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摘要：档案数字化建设是必然趋势，对于大幅度提升档案信息资料整理、应用效率和质量具有积极意义。对于企业来说，档案是各个单位在生产建设、经营管理以及科学研究等各项工作中形成的具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。企业开展各项生产建设工作的过程中，档案是强有力的信息支持，多是以纸质档案为载体，会受到保管条件、自然环境以及人为因素等方面影响，保管和利用方面存在着一定缺陷。积极推进企业档案数字化建设活动顺利开展，将能够更好提升档案建设水平和利用水平。
关键词：数字化；企业；档案管理
档案管理作为企业管理工作中的重要内容，对企业生产经营等发挥着指导作用，只有保证档案资料的完整性与可靠性，才能进一步促进企业的快速发展。进入数字化时代以后，企业应该积极将计算机技术、网络技术等利用起来，不断优化档案管理模式，保证档案管理工作的有序进行，让档案资料更好地服务于企业的发展。
1数字化档案在档案管理工作中的作用
1.1有利于使档案管理工作更加规范和标准
将数字化档案应用在档案管理工作当中，有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展。想要实现数字化档案管理模式，首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中，所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案，对档案实行电子管理。所以，档案管理部门应该不断提高科学技术水平，按照计划将纸质档案录入到电脑里，构建电子档案数据库，这样就能够为档案使用者提供便利。其次，档案管理人员应该定时对档案信息进行更新，还要及时查看档案信息是否保存完整，这样能够确保档案信息的完整性和准确性。此外，档案管理部门还应该针对数字化档案建立相应的制度条例，并制定完善的管理标准，这样能够使档案管理工作更加规范和标准。
1.2有利于提高档案管理的效率和质量
当今，计算机越来越普及，让我们的生活变得更加简单快捷，比如说我们想要查什么资料的话就可以直接在电脑上查，不用再去翻阅各种书籍，提高了我们的办事效率和质量。同理，将数字化档案应用在档案管理工作当中也能够提高档案管理工作的效率和质量。实行数字化管理也就是通过计算机对档案进行管理，能够有效提高信息的处理效率。利用计算机能够存储大量的数字化档案，可以节省很多空间，也不用再通过人工对档案进行分类，减少了人工管理出现的错误，因此应用数字化档案能够提高档案管理工作的效率和质量。
1.3有利于降低成本
除了可以使档案管理工作更加规范和标准、提高档案管理工作的效率和质量之外，数字化档案还能够节省资源、降低成本。数字化档案都是存储在计算机硬盘当中的，所以不需要占用纸质资源，这不仅节省了纸质资源，也减少了空间的占用。比如，原来都是利用纸张来记录和保存档案信息的，同样的字数可能会占用大量的纸张，但是利用数字化档案的话就只需要一块小小的硬盘，所以这大大减少了对纸质资源的浪费。此外，如果保存纸质档案的话，后续的维护工作是非常麻烦的。比如说纸质档案如果受潮或者是被虫子咬到的话就可能会导致信息的丢失，这就需要档案管理人员经常对纸质档案进行维护，不然会造成一定的损失。但是数字化档案就不存在这种问题，对数字化档案进行维护只需要保存好硬盘并定期进行网络升级就可以了，这就可以减少人力的消耗，大大降低了运营成本。
2数字化时代下企业档案管理工作开展策略
2.1完善档案管理制度
第一，要结合企业需求制定档案管理制度，主要包括数字化档案日常管理制度、数字化档案工作制度、数字化档案查询制度、数字化档案保密制度和数字化档案管理规范等，在各项规章制度的约束下，企业数字化档案管理工作才能高效开展。
第二，应增强档案管理人员的保密意识。在数字化时代下企业档案管理工作将面临安全问题，由于信息数据传播速度很快，容易出现珍贵档案内容泄密的可能，这需要企业及时采取应对措施，避免为自身发展带来不利影响。企业在档案数字化管理过程中，应该将保密工作放在重要的位置，做好档案存储盘保护工作。此外，企业要保证工作人员操作的规范性，将防护措施做到位，防止出现病毒、黑客入侵的情况，促使档案管理数字化水平不断提升。
2.2提升档案管理人员综合素质
档案管理人员是企业档案管理数字化建设中的执行者与实施者，必须提升专业水平和综合素质，才能为档案管理工作质量与效率提供可靠保障。对此需要做好对档案管理人员的培训工作，提升档案管理人员计算机操作水平，确保他们熟练应用档案数字化技能。在进入数字化时代后，档案管理人员也要转变思想认识，提高自身素质，学习各种技能技巧，将档案资料保密工作做到位，保障数字化档案管理工作的顺利进行。此外，安全对企业档案数字化管理中需要关注的一点，这需要档案管理人员增强自身安全意识，加强档案资料保存工作，促使数字化档案信息安全性与可靠性实现提升。
2.3加大技术投入力度
企业档案数字化建设活动进行中，要不断引进先进科学技术手段，定期更新和改进档案信息建设过程中的各项技术，促进其始终保持着高质量的应用效果，更好适应实际工作需求。企业要加大科技方面的投入力度，给档案数字化建设提供充分的资金和技术支持，保障科技建设效果，使得数字化建设始终拥有先进技术作为前提，奠定建设基础。企业要高度重视到数字化建设工作的重要性，强化档案建设工作实施效果，结合实际档案管理工作开展情况，使用科学性的技术手段，推进信息资料转化工作顺利开展，使得以往纸质档案能够转化为电子形式，确保档案资料能够更好形成高水准的数字化模式。
2.4强化数字化建设的质量控制和检查工作
企业档案数字化建设的整体质量，会受到电子数据和索引信息的影响，在实际开展纸质文件扫描活动的过程中，需要注重合理调整好扫描仪的亮度、分辨率，在完成图像扫描工作后还需要采用去污、纠斜以及去装订孔作业。档案扫描工作中还要结合图纸的实际情况，实施分块扫描、合理拼接，并做好全面质量管控和检查工作，技术发现扫描环节的不足之处，并加以有效处理，促进整个扫描活动都取得良好成效。在验收扫描文件信息时，需要及时使用到多种检索方式，推进抽检作业取得显著效果，包含搜索和打开等方面，给网络层面检索、调阅以及查询活动的稳步开展提供有效支持。
2.5优化档案安全保障体系
企业要加强对档案信息的数字化处理，防止纸质档案出现破损与丢失等问题，但电子信息面临较大的安全问题。近年来，企业档案管理水平提升速度很快，也提高了对保密管理工作的关注度。对此，在企业档案管理过程中，应对安全保障体系进行优化，做好安全管理工作。企业应尽快应用档案管理的安全保障技术，加快对信息技术人才的引进，综合采用访问控制技术、密钥技术等措施，让信息得到有效加密与存储，获得有效控制，这样档案信息资料安全性才能提升。企业面对一些重要的纸质档案时，要将具体的处理归档时间点确定下来，加强档案储存室人员控制，对存放环境进行改善，让档案资料更加完整与真实，为企业利用档案资料奠定良好基础。
3结语
总之，企业实行数字化档案管理模式，可以实现档案管理工作质量的提升，在数字化时代下更好地满足档案管理工作要求。当前市场竞争越来越激烈，企业为了实现更进一步的发展，应该关注档案数字化建设，不断完善档案数据管理库，将档案管理制度落到实处，并培养更多素质高、能力强的档案管理人才，这样才能发挥档案作用。
参考文献：
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