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摘要：文件档案管理工作是办公室日常工作中的重点和关键，档案管理工作的效率和质量与办公室工作的整体效率质量都密切相关。作为办公室档案管理人员应该不断提高自身档案管理工作水平，提高自身工作效率，为办公室文件档案管理工作质量的整体提高做出应有的贡献。基于此，文章都对当下提高办公室文件档案管理工作质量的策略措施进行了分析研究，以供借鉴。
关键词：文件档案管理；质量；有效对策
一、办公室文件档案管理特点
1.1档案管理的安全性
在办公室文件档案管理工作中最为重要的就是要保证文件档案的安全性，文件档案与整个企业以及单位的发展都密切相关，有相当一部分文件档案都属于机密，对于保密要求非常高。因此在具体档案管理工作中必须确保档文件档案的安全，严格落实相关档案保密制度，不做任何违背档案管理原则和规定的行为。
1.2档案管理的系统性
档案是从日常工作中产生的，与单位的发展息息相关，对单位的档案进行管理，包括收集、整理档案，也包括对档案资源进行保存和利用。在管理过程中必须要注意对各种文件档案信息进行整理，形成系统化的、清晰的档案内容，对单位的经济发展情况进行真实反映，便于单位的其他部门对档案资源进行利用。
1.3档案管理的广泛性
档案管理工作涉及单位发展的每一个环节，每一项内容，是对单位发展的全面记录，而且不同部门的档案信息侧重点有所不同，比如工程部门的档案主要涉及单位的工程项目，包括工程的基本情况、实施情况、实施技术、完成情况、成本支出、遇到的问题、解决措施等等，办公室必须要对所有的档案信息进行准确记录、严格保存，才能提高档案管理水平，减少档案管理过程中的问题。
二、办公室文件档案管理目前普遍存在的问题
2.1办公室文件档案管理目前普遍存在着归档不及时
在当下办公室文件档案管理中，最为常见的问题就是归档不及时，无法及时将档案归还原处。这不仅给其他人员使用档案带来了不便，并且还容易出现档案资料丢失，影响档案管理的质量。而导致归档不及时的原因有以下几方面：
（1）档案管理人员工作能力较差，没有做好对档案的分类管理，档案管理无序。
（2）档案管理制度落实不到位，权责不清，文件档案在使用后没有按照规定进行归档。
2.2单位对文件档案管理工作不够重视
我国的很多单位还没有意识到档案管理工作的重要性。首先，配备给档案管理工作的物资不够。传统的档案基本存放在保密柜中，但若单位不积极增添空间，久而久之，就会出现不够用的情况。面对这种情况，就不得不清除先前的文件，或者将新的文件暂存在别处。在这一过程中，很容易造成信息的丢失。其次，配备给档案管理工作的人员素质普遍偏低。由人为导致的信息保存不当事件频发。在这两个因素的作用下，办公室档案管理工作效率整体难以提高。
2.3信息化建设进程缓慢
在现阶段信息化技术已经应用到了各行各业之中，大大促进了各行各业工作效率和工作质量的提高。对于办公室文件档案管理工作来说也可以利用信息化技术对现有工作方式和工作理念进行改革和优化，建立信息化的文件档案管理模式，对于促进文件档案管理效率和质量的提高有着非常重要的意义。虽然纸质文件档案管理有其自身优势所在，但是其工作效率相对较低，所以在当下文件档案管理工作中，除了要保存好相关纸质文件档案资料外，更需要应用信息化技术来构建高校的信息化文件档案管理平台。但是在当下有相当一部分企业和单位并没有认识到信息化文件档案管理的优势和作用，文件档案管理信息化建设还有待提高。或者有部分企业或单位虽然进行了文件档案管理信息化建设，但是其对信息化管理平台的应用层次较浅，没有充分发挥文件档案管理信息化的作用和价值。
三、提高文件档案管理工作质量的有效对策
3.1提升办公室文件档案管理的重视度
办公室文件档案管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。办公室文件档案作为重要活动的纪录材料见证组织的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对办公室文书档案收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，组织管理者要提升办公室文件档案管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥文件档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要性。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。
3.2不断完善办公室文件档案管理制度
完善办公室文件档案管理制度是提高文件档案管理水平的关键，由于档案管理制度不健全，所以很多时候导致档案管理工作落后。对此，可以从以下两个方面着手，完善档案管理制度:
（1）加强文件档案管理责任制度的建立。有责任才能保证工作更细致，对于档案工作而言，责任意识十分重要，很多时候正是由于档案管理人员的责任意识不强，加上惩处制度不完善，所以导致档案管理人员在工作中出现了疏忽。因此，在档案管理过程中要建立完善的责任制度，每一个文件档案管理人员都应该承担一定的责任，对文件档案人员的工作职责进行明确，一旦出现文件档案遗漏、错误等，要及时找到责任人，对文件档案问题进行处理。
（2）健全文件档案管理安全制度。信息化背景下文件档案资源的安全性受到一定威胁，尤其是网络黑客攻击，会导致文件档案泄露、丢失等问题出现。为了进一步提高文件档案管理水平，需要健全文件档案管理安全制度，强化文件档案管理人员的安全意识，建立文件档案管理信息系统准入制度，准许有权限的人员进入文件档案信息管理系统，保护文件档案资源的安全性。
3.3积极将新兴的互联网信息技术运用于管理当中
使用数字化技术的管理模式，较之传统的管理模式，主要的区别就是可以将信息转入计算机中存储。这种模式下信息的插入、备份、查找、分类、删除操作都可以借助计算机一键完成，十分简单，极大程度地提高了管理效率，还能防止文件的意外丢失，不会出现空间不够用的情况，更不会因为信息的增多而导致工作量变大。此外，使用互联网信息技术，借助局域网或是云盘，还能令各部门之间的信息高度共享成为可能。在有了较为完备的数字管理模式后，还可以将日常办公也加入到信息化平台中，实现办公过程和文档管理的一体化。这样，工作过程中若有信息产生，就可以及时上传到档案平台中；需要查找信息的时候，也可以方便快捷地在云数据库中调用，提升整个办公室的工作效率。
3.3提高员工素质
在信息化建设得到进一步完善以后，还要着重对管理人员的专业素质、技术能力等进行培养，促使员工的综合素质能够有效提升。各单位可以招聘一些计算机技术水平较高、能力较强的人员参与到档案管理工作中，然后对其管理方面的各项业务进行培训，促使其成长为一名集合计算机技术与档案管理工作为一体的复合型人才，提高档案管理工作质量。
四、结束语
总而言之，文件档案管理工作作为办公室日常工作中的重点和关键，它与整个企业的发展运行都存在极其密切的关系。因此在当下必须不断提高办公室文件档案管理工作的质量，为企业及单位的运营管理提供良好的帮助和支持。在具体的文件档案管理工作中，要找准当下文件档案管理工作中所出现的问题和不足，从增加文件档案投入、提高人员素质、建设信息化管理体系等方面入手，及时对其进行处理和完善，有效促进办公室文件档案管理质量的提高。
参考文献:
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