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浅析文书档案管理中存在的问题及对策石莹

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：石莹

[导读] 摘要：煤矿企业在运行的过程中，文书档案的管理工作占据着非常重要的地位，同时也是煤矿企业发展中资产重要组成结构，对我国煤矿企业发展具有特殊意义。

        陕煤集团神木红柳林矿业有限公司陕西榆林 719300
        摘要：煤矿企业在运行的过程中，文书档案的管理工作占据着非常重要的地位，同时也是煤矿企业发展中资产重要组成结构，对我国煤矿企业发展具有特殊意义。伴随着我国市场经济的快速发展，文书档案工作的管理难度大大提升，管理内容也在逐渐增加。因此，加强对文书档案管理工作的认知，提高文书档案管理工作质量，加快对文书档案管理工作模式和方法的创新，是保证我国文书档案管理工作紧跟时代步伐的重要举措。
        关键词：文书档案；管理问题；信息化；自动办公
        1 煤矿企业文书档案管理现状
        管理模式不规范，重视程度不够长期以来，煤矿企业一直将经济收益作为一项主要的开发任务，但他们并未意识到提供大量支持的文书档案管理的重要性。许多高管没有完全理解文书档案管理工作，他们认为文书档案管理很简单，管理不需要大量人力和物力的投资，投资者不能迅速产生经济利润。同时，降低文书档案管理成本和提高效率也是许多煤矿企业的目标。其他相关部门和文书档案管理部门之间的协调也会影响对煤矿企业对文书档案管理工作的关注。如果不对文书档案管理质量进行标准化，则管理工作很难改进，文书档案管理系统开发不足，利用率低。[1]
        2 文书档案管理对策
        2.1 做好文书管理工作，统一管理文件
        文件集中统一管理，有利于提高文书文件保存的安全性以及完整性。对在单位的生产经营活动中产生的文书进行归类时，一定要由专门的文书管理员负责，做好单位活动文书的收拆、等级划分以及归档记录工作。如果单位文书并不多，则可以每周进行一次文书登记管理，或者每月进行一次。在文件收录和登记过程中，文书管理员要对登记的文书进行流水编号，一个流水编号可以记录一年的文书登记。而在单位发文时，文书管理员要另外进行登记，等到单位文件正式发出后，再将文书归档。在文书管理过程中，不管是管理员收文还是单位发文，都要及时进行记录登记。
        2.2 强化档案管理团队建设
        档案管理员是档案工作团队的主要力量，加强档案工作团队建设，就要提高档案管理人员的综合素质，要对档案管理员进行培训。首先，要对档案管理人员的业务能力进行培训，提高档案人员文书档案的管理水平。对档案人员的标引、检索、修裱等相关业务技术进行专业的培训，提升管理员的基础技能水平。还要对管理人员进行新技术的培训。例如计算机技术，现在计算机技术在档案管理中应用越来越多，单位要加强对管理员的计算机能力培训，逐步实现文书档案管理的自动化，提高工作效率。其次，要对文书管理员进行心理调节，文书档案管理工作非常单调，枯燥，也得不到领导的重视，很多管理员心理上已经产生了厌烦的情绪。档案管理者要积极调节管理员的情绪，通过一对一的心理辅导和谈话，了解文书管理员的内心状态，积极辅导，让管理员保持良好的心态，能够正确面对工作中的问题，并对工作充满热情。
        2.3 加强文书档案管理信息平台建设
        为了正确执行文书档案管理工作，达到建立文件管理信息化的目的，有必要积极搭建文书档案管理信息平台。在这个阶段，信息技术的发展速度非常快。传统中，传统的纸质文档和手动手册管理模式很难满足工作需求。信息数据库编辑功能促进了文档/文件管理软件的开发和设计，最大程度地减轻了管理人员的负担，并稳定地提高了文件管理的效率。同时，借助平台的建立，可以为文书档案的收集，分类和应用提供极大的便利，并充分体现了在线阅读和信息整合与平台信息集成的能力。
        2.4 构建高素质文书档案管理队伍
        文书档案的信息化管理工作属于全新的管理方法之一。相关管理人员需要获取符合信息管理标准的信息处理技术。

