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企业档案管理存在的问题与解决措施孙黎

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：孙黎

[导读] 摘要：企业档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。

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        摘要：企业档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题，提出相应的对策和建议，加快企业的发展，还要结合企业自身的发展状况，进行适合自己企业的档案管理模式。
        关键词：企业档案管理；存在问题；解决措施
        1企业档案管理目前存在的问题
        1.1高层没有对企业档案管理有足够的重视
        高层是否重视企业的档案管理，对企业本身能否重视这一项管理有着很大的影响。高层往往认为，档案管理只不过是一些文字类的东西，有或者没有都是无所谓的，但是这些所谓的“文字类的”东西却和市场经济和社会发展等息息相关。企业高层没有给予企业相应的重视，导致企业人员对档案管理这个环节有所忽略，或者在进行档案管理时没有正确的手段，导致无法为需要的顾客提供高质量、高效能的服务，这也有可能是档案保管不当导致的。高层的忽略直接导致了企业下员工的不在乎，他们也会顺其自然的认为档案只是“文字”，不会对企业有着什么样的影响。高层领导者往往只追求更远更好的发展，却经常忽略掉最基础层面的工作，高层领导者的疏忽会直接影响到手下员工的办事效率和工作方向，高层领导者的工作意识也会间接的传达给手下员工，而且事实证明，档案全的企业发展的更好，更容易抓住时代，更容易在竞争者当中领先一步。
        1.2档案缺乏专业人员负责
        档案是企业的痕迹，它记录了企业发展的历程，而这些档案目前没有被高度的重视，因此，只有很少的企业对档案管理方面分配专业的人员负责。没有专业的人员负责就说明企业的管理人员没有对自己公司的档案有着很好的认识。专业人员缺乏也会导致档案无人管理，档案管理这个名词听起来容易，但是从企业开始发展至今为止，有着无数的记录，这需要专业人员一点一点的进行查证、分类并归拢起来，方便下一次的查阅或者拿出来当做证据。专业人员会比非专业人员更加注意档案的收集与归档，分类也更加的细节和专业。专业人员的缺少直接导致档案放置混乱，没有好好储存导致档案丢失或者损坏都会给企业的发带来不利的影响，甚至还会因为档案的缺失造成企业倒闭，因此，在档案管理方面，还是需要专业人员的。
        1.3管理手段落后
        随着新时代的发展，企业对于档案的管理手段也有着更加新颖的方式，可以利用信息技术等来对企业的档案进行整理。传统的档案管理是手工操作的，不仅大量的耗费人力体力，还占用不必要的时间进行打理，导致企业发展转型更慢，而现在科技高度发展，可以利用计算机技术，对企业的档案进行整理查阅，减少了企业的负担，还能加速企业的发展，但是目前的企业档案管理手段落后，不能将档案更好的进行归类，像缺少专业人员一样，档案会无人看管导致丢失。企业的档案管理手段不够先进，与时代脱节，落后传统的管理手段不仅仅浪费了太多人力资源，还费时间，企业就会发展停滞，管理手段是控制企业发展的重要环节之一，也是最基础的环节，在管理的基础上进行发展，因此落后传统的管理手段应该及时的进行更新，使用现代化管理手段进行档案的管理。
        2企业档案管理工作的创新思路
        2.1提升服务意识
        企业档案管理工作者需要提升、强化服务意识。明白自身工作的价值，理解档案管理的意义，规范档案工作的程序，并不断提高管理水平，充分有效去挖掘和管理企业档案的价值，在工作过程中，将工作落实到细节实处，不但在深度上有所提升，也要在管理的广度上有所拓展。

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让原本“档案无用”的思维彻底摒弃，更多的是拥有服务的意识，使企业档案的价值得到利用，甚至让企业得以更好发展。要提升服务意识，重点在于始终抓住核心，也就是有工作重心。知道企业的发展需要什么、企业的经营活动是什么、知道企业正处于什么发展阶段。只有知道了企业发展需要什么，档案管理工作才能够更好地与企业的发展协同，也就能发挥企业档案管理的作用，做到有的放矢，有目标、有条理也有结果。
        2.2管理机制要创新
        对于档案管理，除了需要管理人员提升服务意识外，还需要在管理机制上有所创新。因为很多企业在快速发展的过程中，将企业档案管理工作抛之脑后，企业在档案管理方面的管理机制已经变得非常陈旧，效率低，出错率高。因此企业领导者首先要重视企业档案的管理，并能够在企业档案管理机制上做出必要的创新，让整个企业的档案管理工作能够适应公司快速发展的需求。
        2.3管理对象和手段需要创新
        随着社会的进步，互联网行业的发展，对于信息的管理越来越便捷。与此同时，很多电子文件取代了原先的纸质文件，企业档案的形式也由原先以纸质为主，变成以电子文件的形式为主，这个时候需要在企业档案管理中，考虑电子文件的管理，也就是管理对象需要创新。档案工作的管理创新必须有一定的手段进行辅助，毕竟档案是很重要的东西，出了任何差错都无法弥补损失，因此健全完善的工作机制和律法手段是必不可少的，用以防治档案工作的随意和盲目，达到有法可依、违法必究的管理层次，形成规范化工作体系与机制。
        2.4工作方式需要创新
        传统的档案管理定位为提供文件和档案的查阅，也就是领导需要什么资料，就找到资料给领导。随着社会的发展、科学的进步以及互联网信息产业的发展，整个社会对档案的需求产生了多样性的需求，这些需求体现在数字化、精准快速的响应上，客户对传统的纸质文档需求不高，而是对电子形式的文档需求旺盛，因此在企业档案管理中，需要更多地采用数字化的管理方式，以应对客户对档案的新的需求。针对新的需求，我们建立企业档案管理网络体系，即从企业的产品效益、市场经营、品牌形象等领域出发，去建立和完善企业档案管理网络。
        2.5服务观念的改变
        改变需要打破常规，不应该被各种条条框框束缚。新时代，企业档案的发展出现了很多问题，这些问题目前没有什么经验可以借鉴，只有开阔思维、改变观念、大胆尝试、敢于改变才有可能突破现在的状态，才能在探索中找到合适的企业档案管理的方法。随着社会的快速发展，互联网行业极速变化，企业档案管理工作变得越来越重要，如何搭建档案信息化管理团队，成为企业档案管理工作亟须解决的问题。在这个过程中，团队的经验很重要，但团队服务观念的建设不容忽视。不但要提升他们的互联网操作能力，也要强化他们的服务意识，这样才能在企业档案管理工作中配合企业发展，最终实现企业与个人共同成长。
        3结语
        在企业成立之初档案便已经产生，它见证了企业从开始成立到发展壮大的每一个部分，贯穿于企业的历史，为企业的建设和企业的每一个决策提供了重要的依据，也是企业建设不可或缺的一部分，然而在许多企业，档案管理存在不同程度的问题，这些问题在企业的管理上产生了一些消极的影响。本文对企业的档案管理实际工作中产生的问题进行探讨，提出了一些解决措施来应对这些实际工作中的问题。
        参考文献：
        [1]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019（08）：30.
        [2]何玉兰.试论新形势下企业档案管理的问题及创新途径[J].兰台内外，2019（08）：16.
        [3]孙勇军.企业档案管理中存在的问题及优化措施[J].企业改革与管理，2019（04）：41+44.