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新时代背景下公益一类事业单位的高质量档案管理探讨

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：王光辉

[导读] 摘要：党的十九大报告指出，我国进入高质量发展的新时代。

        内江市东兴区退役军人服务中心
        摘要：党的十九大报告指出，我国进入高质量发展的新时代。这表明我国经济发展将由高速增长转向高质发展。就我国公益一类事业单位而言，应追求并聚焦高质量和高效率。在我国高质量发展的新背景下，为公益一类事业单位的各类活动提供决策依据的档案管理服务亟待梳理其档案管理服务的现状及其存在的不足。立足高质量发展的新时代研究探索，更好地提高档案管理水平，为公益一类事业单位提供高质量的档案服务，以更好地支持公益一类事业单位可持续、健康发展。
        一、公益一类事业单位档案管理的研究背景
        档案是公益一类事业单位信息不可或缺的部分，档案管理工作也是公益一类事业单位管理工作的重要环节。在当前信息化时代下，传统的公益一类事业单位档案管理方式己经逐渐不适应这个时代发展的需要，大数据和云计算的迅猛发展让档案管理工作者面临着全新的挑战。以前依靠纸张、磁带、胶片等物质载体记录的信息不能满足公益一类事业单位档案工作的需要，必须从全局出发，系统性的思考问题，创新档案管理方式，从而保证公益一类事业单位的各项工作相互促进、相互协调地发展。
        十三五规划建议提出创新、协调、绿色、开放、共享“五大发展理念”，引领全面建成小康社会时代互联网的时代。“五大理念”中，创新是方向、是钥匙，更是必谈的内容。现在是大数据的时代，社会发展方方面面都要坚持与时俱进，作为信息资源的重要组成部分，公益一类事业单位档案管理的发展更是要积极乘上科技的快车高速前行。
        二、公益一类事业单位档案管理的的现状
        在新技术环境的影响下，公益一类事业单位档案的载体形式和记录方式也在发生着改变，公益一类事业单位档案的载体由传统的纸质逐渐被计算机代替，记录方式也是由智能传感器逐渐代替笔，伴随着各种传感器和微处理器等感知技术不断在社会活动中广泛应用以及5 G网络的全面铺开，公益一类事业单位的各项业务活动过程及其结果都可采用数据来呈现或者再现并产生大量电子文件和业务数据，使得公益一类事业单位在各项业务活动中所产生的文件大部分是数字信息，极大地助力了公益一类事业单位档案的“增量电子化。2019年12月举办的第十届中国电子文件管理论坛的主题是“从数字化到数据化一一电子文件管理的纵深发展”，专家、学者和公益一类事业单位发言人也从政策法律进展、历史成就、新技术环境需求、行业实践、理论研究、标准规范建设等角度阐释了我国电子文件从数字化向数据化方向发展的现状。2020年电子文件管理体制机制和法律制度更健全，电子文件的法律地位和行政效力将得以确立，以及单轨制推行的影响下，这种发展趋势也就意味着公益一类事业单位的业务活动将会实现“全数据”的覆盖。其活动过程及结果也能进行实时地数据化地生成、管理、保存以及提供利用，因而伴随业务活动产生的具有原始记录性的档案数据也大量产生，极大地助力国家信息化走向国家数据化。然而海量的档案数据，也给公益一类事业单位档案管理带来了新的挑战。
        三、新时代高质量发展下公益一类事业单位档案管理存在的问题
        3.1安全问题
        在高质量发展的新时代，受信息技术的影响，档案数据管理主要基于非关系型数据库，保存的档案数据主要是非结构化的。公益一类事业单位档案数据是伴随着公益一类事业单位的生产、经营等各项业务活动中所产生的，具有实时性和动态性。档案数据来源于本公益一类事业单位的各个部门以及遍布本公益一类事业单位各个角落的智能传感器等产生的数据且数量庞大，这些数据的存在形式基本上是非结构化的。由于数据形成部门广泛且涉及的主体较为复杂，档案数据的来源呈分散化特点，进而使得公益一类事业单位对档案数据的安全性要求更高，主要体现在以下几个方面。
        3.1.1网络安全风险
        无纸化办公的普及和电子文件单轨制的发展，使得公益一类事业单位档案管理在网络环境中进行，也增加了档案信息传播的风险。在网络安全方面，未来的网络攻击会更加隐秘且复杂。
        3.1.2数据安全风险
        数据安全主要涉及到档案信息的真实性、可用性以及完整性等方面。

