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浅谈无纸化会议系统的设计

发表时间：2020/9/29 来源：《基层建设》2020年第17期作者：张彦陈琳

[导读] 摘要：随着公司的发展，会议次数增加，会议材料日益累加，随之带来的材料浪费、开会材料多、杂等问题严重影响业务的正常开展，同时带来不可避免的泄密风险。

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        摘要：随着公司的发展，会议次数增加，会议材料日益累加，随之带来的材料浪费、开会材料多、杂等问题严重影响业务的正常开展，同时带来不可避免的泄密风险。文章通过无纸化办会系统的建设，能够实现公司相关会议的议题收集，会议发布和通知，会议相关议题材料的PC端和移动端的查看，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量。
        关键词：会议系统；无纸化办公；节能环保
        一、设计思路
        办公会议材料是由办公室秘书从OA系统中筛选出并下载打印，各与会部门文书在接到电话会议通知后，去秘书科领取纸质会议材料，并递交给与会部门领导。
        系统需实现办公室秘书可以直接从系统中选择出需要上会的议题，形成办公会议通知单，并与现有OA系统集成，以待办文件的形式将会议通知下发给各与会部门文书，与会部门文书收到会议通知后通过OA系统提交或者知会给相关与会领导，与会领导可在现有OA系统中或者安装新版移动办公APP查看会议及相关议题材料，若会议材料有更新或有新增议题，秘书科在系统中更新后，所有与会人员可同步查看。
        系统采用B/S结构，支持远程接入系统和移动办公，支持常用的办公文件Word、Excel、PPT、PDF、TIFF等，以及图片GIF、JPG、BMP、PNG、压缩文件等，如本机安装有上述软件，可直接双击打开查看。
        二、主要模块
        1、议题管理
        系统提供会议议题提交与相应的审批过程固化，权限内用户提交议题后按照审批流程自动流转审批。
        各个职能部门可以根据业务需求或企业办公会安排通过系统提交需要汇报讨论的议题、需要上会的类型（可配置多种会议类型，并指派不同的会议管理人员，下称会议类型管理员），并提交相应的支撑材料，经相关部门、相关人员按固定流程审批通过后自动汇集到相应的会议管理人员处的议题清单。
        1.1 公文转议题
        系统与OA系统无缝集成，在OA中流转的公文当领导批示需上会讨论时，可以由领导或者秘书通过点击“上会讨论”按钮自动将本公文做为议题归集到议题清单。同时，文件的标题，正文，领导审批记录与意见，附件，表单（将审批单截屏（PDF文件）作为附件推送），都将自动关联到议题里，并生成未上会议题。
        1.2 手工添加议题
        用户可通过OA系统选择“议题提报”功能，将非OA系统中的议题导入至无纸化会议系统中，如下图所示：

        1.3 权限分配
        1.3.1 主要角色
        参会决策领导：可以查看会议基础信息（地点、时间、类型、参会人员等）、所有议题、议题顺序、议题材料；
        会议主持人、纪要人：可以查看会议基础信息（地点、时间、类型、参会人员等）、所有议题、议题顺序、议题材料；
        议题汇报人：可以查看会议基础信息（地点、时间、类型、参会人员等）、所有议题名称、议题顺序、本人所负责议题的支撑材料（不可查阅非本人相关的议题材料）；
        议题列席人：可以查看会议基础信息（地点、时间、类型、参会人员等）、所有议题名称、议题顺序、本人所列席议题的支撑材料（不可查阅非本人相关的议题材料）。
        1.3.2 会议类型
        根据会议类型，可以设置不同的议题管理员。议题管理员可以维护、修改该会议类型下的所有议题。
        1.3.3 议题提报
        根据议题提报界面的选择，设置该议题的查看权限。提报部门、全程列席部门、汇报部门、其他列席部门下的所有人员有该议题的查看权限。考虑到有些议题的涉密性，设置了议题阅览人员选项，如选择了议题阅览人员，则只有议题阅览人员才能查阅该议题，提报部门等相关部门的其他人员无查看该议题的权限。
        2、会议发布
        管理者可以在议题清单页面直接勾选会议需要讨论的议题后点击“发起会议”来自动发起会议相关的信息关联；自动生成的会议通知单将自动关联本次会议的相关议题，议题可以支持直接打开查阅详细信息。会议发起后相应人员可以查阅权限内的议题内容。
        发起会议时，会议管理人员可以对本次会议关联的议题进行排序；系统将自动将会议通知单推送到参会领导、议题汇报人、列席人员；用户可以收到会议名称、时间、地点及相关议题、讨论顺序，同时可以查看权限内的议题支撑材料。
        3、会议通知
        会议发布后，会自动给与会人员发送待办提醒，且系统提供参会状态回复功能，参会人员在收到参会通知后可以根据个人时间安排在系统标识是否能够参加本次会议，系统将自动统计各参会人员的参会情况展示到会议管理人员处。

        图 6 参会回复页面
        在会议前一定时间（例如：前一天），为了提醒与会人员，系统将自动再次针对会议相关情况发送会议提醒。
        4、会议修改
        发起会议后，管理员可以通过系统进行会议议题的追加等操作，进而实现便捷化的管理；议题的管理人员可以对议题的相关材料进行更新。系统将对修订进行统一的提醒，无论何时相应的参会领导都可以查阅到最新的会议内容、议题内容等，保证信息的先进性。
        5、会议纪要及归档
        会议结束后，由会议纪要人编写会议纪要，经过领导审批后，可以给相关人员发送会议纪要。
        同时系统自动将会议相关的材料、决策过程进行存档。
        三、相关接口
        3.1 OA系统
        无纸化会议管理系统可以与企业OA完美集成，自动同步OA的用户、组织机构，实现单点登陆（登陆OA即可登陆本系统，无需重复登陆）、推送待办提醒（可以在OA的统一待办与提醒中查看无纸化会议的待办提醒）等，同时保障用户操作统一性与习惯的延续性、提升系统的使用满意度。
        3.2领导日程
        系统通过与领导工作日程集成，在本系统中发起会议后，系统自动填充到领导工作日程中，并在日程中显示“XX会议（待确认）”，待参会领导在本系统中完成参会回复后，领导工作日程中显示“XX会议”；领导在工作日程中可以直接点击本日程自动切入无纸化会议系统中该会议页面处理业务、查看议题。
        3.3移动办公
        系统可以与移动办公集成，在移动办公平台上通过开发实现本系统中会议资料在移动端进行查看，通过将会议资料推送给参会领导移动客户端中的会议管理模块中，方便领导以移动化方式进行查阅及会议决策。
        在“无纸化会议”移动端议题阅览的功能基础上，还可增加移动端能够针对会议议题进行记录或批注的功能，基于目前移动端议题均是通过附件展示，即在移动端议题附件上进行修改或批注痕迹，便于与会领导后续备查，同时需按与会领导进行权限控制，每个用户的修改、批注仅个人可见。通过采用第三方插件，为客户在移动端提供“编辑”按钮，用户通过点击“编辑”按钮开始进行附件修改，日常浏览功能保持不变。
        四、结束语
        综上所述，无纸化会议系统主要实现了会议议题收集、会议通知发布、会议材料PC端和移动端查阅、更新及共享等功能。系统上线后，该系统实现了公司相关会议（办公会议、专题会议等）组织高效化、材料电子化、档案一体化的平台，有利于降本增效。
        参考文献：
        [1]刘晋.高校无纸化会议系统的设计与实现[J].人才资源开发，2016，（10）.
        [2]钱承山，俞露，薛增龙.基于物联网技术的交互式席位卡系统设计[J].计算机应用，2016，38（S2）：294-297.