左玥
天津泰达市政有限公司 天津市 300457
摘要：改革开放以后，社会的经济发展和技术发展在逐步提升，在部分企业中，其管理手段和模式也在不断地朝着信息化、科技化进行转型发展。档案管理在企业中管理中是比较重要的环节，其能够为国家的档案资源进行提供，同时也是企业在运营中的参考凭证。在档案管理朝着信息化、数据化发展的过程中，由于创新思想的不足、传统管理方式根深蒂固，这就导致信息化的档案管理无法全面地进行开展和落实，因此必须将档案管理信息化纳入企业发展规划中去，进行有计划的创新发展。
关键词：企业档案；信息化管理；利用
当今社会已经全面进入信息化时代，企业面临的境况日益复杂，挑战与机遇并存，企业的经营决策需要加强对信息的利用，做好信息的加工与处理工作。企业档案是企业经营发展和日常管理的真实记录，是非常重要的信息资源。在企业的发展中，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的凭证价值。因此，信息化时代，企业要加强档案管理信息化建设，进一步提高档案管理效率，切实发挥档案信息资源的价值，确保企业的长期发展。
1新时代企业档案管理的需求
在新时代科技日益发达、信息高速流通的背景下，现代企业应迅速调整管理模式，充分利用科学技术，发掘信息资源，才能在日益激烈的竞争中占据有利地位。企业档案是企业信息的来源、决策的依据、发展的渊源和强本固基的基石，是企业的无形资产，作为信息资源管理的主要对象之一，如何高效、有效地管理、利用、挖掘档案资源，是对新时代企业档案管理提出的新挑战。那么在这样的新时代下，企业档案管理具有的特点如下：（1）新时代企业档案管理具有革新性。由于信息技术的应用，传统模式下的档案资源管理模式已经不再适用。从前对纸质文件材料移交、整理、数字化的工作方法已被彻底颠覆，档案的信息资源管理要求企业能够将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，通过计算机网络技术完成文件的收、管、存、用。（2）新时代企业档案管理具有高效性。新时代，特别是对于大型企业集团来讲，档案数目增长迅速，档案管理工作日益复杂，如何处理好传统载体档案和电子档案、集团档案与子公司档案的关系尤为重要，因此，高效管理和运用档案，都是企业档案工作目前面临的主要问题。（3）新时代企业档案管理具有价值性。新时代，能够充分利用、预判、发挥各种信息资源的企业管理者，才能抓住市场的先机。企业档案作为记录企业各项活动的载体，包含着许多重大潜在使用价值的信息资源，因此，企业档案管理工作的水平决定了企业是否可以利用档案挖掘资源，以提高企业经济效益和社会效益。
2信息技术在企业档案管理中的运用措施
2.1建立系统化的信息化体系
首先，制定系统的管理规划，将信息化的档案管理进行规模化，结合不同的档案管理、信息载体以及档案信息的利用等情况，从科学的角度进行全面的信息分析，才能够进行规划的制定，同时要将信息化设备等基础的设施进行完善。其次，在当前完善规划的基础上，及时地进行长远的系统规划，将信息化管理设备进行功能上的开发，并拓展出更多领域的管理功能，能够应对未来不断变化的档案信息形势。最后，在进行信息化管理的时候，要严格地确保档案的信息能够具有真实性、实效性。结合数字化建设，将档案资源的可利用率提升。
2.2组建高水平的信息化开发团队
首先，企业的管理者应该认识到人才对于信息化档案管理发展中的重要性，并及时地进行高质量人才的招纳，严格地进行人才技能审核，将其专业的技能素养进行考察，并根据企业相应的发展情况和需求，进行不同类型人才的招纳。其次，针对在职的人员，应该组织及时的信息化理念培训，结合社会信息发展的趋势以及市场经济状态，进行技能上、理论上、思想意识上的培训引导，使整个基础人员团队能够保持良好的工作状态，具备工作积极性，不仅要有技术，还要有头脑，能够保质保量地进行信息化档案管理的同时，又能够积极地进行技能创新、理念创新。
2.3重新构建档案业务流程
档案管理工作主要包括收集、整理以及利用等环节，企业进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行改革优化，重新构建档案业务流程，使档案业务能够朝着信息化的方向发展。第一，改革优化档案信息的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时，要合理利用企业内部信息系统，将任务下达到各部门，并做好分工，部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息，以便信息的及时接收和收集。第二，改革优化档案信息的整理环节。档案管理人员要对档案信息进行集中管理，根据档案信息的具体情况，做好归类和划分，然后建立不同的文件夹进行保存，为了防止丢失，还要做好备份。档案信息梳理完后，档案管理人员需要根据档案的所属部门、档案的具体类型以及档案的形成时间等特征逐一进行录入，并设立对应的安全管理权限，以提升档案信息的安全性。第三，做好档案信息的检查工作。档案管理人员要定期进行档案信息的检查工作，如果发现有信息残缺等问题的档案文件，要及时联系所属部门进行档案信息的确认，并做好相应的处理工作，确保档案信息的完整性和有效性，为企业的决策者提供全面、详细的数据信息支持。最后，改革优化档案信息的利用环节。在调取档案信息时，必须与档案管理人员进行对接，填写好调取档案信息的内容、目的以及责任人等。此外，在调取档案信息时，需要在避免档案信息外泄和流失的条件下，给予对方相应的权限。
2.4重视档案信息管理安全系统建设
倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。
3结语
伴随着社会的不断发展，信息化时代的来临，企业档案管理工作当中运用信息化技术可以有效地提升整体的工作效率，同时也能够让档案的管理更加科学、规范，并且也能够有效降低档案管理工作的工作量。在当前企业的发展过程当中，信息化的档案管理模式运用也是越来越广泛，因此在已有的技术基础上进行不断创新，这样才能让档案管理工作能够有效适应当前社会的快速发展，让企业在竞争激烈的市场当中站稳脚跟。
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