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国企档案管理的重要性及有效措施探讨曹永平

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：曹永平

[导读] ：国企档案管理是国企管理中的重要组成部分，因此，了解国有企业档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化档案管理路径，对于更好地发挥其在资源管理工作中的作用尤为重要。

        中石化河南油田分公司档案管理中心河南南阳 473132
        摘要：国企档案管理是国企管理中的重要组成部分，因此，了解国有企业档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化档案管理路径，对于更好地发挥其在资源管理工作中的作用尤为重要。本文对国企档案管理的重要性及有效措施进行分析，以供参考。
        关键词：国企档案管理；重要性；措施探讨
        引言
        面对新形势、新任务，以刀刃向内的角度审视目前国企档案管理工作现状，仍存在不小的差距与不足，迫切需要剑指短板、自我剖析。
        一、现代国企档案管理工作的新要求
        提高国企档案管理安全性，互联网下建立的国企档案管理系统和传统国企档案管理有其共性，都有整理、登记、归档、分类等工作步骤，信息手段和档案的电子化为国企开展档案管理工作提供了便捷。但是，作为国企档案管理人员也应该意识到互联网是“没有围墙”的开放广场，如有病毒入侵如入无人之境。电子档案保存时间的长久性和内容的完整性，是否能和纸质档案相提并论；档案信息是否存在泄露的风险；档案管理的安全性是否在可控范围内等这些问题都值得考量和面对。如有病毒或不法信息对档案造成影响，对国企造成的损失是巨大的甚至是无法挽救的，所以就需要国企做好应急预案、防范各种风险，防患互联网下可能面对的病毒攻击、恶意损坏等方面的风险。这就要求在技术上和制度上加强防范，加强技术更新、系统升级、病毒入侵检测和阻断，加强制度建设，提高国企档案管理的安全性。
        二、加强国资国企档案规范化管理的意义
        档案是社会实践活动中形成的一种真实记录客观历史事实的信息数据文件，其中囊括了原始资料信息和真实的历史证件等。就国资国企而言，实现档案规范化管理的意义极为重大。首先，国资国企要想得到良好发展，需要充分了解和分析企业人员过去的经历，掌握到第一手资料，而档案则是提供第一手资料的重要文件。所以，需要专业化的人员开展相关管理工作，科学化、高效化和规范化地管理档案信息。其次，国资国企的档案信息材料还包括企业某一历史发展阶段的成果总结情况。所以，对档案信息进行规范化管理，对国资国企有效分析、查询和应用这些重要历史数据信息极为有利，可确保今后的工作有据可循并促进国资国企工作效率的提升，顺利实现价值与效益。最后，立足于档案管理人员的角度进行分析，应在科学化档案管理中，转变其思想观念，提升业务水平，为档案管理信息化、现代化的发展奠定基础。
        三、国企档案管理存在的问题
        （一）档案信息化管理专业人才缺乏
        档案信息化进程，对档案管理人员的个人素质和能力提出了更高的要求。档案员不但要熟悉档案管理知识，也要懂计算机和网络技术，对上线的档案系统要深入了解，熟练运用，需要懂档案管理和计算机操作的复合型人才。目前不少企业档案员更换频繁，年龄偏大，对计算机网络技术不熟悉，缺乏熟练使用档案信息系统的能力。
        （二）对档案信息化工作重视接受程度不高
        由于档案管理在许多单位属于办公室辅助工作，故档案信息化工作基本停留在完成上传信息的阶段，缺少后期的跟进、推广和利用普及。虽然实现了纸质档案的数字化，但是查档人员仍然信任纸质查档，心理上不太信任电子档案。
        （三）国企档案管理人员水平参差不齐，档案管理基础薄弱
        由于管理者对档案工作不够重视，大部分企业未能按照国家的相关规定对国企档案管理人员进行配置，很多企业的档案管理人员不是中共党员也不是专职档案员，他们身兼数职的同时还一个人管理着几千人的国企档案，因此，根本没有时间和精力投入到档案管理工作中，不仅未能及时转递、归档档案材料，更谈不上对档案信息的审核认定、真假辨别等专业性内容的学习和整理，大大影响了国企档案管理的水平。

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同时，作为一项政策性较强的工作，档案管理人员需要具备过硬的业务素质，但当前企业档案管理人员流动性大、更换频繁，企业在上岗之前不仅没有考量员工的胜任程度，也没有对其进行专业的培训和指导，这些人员对档案管理的专业知识一无所知，对自己的工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事，认为只要保管好不丢失就万事大吉了，因此造成了档案基础工作中出现的各种问题，使工作开展停滞不前。
        四、新时期国资国企档案规范化管理措施
        （一）加大宣传教育力度
        国资国企档案管理工作的规范化建设是使国资国企档案管理效果得到保证的有效措施。因此，在新形势下在对档案管理规范化建设进行积极探索时，应利用有效的宣传教育，加深国资国企档案管理人员以及其他部门工作人员对档案管理的重要性和档案管理规范化建设有清晰地认识。应借助宣传教育，增强国资国企相关工作人员对档案管理的认识。一方面，可以立足于各个角度对档案管理的规范化建设进行探索，为档案管理规范化建设稳定开展奠定基础；另一方面，在档案管理工作中，国资国企内部其他部门的工作人员可以加大配合力度，主动收集和整理档案资料，加快国资国企档案管理规范化建设进程，增强国资国企档案资源的利用效果。
        （二）加强档案管理队伍建设
        一是档案管理需要专业的档案人才。二是档案管理系统的专业化。要加强对既精通档案业务又懂计算机应用的复合型人才的培养，选聘年轻、学历高、适应能力强的员工从事档案管理工作。加强对档案业务人员的培训，鼓励员工学习深造考档案员证，考档案职称，切实提高一线档案工作人员的业务能力。
        （三）重视档案信息化基础设施建设，将信息系统的操作应用升级落到实处
        在硬件设施建设中，加大对信息化设备的投入，包括配置高质量的扫描仪、电脑、打印机、相机等设备。软件设施方面，做好石化企业OA办公网与档案系统的对接，确保每份电子原文件的及时归档。
        （四）提高档案管理人员专业素质，加强档案基础管理
        首先，管理者要严把选人用人观，要设置高标准的档案管理人员选拔条件，严格按照中组部规定的档案管理员的配备要求及岗位职责选择合适的档案管理人员。档案管理岗位要求管档人员必须是中共党员，管理1000册以上的档案必须专人专管，同时，这个岗位要求工作人员必须有专业的档案管理水平，耐心细致，具备强烈的责任感。因此，企业要想有高素质的管档人员，在第一步选人上先把好关。其次，加强档案管理力度，完善各项制度体系，扎实做好档案管理基础工作。在档案日常管理中，严格按照档案管理的制度、流程以及日常转递查借阅的要求，认真履行签字审批手续，及时将需要入档案的材料归档并加强对归档材料的审核鉴别，确保档案的真实完整。准确把握档案信息的确认要求，做好新员工的基本信息审核认定及新学历学位的审核认定工作。
        结束语
        国资国企档案管理囊括了诸多内容，十分繁杂，为了切实增强规范化管理水平，档案管理人员必须明确现阶段企业档案管理现状，重视档案规范化管理，将档案的价值充分发挥出来。当下已步入信息时代，在国资国企档案管理中，要积极运用现代化技术，同时提高档案管理人员的综合素质，为国资国企档案规范化管理奠定坚实的基础，促进国资国企档案管理质量的有效提升。
        参考文献
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