，引入5S的机关事业单位办公室，实行5s管理就成了理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。
4.4办公室行政事务管理人员综合素质
在办公室行政事务管理工作中，工作人员发挥主体作用，其综合素质直接决定了管理工作效率和管理水平。因此，要想做好新时期办公室行政事务管理工作，单位必须要采取措施不断提升管理人员的综合素质。很多办公室行政事务管理工作效率低，究其根源，与管理人员管理理念落后、管理方式滞后有着很大的关系。机关单位要及时发现管理人员在办公室行政事务管理工作中存在的问题和不足之处，加强对办公室行政事务管理人员素质能力的有效分析，找到管理人员素质和能力方面存在的缺点，在这个基础上制定针对性的培训方案。在实际培训过程中，机关单位要对管理人员的专业业务素质的培养给予充分的关注，要求管理人员了解并掌握办公室行政事务管理的理论知识，提升其管理实践技能，同时还要不断提升管理人员创新能力、应变能力、交往沟通能力等多方面的素质。除此之外，机关单位还要对办公室行政事务管理人员的道德素质的培养给予充分的关注，不断提升管理人员爱岗敬业意识和责任意识。
4.5建立信息化办公室行政事务管理系统
在信息技术快速发展的今天，机关单位的办公室行政事务管理工作人员也要顺应时代的发展潮流，与时俱进，加快办公室行政事务管理工作与信息技术的融合力度，建立信息化办公室行政事务管理系统。这样不仅可以节省人力资源物力资源，还能从根本上提升办公室行政事务管理效率和管理水平。机关单位要对此予以重视，在资金和技术方面给予大力支持，在现代化管理体系中纳入网络信息系统以及计算机设备，为机关单位各项工作的顺利和高效进行提供可靠的保障。除此之外，由于信息技术具有虚拟性的特点，所以机关单位在建设信息化过程中要对网络安全予以重视，邀请专业性的技术人员负责信息安全以及网络安全的运作。
5结语
综上所述，对于办公室行政事务管理中存在问题，需要相关人员对新时期办公室行政事务管理问题展开有效分析，并按照分析结果规划合理的改善措施，控制办公室行政事务管理缺陷，确保办公室行政事务管理效果符合有关组织机构发展要求。
【参考文献】
[1]赵有兴.浅谈办公室行政事务管理[J].办公室业务，2018 （19）：6.
[2]毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋， 2017（20）：236.
[3] 唐晶晶.公共部门人力资源管理与开发研究[J].新视角，2019（02）.
[4] 赵曼.人力资源开发与管理[M].中国劳动社会保障出版社，2019.