朱 敏
中国电建集团江西省电力建设有限公司 江西南昌 330001
摘要：随着社会的不断向前发展，电力建设企业的发展也面临新的机遇和挑战。这对电力建设企业办公室的工作也提出了更高的要求。电力建设企业办公室的文秘工作，也需要顺应新形势、接受新挑战，不断地进行自我提升。本文通过对电力建设企业办公室文秘工作的重要意义进行阐述，对现阶段电力建设企业办公室文秘工作存在的问题进行分析，并提出了有效提高文秘工作水平的相关途径。
关键词：电力建设企业；办公室文秘；工作水平；提升途径
面对新的发展与改革形式，电力建设企业也在寻求新的发展方向。办公室作为维系企业健康运转的关键枢纽部门，在企业的运营中扮演着协调沟通、把关审核、保障运营等多种角色。而办公室工作人员更要顺应新形势充分发挥办公室的“总协调、总调度、总枢纽”的职能作用。
一、电力建设企业办公室文秘工作的重要意义
电力建设企业办公室文秘的主要工作职责和内容是，在部室负责人的领导下参与企业的各项日常管理工作；进行相应的调查研究，同时对有效的信息进行收集整理，为公司领导或主管的工作提供所需要的资料与信息；在进行决策时，不仅要为上级领导提供真实、可靠的数据和资料，还要提供相应的有效建议。此外，还需对企业内的重要事项以及重点工作的落实与执行，进行有效地监督；起草各类综合性的文件，组织并参与各项办公会议，并对会议内容进行记录、整理与总结。电力建设企业文秘的工作，可以协助公司领导或主管提高工作的效率，帮助电力建设企业内部的各个部门进行及时有效的沟通，促进工作效率的进一步提高 [1]。
其工作的重要意义体现在：一是文秘工作的拓展和延伸。企业负责人在作出重大决策以后，办公室文秘人员要及时、准确拟写决策文件予以下发，并收集反馈，协助企业负责人把握执行动态、反映及结果，以保证取得工作的预期效果和目标；二是企业负责人工作的铺垫。办公室文秘工作中的很多事务工作都是为领导作决策的铺垫。如在重大会议召开前，会前的筹备、会中的记录、会后的服务等，这些事务性工作的效率和效果都会影响企业负责人工作的进程、效率和结果。
二、现阶段，电力建设企业办公室文秘工作存在的问题
( 一 ) 电力建设企业办公室文秘的协调作用发挥不足
电力建设企业办公室文秘工作集信息收集与整理、综合材料撰写、公文审核以及督办各项事务等工作于一身，经常处于各种繁杂事务当中，这就使电力建设企业办公室文秘在实际的工作中，无法充分地发挥其沟通协调作用；对各项工作的统筹不够全面，常处于“闭门造车”的现状，无法开展有效的信息收集工作，所编写的资料无法提供相应的参考价值， 无法为上级提供更具价值的参考意见，使办公室的工作质量以及效率受到一定的影响。
( 二 ) 文秘队伍的综合素质参差不齐
由于社会与企业的不断发展与进步，对于企业办公室的工作要求也出现的新的变化。办公室文秘人员所掌握的专业知识与职业技能，已不再适应新环境的需求 [2]。首先，部分文秘人员缺少相关的专业知识，尤其目前多数电力施工管理企业“走出去”，涉外方面的文秘知识与技能，掌握得不够全面，不能满足现实的文秘工作需要。其次，专业知识技能的更新较慢，工作思路狭窄。日常工作中，办公室文秘人员的外出学习机会较少，视野较窄，工作的思路不宽，导致汇报工作的资料收集、文件的撰写，都与上级领导的要求有所差距。再次，处理日常事务问题解决能力较差，未能真正把握工作重点，对实际问题的症结不够清晰，无法开展有效沟通和采取应对措施。
( 三 ) 缺少实际解决问题的经验
电力建设企业办公室文秘人员的工作重点在于对文件的处理以及执行上级的指示、落实企业领导的批示。
但时代在进步，社会在发展，随着外部环境、形势的不断变化，企业的进一步发展与经营，需要文秘人员在传统的工作职能外，还要掌握相关实际问题的处理经验，掌握一定的电力建设企业相关业务技术知识。面对新形势、新技术，电力建设企业需要进行新办公方式的转变。但是，由于缺少相应的职业培训与实践机会，使电力建设企业办公室秘书不能及时地调整自身的专业知识结构，缺乏解决实际问题的机会。