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其中，相关管理人员应学习相应的信息技术和知识，加强信息管理，为建设一支高素质的文书档案管理队伍打下坚实的基础。同时，档案管理员需要树立先进的理念和观念，继续创新，增强信息管理软件和相关设备的应用，并整合适当的信息运营管理。
        2.5 转变管理观念，建立文书档案资源共享管理平台
        文书档案管理人员首先要更新和转变观念，摒弃传统、落后的管理思想，重视办公自动化的应用和发展。同时在网络快速发展的形势下，为文书档案信息化建设奠定了坚实的基础，纸质化管理逐渐被电子化所取代（如图2为云计算平台搭建结构图）。因此管理人员需认识到文书档案管理办公自动化的重要性。而针对文书档案管理办公化缺乏规范化信息应用软件的问题，则可以通过强化信息化建设，构建文书档案资源共享管理平台。以科学档案信息服务为理念，坚持以人为本，以科学技术为导向，实现文书档案信息的高效检索、查阅和应用，保障资源实时共享，促进办公自动化与档案管理一体化的深度融合，最大限度的提高档案管理工作效率。
        2.6 完善文书档案保密措施及制度
        文书档案信息的保密性和安全性是十分重要的，所以首先要对单位内部办公网络进行内、外网分离，并采用两层防护措施，即是针对网络设备进行安全保密防护，通过设置路由器，将本单位以外的所有IP地址进行屏蔽，保障内部网络的安全性和稳定性。另外还要对网络设置防火墙，充分提高档案信息的防盗性能，借助防火墙的认证机制，避免其他异常设备连接办公网络。同时要对办公网络的流量数据进行过滤，筛查病毒，保障文书档案系统的保密性；其次是要建立嚴格的安全保密制度，对涉及文书档案管理工作的人员进行统一管理、统一教育培训，树立工作人员的保密意识和观念、充分落实具体的文书档案管理任务和责任、还要根据不同层级的管理人员设置不同的信息系统操作权限，加强密码技术的应用，防止内部人员随意篡改档案信息。最后即是要建立文书档案安全管理规定，对违规行为进行严厉处罚，做到科学运作、分步实施、循序渐进，充分保障文书档案管理的办公自动化有效实现。
        2.7 不断创新管理手段和技术
        信息化时代的来临，为文书档案管理工作带来极大的便利。传统的文书档案管理工作更多的依赖人工处理，从文件的收集整理、编目的建立、到文档的查阅调取都依靠人工进行。因此，可以说这个时期的文书档案管理工作并没有体现出更多的专业性特点。随着社会的发展和企事业的进步，文书档案管理工作的专业性得到了极大的体现，如何归档、归档的依据、流程等都需要专业知识的辅助，尤其是文书档案管理的信息化。利用信息化档案管理系统对文书档案进行统一管理，将所收集的档案进行统一的编号归档。利用条形码等技术对文档进行信息化存储，统一打印出不同门类的编目之后再进行统一的归档，并对信息化的文书档案按照不同的安全级别进行安全化处理，提高档案的安全性，更方便后期文书档案的调取查阅。
        3 结束语
        总而言之，随着社会主义市场经济的快速发展，人们对文书档案资料的需求程度也随之出现了显著提升，传统管理模式所暴露出的问题也越来越多，极大影响了相关工作的顺利展开，甚至对我国的现代化建设都造成了一定程度的阻碍。在这种背景下，各个单位必须要转变管理观念，明确认识到信息技术的重要价值，打造信息化管理系统，通过信息技术的有效利用展开文书档案管理工作，从而有效提高管理效率与管理质量，降低管理成本，避免文书档案出现破损遗失等问题，保证档案的完整性。同时，通过这种方式展开文书档案管理还能够有效提升信息查找与共享效率，推动相关工作更加高效顺利的展开，进而为中华民族伟大复兴中国梦的实现做出更大的贡献。
        参考文献：
        [1]孙弘.文书档案收集归档工作存在的问题和对策[J].兰台内外，2019（36）：38.
        [2]廖志康.机关文书档案电子文件归档管理模式研究[J].城建档案，2019（12）：10-11.
        [3]周辉.大数据时代医院文书档案管理及信息化应用[J].办公室业务，2019（24）：113-114.