天津市市区不动产登记事务中心 天津市 300202
摘要：随着我国科学技术的发展，对于目前档案文书管理工作既是机遇又是挑战，但是总体来讲，机遇大于挑战。在新形势下，档案管理工作中开展信息化档案管理已经成为了一种必然发展趋势。所以，档案管理部门要及时转变工作理念，积极建设信息化档案管理系统，进而促进档案管理工作水平的提高。本文就对新形势下档案文书的信息化管理措施进行探讨。
关键词：档案；文书；信息化；管理
基于新形势下，社会公众对文书档案资源的合理利用要求越来越高，传统文书档案管理模式很明显已难以适应其发展要求。所以，要如何在档案文书管理工作中合理展开信息化管理，以更好地满足时代发展需求及提升文书档案的管理水平，成为了当前亟待解决的新问题。
1、信息化背景下单位文书档案管理分析
新时代下信息化技术快速发展，直接改变人们生活、工作方式，直接推动行业改革发展。群体、技术及生产要素等跨界流动，指导单位文书档案管理的主要指标就是信息化与数字化，传统文书档案纸质存储管理模式显露出一些问题。时间与资料作为单位重要的资源，传统文书档案管理内容与形式烦琐，需要耗费大量人力、物力及财力等，造成实际工作中容易出现一些小问题；存档时也会出现问题，如查阅时需要花费大量时间；保存时难度较大，随着时间流逝档案资料持续增加，意味着需要大量的空间存储，还需要经常性检查保存情况，做好防蛀、防盗等，造成工作难度与强度增加。文书档案管理信息化建设可以解决这些问题，新技术与新模式的革新可满足信息化文书档案管理的需要。通过信息化模式可以增加文书档案的种类与数量，不会受到空间环境的限制；另外，信息化管理会消除管理者对安全问题的担心，提升档案管理的安全质量。档案存储及提取时不再需要大量人力资源，只需要提取信息即可，减少时间与精力的消耗，促进文书档案管理工作效率的提升。
2、信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题分析
2.1缺乏监督机制
在当前信息化背景下，文书档案管理工作中缺乏监督机制便是其中最为重要的一项问题，同时该问题也对于文书档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分单位已经开展了文书档案信息化管理工作，但是在该项工作中却并未给予该项工作一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致单位文书档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使文书档案管理工作的质量受到影响，降低单位中文书档案管理工作实效性。
2.2信息化管理存在局限
在单位文书档案信息化管理工作中，虽然已经有部分单位开展了文书档案信息化管理工作，同时配备了相应的信息化设备，但是，由于管理水平较低同样会造成单位文书档案管理工作实效性较低的问题。在此期间，由于工作人员受到传统思想的束缚，或者是部分工作人员的思想水平并没有达到相应的信息化文书档案管理工作要求，从而致使信息化设备无法被充分利用。
2.3文书档案管理工作保密程度较低
单位文书档案管理工作保密程度较低也是其中一项重要的问题，在该项工作中，为了实现文书档案管理工作信息化，便需要将纸质档案转变为电子档案，但是在档案转变的过程中便有可能会出现相关信息被篡改的问题，同时电子数据存在的形式也比较容易发生变化。针对于电子数据档案来说，其在修改方面相对传统的纸质档案来说比较容易，所以会导致电子档案的数据真实程度较低。除此之外，文书档案在一般情况下并不是由一个部分组成，大部分都是包含不同部门之间的信息，若是工作人员需要对于不同部门之间档案进行汇总整理，便会导致档案的保密程度降低。
3、加强文书档信息化案管理工作的措施
3.1创新管理理念
只有充分认识并理解时代发展的脉搏，认识到文书档案信息化的意义才能够发挥人员的能动作用，积极地迎接新时代的到来。首先是单位的管理层需要创新管理理念。单位的管理者是单位各项工作开展的掌舵者，是文书档案信息化工作的顶层设计者。只有管理者具有这样的意识，才能使得档案管理的人财物得到真正的保障，才能真正解决档案工作被边缘化的怪象，才能最有效的宣传文书档案信息化工作，才能把档案管理的先进理念贯彻到底。其次是单位档案部门的工作者需要创新管理理念，档案部门的工作者是文书档案信息化的具体实施者，文书档案信息化的各项具体任务的分解实施均有他们来完成。档案部门的工作者必须要开拓视野、解放思想，要形成良好的职业素养和职业认同感。尤其是在职业认同感方面，如果当下别人对档案工作认同感不高则更应该立足于岗位做出成绩，先实现自我认同再去感染其他人员。最后是单位的其他工作人员。单位的其他工作人员也是文书档案信息化建设成果的使用者也是信息化建设的重要参与者。其他工作人员是文书档案的用户，用户需求的满足是文书档案信息化建设的目标，因此单位的其他工作人员要主动的提要求，多与档案部门沟通交流，多帮助和鼓励档案工作人员。
3.2加强信息人才的培养
文书档案管理的信息化，需要专业的信息技术人才才能得以实现，单位在发展的过程中，要把信息技术人才的引入作为单位中的重点工作，通过人才队伍的建设，实现文书档案管理的信息化，提升档案管理的效果。对于在岗的文书档案管理人员，单位要加强对他们的培训工作，通过培训来提升他们的业务能力。同时，也要在培训的过程中，加入大量的信息技术内容，提升他们的信息技术知识储量；单位要加强人才的引入工作，通过事业招聘或者定向培养的方式，吸引更多的人才进入单位，打造一直具有高水准的管理队伍，利用信息技术人才的专业能力，建立一个信息化的管理平台，可以把各种档案信息都发布到这个信息平台中，这样可以实现各个部门之间的信息共享，通过这样的方式，人们在办理相关业务的时候，可以在一个部门进行办理，不需要为了验证各种信息往返于多个部门之间，可以达到精简单位工作程序的效果；
3.3引进先进的管理手段，加强资金的投入
保障档案管理工作得以顺利展开的有效手段之一就是加大资金的投入，而资金的投入是优化各种管理设备及技术的重要基础条件之一。首先，想要顺利开展文书档案管理工作，需要更新相关设备。现如今，我国计算机技术飞速发展，将计算机具有的兼容性、可延伸性以及适用性等优势合理地与文书档案管理工作相结合，使工作人员通过计算机使档案管理工作的电子化以及高效化得以实现。其次，需要将多种管理手段进行综合运用，比如可以考虑建立起一个电子文档，同时做好电子文档的封存工作，如果涉及的重要文档可以采取手写或电子等方式进行备份。最后，需要在有效完成档案管理工作的基础上，逐渐对档案管理的信息资源进行有效开发，通过计算机网络技术，以档案管理工作为主要核心，在工作过程中不断总结经验，确保档案信息的真实及准确性。
4、结语
文书档案管理工作是事业单位最重要的部分之一，事业 单位要加强对文书档案管理工作的认识，加强管理意识，为事业单位的信息和资料提供有力的信息保障。这就需要在工作的过程中，事业单位领导首先要高度的重视，加快观念的转变，加快文书档案信息化工作，搭建科学的文书档案管理信息平台，为文书档案的开发利用奠定良好的基础。
参考文献：
[1]邵宁宁.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中外企业家，2019（32）：103.
[2]寇文君，张蕊新.新形势下机关文书档案立卷归档工作的对策[J].兰台内外，2019（27）：37.档案管理方面的工作人员应当注重构建以及树立创