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提高办公室档案管理工作效率的对策马兰

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：马兰

[导读] 摘要：传统的办公室档案管理工作方式，在当今社会主义经济市场以及科学技术的快速发展的双重影响下，显得较为落后，不够现代化。

        河北省承德市隆化县汤头沟镇人民政府河北承德 068150
        摘要：传统的办公室档案管理工作方式，在当今社会主义经济市场以及科学技术的快速发展的双重影响下，显得较为落后，不够现代化。在传统的办公室档案管理工作中，工作效率得不到提高，办公室档案的价值也没有得到充分发挥，因此许多单位进行了办公室档案管理工作方式的探析，充分认识到当前办公室档案管理工作中的不足之处，并采取可行的措施，努力使办公室档案管理工作效率得到有效的提高。
        关键词：提高办公室；档案管理；工作效率
        引言
        档案管理工作在办公室工作中占据着重要地位。在经济全球化的今天，只有对办公室档案管理工作不断改革和创新，才能适应竞争激烈的市场经济。要想提高工作效率，需要对工作人员在查考利用信息过程中的边界性和舒适度做出良性调整，从而确保企业自身的核心竞争力。如果想提高工作效率，就需要对工作中存在的问题进行深入分析，对症下药才能从原则上解决问题。
        1办公室档案管理工作至关重要的意义
        档案是历史记录者和对现实的反映者，其也明确着企业和员工的责任义务以及双方的合法权益，为企业和员工之间避免诸多无足轻重的纠纷；传承文化的价值，采用查找档案管理的方式，不仅能够了解国家以及单位以往的辉煌成绩，同时探索历史发展历程中的轨迹以及规律，对传统精华和历史文脉进行有效继承。与此同时，对企业文化的重塑与发展，以及增强企业员工的向心力和凝聚力方面可以起到有利影响，并可以增加对我国文化的自豪感和民族凝聚力，也是珍贵的教育资源。档案记录是指客观出现的实际反映，同时也是真实的事件，因此具备说服力以及感染力，可以应用于参考资料和教材，最后应用于员工培训和单位团建中，从而对培训的效果和效率起到推进的作用。
        2办公室文件档案管理面临的问题
        2.1管理阶层对办公室档案管理方面缺乏重视
        在部分单位中，管理阶层对办公室档案处理缺乏认识，不能深切体会到档案对单位发展的重要性。在单位中档案的缺失代表着员工信息等各种重要的文件缺失，是对信息的泄露，对人身造成不安全的结果。需要用最先进的技术和最仔细的人员进行档案管理工作，将档案管理做得井井有条。另一方面，老旧的保存方式一般采用纸质版，保存时间较短，而且保存资料份数较少，达不到应急的所需标准。领导对办公室档案管理不重视就会导致单位整体档案管理工作水平不高，加上领导在单位中具有一定榜样作用，领导不重视，下属更加容易忽视办公室档案的重要性，这样不利于将来单位更好地发展和进步。
        2.2办公室档案管理制度不健全完善
        首先，由于各单位对办公室档案管理工作重视程度的不同，也导致相关制度的不健全完善。即便有较为完善的管理制度，也做不到严格执行，档案管理工作规范性和安全性都不高。其次，流程设置不合理。办公室档案管理标准严格且流程较为繁琐，导致实施时将流程简化，简单编号后随意放置储存，档案利用率低。再次，档案资料丢失泄露时有发生，安全问题成为档案管理的首要问题。
        2.3专业素质不高
        虽然当前很多企业越来越意识到档案管理的重要性，但缺乏专业的档案管理人才，或者现有的档案管理人员专业素质不高，从而不能使档案管理发挥其价值。具体表现为：一是认识偏差。部分人员觉得档案管理只是打杂的工作，没有使命感和荣誉感，在日常的档案管理工作中积极性不高，从而很大地影响了工作质量和效率。二是缺乏专业知识。在进行档案管理工作的过程中，因为能够熟悉专业的档案管理内容，同时没有合理地将档案进行分门别类，进而致使保密档案和公开档案没有严格分类。还有的档案管理人员年龄较大，不能熟练操作电脑，从而使档案信息不能被合理利用，发挥不了其应有的价值。

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        3办公室档案管理工作效率有效提高的策略分析
        3.1进行信息化办公室档案管理平台的建设
        信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段，办公室档案管理工作也不例外。办公室档案管理工作进行信息化建设，无疑是对档案管理这一繁杂的工作进行的简化工作，是其工作效率提高的有效方法。传统的档案管理工作多为纸质档案管理，纸质档案查询费力，同时容易丢失，不便于保存与管理等。进行信息化建设，构建办公室档案管理平台则能够有效解决这一问题。将办公室档案管理工作信息化，把数据录入系统中后，该档案信息便于查询、易保存，并可根据需求将相关数据进行备份，档案不会被随意地窃取与破坏。同时构建办公室档案管理平台后，成套的系统管理能够使工作人员的工作内容得到相应减少，工作压力也随之减小，使得办公室档案管理工作效率得到有效的提高。
        3.2强化相关人员的档案管理意识
        出现上述问题的根源在于单位领导和档案管理人员缺乏档案意识，没有认识到档案工作的重要性。所以，必须从强化相关人员档案管理意识着手，无论是领导还是档案管理人员，一定要转变思想观念，深刻认识档案管理工作的重要性，落实好档案管理工作的相关职责，通过制度规范和提升办公室档案管理工作的效率。
        3.3不断完善管理制度
        企业方面要重视制度建设工作，用优越的制度来管理人才和工作。一方面，采取集思广益的方式来制定和修正相关制度，发扬好的管理办法，及时纠正错误的管理措施，不仅需要第一时间弥补管理档案中出现的漏洞，而且还需提升档案管理的管理型质量以及解决针对性的问题；另一方面，单位也需主动采用反馈的体制来建立健全档案，在利用档案时企业员工一旦发现问题，需要及时安排专人对问题进行汇总，再根据问题点来制定解决措施，最后划分给企业的管理层，这样才能提高档案管理的效率。
        3.4创新文件档案管理理念
        传统的档案管理主要依靠人力，由档案人员对所有的档案进行整理、记录、编号、收集、保存等，因为人的精力有限，每一个环节都可能出现错误，这就对单位的发展造成了很大影响。信息化技术的出现，让文件档案信息化发展成为可能，新形势下应该要加强文件档案管理信息化发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到信息化技术在文件档案管理中的作用，对未来文件档案管理的发展趋势进行分析，从而不断提高档案管理水平。另外，档案管理人员以及其他部门的人员都要意识到档案的价值，不是将档案收集整理就完了，更重要的部分是对档案进行利用，单位的每个员工都应该形成利用档案的意识，在日常工作中有机会利用档案资源的时候就要充分利用，发挥出档案的价值。
        结束语
        综上所述，更加清楚地认识到办公室档案管理工作效率提高的重要性。任何单位需要提高对档案工作的重要性认识，保证各工作人员能严格落实档案管理制度，从工作中去不断学习来提升自己的工作能力和工作效率，并不断完善档案信息管理系统，使得各单位在档案管理工作上更加有条理，更加规范，更科学化，最终促进自身单位的发展，展现提升办公室档案管理工作效率的价值和意义。通过对上述内容简单论述，更加清楚地认识到办公室档案管理工作效率提高的重要性。任何单位想要促进单位的发展，就需要从办公室档案管理工作上去入手，在进行档案管理时，各单位阶层应全面配合档案管理工作，促使档案管理高效率、高质量。
        参考文献
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