王光福
民航山西空管分局 山西省太原市 030031
摘要：Excel服务器是一款信息系统设计工具与运行平台，本文介绍了利用Excel服务器设计电子值班系统中的值班记录及交接班等主要功能模块，并对电子值班系统运行中发现的问题及改进情况进行了介绍，体现出电子值班系统相对于传统值班方式的优势，最后提出了电子值班系统存在的风险及防控措施。
关键词：Excel服务器；数据规范；电子值班；工作流；表间公式
一、Excel服务器简介
Excel服务器是北京勤哲软件技术有限责任公司开发的一款信息系统设计工具与运行平台。它将Excel电子表格和SQL Server数据库管理系统集成起来。用户通过客户端访问服务器，从服务器数据库中获取信息，以操作MS Excel的方式填报各项数据，最终的结果再保存到数据库中去，通过这种方式实现了信息的共享。
二、电子值班系统功能设计
（一）电子值班系统平台搭建
电子值班系统使用的服务器采用Windows Server系统，系统安装有SQL Server 2008 R2数据库、MS Excel 2007、IIS 7、Excel服务器，根据实际需要注册并发用户数。
各值班岗位均配有一台值班用电脑，使用IE浏览器连接至服务端进行远程填报相应的表单，也可根据需要安装Excel服务器的客户端软件，通过MS Excel填报表单。
（二）电子值班系统基础数据建立
在Excel服务器客户端软件的“系统管理”页面中，系统管理员可以对电子值班系统所需的组织机构、角色及用户等基础数据进行添加和管理。
1、组织机构的建立
根据本部门的机构设置情况，在“组织机构”中添加部门、科室、岗位节点及编号。
2、角色的建立
系统预设了11个角色，根据设计需求，添加“技术部领导”、“科室领导”、“值班员”等三个自定义角色。
3、用户信息导入
通过系统自带的“批量导入”方式为技术保障部全体人员建立用户信息，并根据需要设置好所属角色及上级用户。
（三）电子值班系统功能模块及流程的设计与实现
电子值班系统的主要功能模块包括值班记录及交接班记录，此外还有各岗位检查单及上报表单。以下着重对值班记录及交接班记录表单做介绍。
1、建立表单
进入软件“设计”页面，打开新建模板对话框，设置模板编号、模板名称及模板分类。
在设计表样时，应确保值班记录表单及交接班记录表单中的要素满足上位法要求。
设计好的表样如图1所示。
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图1 值班记录、交接班记录样例
1）值班记录表单部分基本功能：
每行填写一条事项，每条事项对应唯一的事项编号，便于事项跟踪；
每条事项的完成情况默认为“已完成”，若未完成，则在“是否完成”下列框中选择“进行中”，交班后该事项自动交接至下个班次；
自动显示上个班次的未完成的事项；
选择事项内容左侧的“填报”下列框的选项，可快速填报相应的表单；
2）交接班记录表单部分基本功能：
交班人员只能填写绿色区域内容，接班人员只能填写橙色区域内容；
自动链接交班人员的值班记录，便于接班人员查阅；
自动计算交接班重叠时间。
2、添加数据项，生成数据表
数据项分为单一数据项和重复数据项，顾名思义，单一数据项的特点是在一个表单中只能出现一次；重复数据项的特点是在一份表单上会填多次，且每次的内容可以不一样。
根据表单功能，添加数据项并保存数据表为“值班记录_主表”、“值班记录_未结”及“值班记录_明细”。
3、设置填报权限
新建立的表单需要添加使用角色或用户后，方可正常浏览和使用。 在值班记录表单的“模板权限”对话框中设置“技术部领导”、“科室领导”、“值班员”三个角色的查阅范围和具体权限。
4、设置数据规范
设置数据规范可以帮助用户自动填充数据或用户通过下拉框选择数据填充，简化数据录入，提高效率。在值班记录表单的“管理数据表”窗口进行“数据规范”的设置。
5、应用表间公式实现提取上个班次的未结事项