三、提高文秘工作水平的有效途径
( 一 ) 在工作过程中，学会协调统筹提高工作效率并有效落实
作为电力建设企业管理运营的重要工作场所，文秘工作人员所需要承担的重要职能就是为领导的工作进行相应的铺垫，并对各种工作信息进行上传下达。文秘工作人员需要在琐碎、复杂的工作过程里，学会如何统筹协调，合理地对工作内容进行安排，善于对工作进行全面的思考，使工作效率得到有效的提高。制定相关的事物处理机制，工作量分配合理，并进行明确的分工。同时，准确理解上级所交代的工作内容，并进行有效地落实 [3]。
( 二 ) 在工作过程中，加强文秘人员的专业培训并积累实践经验
面对社会经济的新发展，对企业办公也提出了多样化的要求， 电力建设企业办公室文秘工作人员，因其日常工作繁忙，缺少专业的职业再培训机会，导致其无法对先进的专业知识进行了解、掌握，以适应新时期工作的需要。因此，需要对文秘进行定期的专业培训，若是“走出去”企业，还要针对涉外文秘知识开展专题培训，并在实际的工作中进行经验的累积，对自身的专业技能进行加强，比如，公文的写作、人事管理、电力建设企业相关技术等。使文秘工作人员可以为企业未来的发展，提出相应的合理化建议，并能编制相关的发展战略。只有不断地对文秘专业素养进行提高，累积相关的实践经验，才会使办公效率得到有效的提升。
（三）在工作过程中，注重保密文件的规范流转并妥善保管
在当今社会信息化日益发展的现状下，电力建设企业在商业秘密防护体系建设上都尤为重视，保密检查工作力度逐渐强化，商业秘密防护能力不断提高。办公室文秘在日常工作中难免会接触机要（密）文件的流转、送阅和保管等一系列流程工作，如违规办理会极有可能导致企业机密外泄而造成利益损失。办公室文秘工作人员尤其是涉密岗位工作人员，要熟悉自身业务工作中涉及秘密工作的具体范围和要求，贯彻落实上级单位工作部署，认真研究企业有关国家秘密管理重大事项，了解对保密范围和密级的划分和调整，严格按照企业保密工作相关规定来落实执行。在收悉机密文件后，要严谨送阅流程、规范保管措施，确保机要（密）文件的密级传阅、有效落实和妥善保管。
( 四 ) 在工作的过程中，及时进行有效沟通并善于抓住重点
办公室文秘在日常的工作中，需要与企业内的各部门进行沟通与接触。因电力建设企业办公室秘书的日常工作较为繁琐、忙碌，导致其缺乏与其它部门进行有效交流与沟通的机会，文秘工作人员应改变这一现状，充分的发挥自身的主观能动性，在工作的过程中积极主动地去沟通交流，以获得有效的工作信息。主动地依据所获得的工作信息，对之后的工作内容进行规划与安排，进而提高工作的效率。电力建设企业办公室文秘工作人员，在进行日常工作时， 必须在极短的时间内，进行有效的沟通，并对各项工作任务的重点与意义进行领会。在沟通中学会如何把握信息，积极地与各部门进行沟通，才可以有效地提高工作水平 [4]。
四、结语
综上所述，文秘在企业组织结构内起到衔接上级与基层的重要作用。文秘的工作水平高低，对企业的办公效率起到重要的影响， 只有不断地提高自身的职业水平，对工作进行有效的统筹协调，有序处理工作内容，积极主动与各部门进行沟通，准确的掌握并传递有效的信息，建立正确积极的工作态度，才能使电力建设企业办公室文秘的工作水平得到有效的提高。
参考文献：
[1]王新铭 . 办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论 [J]. 现代国企研究 ,2018,140(14):86.
[2]邢怡 . 浅谈新时代下提升高校办公室行政秘书工作水平 [J]. 农家参谋 ,2018,No.583(10):275.
[3]张慧晶 . 浅议提高办公室文秘工作质量与水平的途径 [J]. 中国高新区 ,2017(15):232-233.