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随着档案数据的数量在不断增多，采集的档案数据可能造成不够完整或冗余的问题，因此保证其真实性和完整性的难度也更高。
        3.1.3平台安全风险
        档案管理方式发展到数据平台阶段，安全风险也随之发生改变。数据平台是支撑数据活动的分布式信息系统，包括基础平台及其应用。
        3.2管理问题
        新时代高质量背景下，由于模式的创新、投资的拉动、市场的增长，带来的空间越来越小，公益一类事业单位的管理效率对处于现在的竞争时代的公益一类事业单位来说越来越重要。档案作为公益一类事业单位管理的重要组成部分，管理效率的高低，直接影响本单位整个的业务协调、信息流转、领导决策，进而影响本公益一类事业单位的执行力及工作效率。新一代网络技术的迅猛发展和应用，给公益一类事业单位带来的就是信息大爆炸，公益一类事业单位管理的档案信息资源也呈指数型递增，海量的电子文件和档案数据的产生，必然会对公益一类事业单位的档案管理工作提出更高的要求。
        3.2.1管理思维有待转变
        由于档案管理人员保守的思维模式，对新型档案持质疑的态度，致使不能及时地对新型档案进行管理，也不能及时有效地对新型档案进行收集，整理、归档和保存。这种档案管理的研究思路缺乏将档案及其管理工作置于动态发展的社会环境中去考察，进而导致公益一类事业单位档案管理人员在新一代网络技术环境下的档案工作定位模糊，不能有效促进公益一类事业单位档案管理人员参与到公益一类事业单位大数据管理的相关工作中。
        3.2.2管理体系有待完善
        从公益一类事业单位档案管理工作的现状来看，由于档案产生的主体和管理方式以及服务对象不断发生改变，公益一类事业单位档案管理的理念、技术手段和管理人员素质也随之发生着改变。因此，公益一类事业单位在发展过程中应不断适应新环境的变化，与时俱进，建立与之发展相适应的规范化的公益一类事业单位档案管理体系。
        3.2.3档案数据质量不高
        公益一类事业单位档案数据要发挥其作用，首先必须保证其质量，唯有真实的、完整的、可读可用的档案数据才能发挥其证据价值和决策价值。然而，在业务活动过程中，由于缺乏统一的数据治理体系，有些公益一类事业单位在数据采集、存储、处理等环节可能存在不科学、不规范等问题，导致错误数据、异常数据、缺失数据等脏数据产生，无法确保数据的完整性和准确性。
        四、公益一类事业单位档案管理存在的问题的对策
        针对新时代高质量发展下公益一类事业单位档案管理存在的问题，提出相应的对策。主要包括以下五大方面。（1）管理理念层面：转变管理理念和提升服务意识，进而提升公益一类事业单位档案服务。（2）法律制度层面：完善法律顶层设计和档案管理体系，努力打造与公益一类事业单位高质量发展相适应的档案管理体系，助力公益一类事业单位的可持续发展。（3）管理模式层面：公益一类事业单位创新自我管理模式和第三方托管模式，为公益一类事业单位寻求更优管理模式。（4）管理技术层面：利用新一代网络技术，助力公益一类事业单位档案管理更精细化。（5）管理人员层面：提高档案管理人员的综合素质。
        五、展望
        档案管理是一项长期性且具有动态性特点的工作，对于高质量发展环境下我国公益一类事业单位档案管理中存在的问题还有待于理论与实践的结合而更深入、系统地分析并提出解决对策，最终推动我国公益一类事业单位档案管理工作的进行。做好公益一类事业单位档案管理工作不仅可以促进我国档案公益一类事业单位的科学发展的需要，也是推动国家治理体系和治理能力现代化进程的要求。
        参考文献：
        [1]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外，2020（26）：4-6.
        [2]林俏瑾.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略探析[J].兰台内外，2020（25）：49-51.
        [3]王驰.推进事业单位档案管理信息化对策研究[J].城建档案，2020（07）：25-26.