值班员打开一个新的值班记录时，系统利用表间公式的提数公式提取上一个班次的新增的未结事项及遗留给上一个班次的未结事项，并全部显示在本班值班记录的“遗留问题”栏中，效果如图1值班记录表单的B14:G16所示。
实现过程如下：
1）获取上一班次值班记录时间
在值班记录表单空白位置添加一辅助单元格，设为单一数据项，名称为“上次填写时间”，用来保存上一班次值班记录填写时间。正式启用表单后，可将该单元格隐藏。
方法：筛选值班员所在岗位的值班记录，提取最近一次填写时间至该辅助单元格内。
2）提取上个班新增未事项结及遗留给上个班的未结事项：
方法：根据上一班次值班记录填写时间，获取该值班记录，提取该值班记录中当班工作记录栏及遗留问题栏的事件状态为“进行中”的事项。
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6、应用表间公式和工作流实现交接班
交接班时，交班人员提交当班值班记录，系统执行新建报表公式新建一个交接班记录表单，并自动填充交班信息，交班人员保存交班记录后，在“任务执行人”对话框中选择接班人员，按照工作流设置，接班人员在待办事项中办理接班任务。交接过程中存在问题时，接班人员可将交接班记录退回至交班人员。
工作流设置方法：对交班、接班任务节点分别设置可操作区域及表间公式，其中“接班”流程节点选中“可退给交办人”。
三、系统测试与应用
（一）测试中遇到的问题与改进
1、科室领导对电子值班记录审核不规范
为了加强科室领导对电子值班记录的审核，在值班记录表单中增加了科室领导审核栏。
实现如下功能：
1）科室领导应在7日内完成所属岗位值班记录审核，否则系统将标记“未及时审核”；
2）领导审核时可以对值班事项做补充说明，防止值班员记录错误或不全；
3）审核完成，该值班记录自动锁定，值班员无法修改，确保记录安全。
方法：在值班记录表单中建立工作流，值班员提交值班记录后，科室领导执行审核流程。其中“科室审核”的执行权限应为任务发起人的上级，即值班员所在科室的科室领导；完成时限设为7天后到期，注明到期自动填充内容。
2、增加快速填报功能，减轻值班员填报工作量
值班中发生不正常事件时，值班员在填写值班记录的同时，还要填写不正常事件报告单，部分内容是重复的。为了降低值班员填报工作量，在值班记录表单中增加了快速填报功能。举例说明：
发生不正常事件后，在值班记录做好事件的详细记录后，点击事项左侧的“填报”下拉框，选择“不正常事件”，如图12所示。当提交值班记录后，系统自动弹出不正常事件上报表单，并自动添加填报时间、填报人、事件信息等内容，值班员只需稍作补充即可完成上报工作，极大提高了填报效率。
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图12 快速填报不正常信息
（二）电子值班系统运行情况
电子值班系统启用以来， 值班人员填写值班记录时能时刻关注值班记录中的未结事项；科室领导定期对值班事项审核监督，发现长期未办结的事项能及时协调相关单位解决，极大地提高了未结事项的办结率。
管理人员利用系统自带的查询功能，可以灵活设置检索条件快速检索、定位值班数据，通过定期对不正常事件上报情况进行汇总，按专业、系统、维护单位等进行数据统计，可以有针对性开展设备运行态势分析。
此外，开发人员利用C/S、B/S开发技术可以对电子值班积累的“大数据”深入挖掘，开发出更多扩展功能为值班人员和管理人员提供服务和帮助。
通过不断改进、完善电子值班系统各项功能，电子值班的优势愈加明显，技术保障部日常值班已完全取消传统纸质版值班记录，极大地减轻了值班员工作压力。
四、结语
电子值班系统相较传统的值班方式具有填写和交接值班记录便捷、数据检索迅速、记录数据安全可靠等优势，可以完全取代传统值班方式。在日常值班中，只有做好风险防控，充分优化表单设计，简化各类记录填写，才能更好地为空管设备维护人员服务。