朱海霞 杨锐
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摘要:随着时代的发展,社会的各个领域都与之前有些很大的不同,企业的管理手段也增加了许多,档案方面也增加了几项新的。目前企业的档案管理还存在着许多问题,但是企业无法更好的运营和发展,只有找到档案管理存在的问题,并就问题进行解决,提出相应的对策,才能将企业更好的发展下去。
关键词:企业档案管理;存在的问题;解决措施
在企业的日常业务活动中,档案管理不仅在企业管理活动中发挥着重要作用,还是增强企业核心竞争力的必要条件。随着经济社会的不断发展,越来越多的企业开始逐渐重视档案管理工作,并注重探索具体的实施措施。基于此,本文以企业档案管理为研究对象,分析了档案管理的重要性,指出了当前企业档案管理工作存在的主要问题,并对此提出了相关建议,以期提高企业档案管理能力,促进企业的全面发展。
1档案管理工作的重要性
企业档案管理工作的质量在一定程度上反映了企业的管理水平。企业在日常生产经营过程中会基于具体事项的需求记录一些历史资料,比如企业发展中会对业绩进行记录,所以相关的业绩资料会留存在档案中,为了在后期能够快速有效地调取资料,就要做好档案管理工作。在日常工作中,快速调取资料了解公司发展状况,有利于促进企业未来持续健康发展。在当前社会经济发展形势下,要在实践中不断创新管理理念,引进新的管理方式,保证档案的完整性、真实性。除此之外,企业档案记录了企业的各项具体活动,管理人员根据档案记录资料可以及时对工作进行总结,了解过去发展中的不足,在进一步发展中总结经验,制定更科学的发展规划。
2当前企业档案管理工作存在的问题
2.1企业管理人员没有充分认识到档案管理的作用
档案管理工作是一项长期性的建设工作,给企业带来的影响往往是潜移默化的。基于此,企业管理者难以认识到档案管理工作对企业发展的重要作用,进而导致重视程度不高,企业档案管理工作往往形同虚设,形式主义问题严重,影响了企业经营管理水平的提升。与此同时,企业管理人员重视程度不高直接导致档案管理工作的基础设施不健全。尽管大多数企业早已将信息化技术应用到档案管理工作中,但由于资金投入不足,导致企业档案管理工作仍以电脑、U盘或纸质文件等形式安放在档案室,甚至有的企业没有专门的档案管理部门,也没有档案室。还有部分企业虽然有档案室,但专业的档案管理有所不足,导致档案直接堆放在一起,没有分类整理摆放,从而加大了档案管理工作的难度。
2.2档案管理工作人员的专业能力不高
一方面,现有的企业档案管理人员大多文化程度与综合素质都较低,无法满足新时代档案管理工作的实际需求。或者有的企业认为档案管理工作是闲职,会安排退休人员去进行档案管理,导致档案管理工作成效难以提升。随着以大数据为代表的互联网技术的广泛应用,提高信息化建设水平已成为当前企业发展的主要趋势。如果相关从业人员不具备专业的档案管理知识和信息化技术,反而会阻碍企业管理水平的提升。另一方面,当前大多数档案管理人员对其工作职能认识程度有所不足,认为档案管理工作就是管理企业的全部档案,这并没有意识到档案管理的真正作用。再加上企业的档案管理工作往往比较枯燥,且任务繁重,内容单一,导致员工很容易产生懈怠心理,不利于企业档案管理工作的顺利开展。
2.3档案管理信息化水平低
企业档案管理按照传统方式管理主要是人工操作,信息化水平较低。只是聘任档案管理人员日常进行档案资料的收集处理,但是缺乏统一的标准,这就造成档案管理容易出现不规范的问题,导致档案资料丢失,给企业发展造成损失,不利于企业未来的发展。
3新形势下做好企业档案管理工作的对策
3.1提升档案管理的重视程度
企业要想提升档案管理的价值,应从档案管理的效率与质量出发,要求企业管理者重视档案工作,配置专业的专兼职档案管理人员、必要的档案管理设备和系统,在企业内部建立档案管理制度,并严格执行,使档案工作在企业内部形成常态化,从而有效加强企业档案管理工作,帮助企业健康发展。
3.2建立健全档案管理机制,提高工作责任心
企业要想实现高效的档案管理水平,首先要以企业为实际原型,建立一个完善的档案管理机制,并要求管理人员严格按照管理机制开展工作。这也就要求企业的管理方式以及管理水平都必须与时代接轨,顺应时代的发展潮流,建立信息化的档案管理体系。同时,档案室的工作必须要具体落实到每一个档案工作人员身上,并且将管理水平与职员绩效关联,这样才能真正提高管理水平。其次,企业的档案管理也必须严格遵守国家的法律法规,并结合企业的实际发展需求,研究出具有本企业特色的档案管理体系,同时也要要求每一个档案管理人员严格遵守企业的管理制度,严格做好企业机密档案的保密工作,从而实现企业档案管理价值最大化。最后,也要培养企业档案管理人员的工作责任心,对于企业的机密档案要予以保密,并且时刻守护企业的公有财产,坚决按照管理制度开展工作,这样才能确保档案管理工作的有效性。
3.3培养专业人才
专业人才缺少直接导致了企业档案管理无法顺利的进行,高素质的专业人才是每个企业都需要的,能够提高企业的整体素质。从学习目的、学习角度、学习方法、学习内容等等多种学习方式,来对人才进行培养,打造出全方面的人才。将理论与实际内容相结合,让他们在学习的过程中实践,根据不同类型的人开展不同的教育方式,因材施教,并能够在实践的过程中找到适合自己的档案管理方法。对于档案管理工作必须要有专业化的管理人员,才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整体素质,将档案管理专业人员培养成全面型人才,不仅仅在档案管理领域上出色表现,同时能够在企业其他职位上也能展示出自己的才能。
3.4加强收集与归档工作
做好档案工作的基础条件是做好档案的收集归档工作。由于企业主要精力放在创造效益上,往往容易忽视档案的收集归档工作,平时所产生的档案在各业务部门手中,每个因为没有相应档案管理制度,每个业务部门的收集方式都不一样,最终需要档案管理人员到每个部门去催要,造成档案很难完整归档,档案归档不全。因此,需要企业按照档案管理制度要求,建立起一套完整的规章制度,企业内部按照规章制度进行档案收集归档工作,这样才能保证企业档案的收集归档工作。
3.5实现企业档案信息化管理
当今各项技术不断创新,应基于现有的技术向信息化过渡,企业必须全面进行信息化改革,实现企业档案管理科学化发展,利用信息化技术发展新型管理模式。首先,企业应构建完善的档案信息系统,并对相关人员进行培训,让其对新技术有深刻的认识,并且能够在实践中有效操作。其次,要在现有条件下逐渐完善各项基础设施建设,在档案管理过程中利用信息管理系统和设备,奠定档案管理信息化的基础。最后,利用现代设备有效整合资源,利用人工智能进行档案管理工作以减少失误,为企业长远发展提供帮助。
4结语
企业档案管理是企业发展的基础,企业的档案越完整,发展的路上就会越有底气,更容易发展和升级,在进行档案管理的同时,也要加大档案重要性的宣传,让更多的人了解企业档案的重要性,提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题,提出相应的对策和建议,加快企业的发展,还要结合企业自身的发展状况,进行适合自己企业的档案管理模式。
参考文献
[1]孙勇军.企业档案管理中存在的问题及优化措施[J].企业改革与管理,2019(004):41,44.
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