广西建工轨道装配式建筑产业有限公司 广西柳州市 545002
摘要：现如今，在企业管理中，办公室管理工作的开展关系到企业规章制度和人为努力之间的契合度，为了在企业内落实现代化管理理念，提升员工工作效率，有必要推动办公室管理工作朝着精细化的方向发展。本文以办公室管理作为研究对象，通过落实精细化管理思路、细化管理流程、健全管理制度、加强企业文化宣传等方式，实现对办公室行政工作的精细化管理。
关键词：办公室；行政工作；精细化管理
引言
精细化作为企业管理的新方向、新趋势，是一种致力于降低企业管理成本，提升企业管理效率的管理方法。作为企业行政管理活动的主要发生场所，办公室工作效率的提升，需以科学管理为基础，应用精、准、细及严等管理手段与方法，明确企业各项管理目标，深化常规管理模式，实现企业管理的标准化、科学化及规范化。因此，实现办公室行政管理精细化，对促进企业整体管理水平的提升具有重要作用。
1办公室精细化管理的概述
所谓办公室精细化管理，主要是指以追求效率和质量为核心，以精简成本为目标，对办公室工作模式、工作结构以及工作内容予以优化的过程。现代管理学认为，要实现办公室管理工作的科学化和有效化，就必须要从办公效率和办公质量入手，对办公管理工作中的每一个环节、每一项流程予以细化，确保各个环节以及流程之间的顺畅以及衔接。办公室精细化管理具有以下特点：第一，以建立科学的流程为核心。由于办公室工作量较大，所以必须要对工作流程予以优化，这是实现精细化管理的必然要求。粗放式、传统式的办公管理模式，会制约办公室整体运行效率的提升，不利于办公室未来发展。第二，以人为本。强调办公室工作人员的主体作用，即办公室工作人员要切实发挥主观能动性，才能真正将精细化管理理念融入具体工作当中，才能实现精细化管理的目标。第三，强调各个部门之间的配合与协调。办公室管理工作并不是一项单独的工作，其与企业其他工作是具有内在联系的有机整体。只有各个部门之间加强与办公室的配合与协调，才能真正实现精细化管理，才能减少管理成本，提升工作实效。
2办公室工作现状分析
2.1人员设置专业化不足，还存在“临时抓壮丁”的现象
虽然当前办公室工作的发展都在向更加精细化、科学化、专业化的大趋势延伸，但是办公室管理及相关工作还是直接嵌套在其他相关专业中的，因此，当前很多办公室工作在人员选择上，随意性较大，认为办公室工作只要是本单位员工就可以胜任，通常以“抓壮丁”的形式展开工作。办公室人员专业培养工作机制的缺乏，造成部分办公室工作不专业、效率低的情况时有发生。
2.2办公室的管理制度存在不完善的情况
由于办公室需要同时处理的工作多而杂，且突发性、临时性、阶段性的工作较多，容易出现“忙起来非常乱”的状况。如果办公室没有一个完善、规范的管理制度，对一项工作的安排没有规范合理的程序，甚至互相推脱责任，推诿扯皮，就不会有工作成效，只能让整个办公室工作陷入混乱的状态。作为办公室团队的直接领导，一旦缺乏应变能力，遇到事情就慌乱，乱指挥，连带着所属团队其他成员也跟着慌乱，本来办公室的工作就多，没有良好的制度约束、划分、确定责任人，各种头绪一旦绞在一起，就会显得杂乱无章，规范化、精细化管理无从谈起。
3办公室精细化管理的实践途径
3.1健全办公室行政管理制度
办公室管理工作主要针对企业的内部管理而开展，所涉及的内容很多，为了在办公室内营造良好的工作氛围，企业应当健全管理制度，依照企业自身需要建立规范化、系统化的行政管理流程，做到工作有章可循。办公室行政管理工作的精细化，应当从自身情况入手，依靠完善的制度为行政管理提供支持，鼓励员工积极参与制度的实施，通过采纳各方人员的意见，取其精华，保障企业精细化管理制度的完善性。制度的落实有利于各岗位职责，完善企业员工考核标准，详细划分办公室人员的职能，依靠制度规范员工行为，制定员工责任说明书，使工作人员在执行相关工作任务的同时能够意识到自身的职责和权限。制定严格的考核标准，明确考核要求，对于程序性的办公室管理工作，在对量化指标设计时，应当保证指标的科学性；在对主观性较强的工作，应定性设计其评价指标。对办公室内具体的岗位做好调研和分析，使员工职能更加完善，实现对岗位职责的精细化管理。明确办公室工作人员的岗位职责，因人制宜安排合适岗位，做到人尽其用，最大效率提升人力资源效率。要求特定岗位内的办公室人员具有相应的专业技术和职业技能，确保整个行政管理工作的衔接。定期展开思想政治教育或专业技术培训，提升工作人员的执行能力，使其提升岗位责任意识。在日常工作中，办公室人员会与各个部门或外界人员沟通接触，行政管理工作也是一项服务型工作，要求办公室人员不断提升服务质量，以最大的热情服务他人。
3.2建立完善的办公室规范化精细化管理的考评体系
办公室规范化精细化管理首先要求各个岗位精细化、责任精细化、态度精细化，每名团队成员要明确自身的岗位职责，在繁杂的工作中保持履职尽责的工作态度。如果单方面要求事事做到精细化，却没有量化型的严格奖惩考评体系，没有好与差、先进与落后的差别。必然会导致工作人员精细化无法落实下去，最后必然造成形式上的精细化，而达不到规范化。所以，要有针对性地制定每一个岗位相应的工作标准与职责要求，作为办公室工作人员的考评依据，充分保障每个人高效完成任务。不仅能激发团队成员的工作热情，也能推动办公室整体工作的规范化精细化管理。
3.3提升办公室整体执行力
第一，通过执行文化建设、绩效考核、奖惩机制等来提升办公室工作人员的执行能力。需要注意的是，运用绩效考核以及奖惩机制时，要充分结合本企业具体状况，切忌设置过于严苛的执行标准，体现企业人文关怀，营造和谐的执行环境。第二，加快人才引进工作，确保办公室整体工作量与工作人员数量处于一个平衡且匹配的状态。第三，强化内部审批机制，运用现代化信息技术，实现内部审批网络化、规范化，切实加快信息资源、政策文件的内部流转速度和审批速度，缩短办公流程以及办事时间的同时，提升办公整体实效。
3.4加强企业员工的培训与学习
实现企业办公室行政管理精细化，需要企业内广大职工的共同努力。因此，加强企业员工的培训与学习就至关重要。为员工提供良好的培训与学习计划，从心态与思想上，让员工充分认识精细化管理的重要性，在不断增强自身专业机能与理论的基础上，促进自身思想素质水平的提升，使企业的精细化管理工作益发简单化，从而实现精细化管理的标准化、科学化。
结语
办公室虽然是一个单位的所属部门，却是一个肌体的大脑，对内对外责任重大，而且是形象的窗口。所以要树立全局观念、大局意识，不断强化管理的规范与精细，在繁杂的工作中更新观念、创新工作方式和方法，明确责任，培养工作人员勇于担当的意识，有利于办公室工作的开展，推动各项工作规范化、精细化，提速提效。应科学合理地安排办公室工作，做到人尽其才、事事有担当、责任有落实，对办公室工作规范化精细化有着极其重要的作用。
参考文献
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