新疆维阿勒泰地区布尔津县阔斯特克镇财政所（农村合作经济经营管理服务站）
摘要：新形势下的事业单位档案管理工作要紧跟社会的发展步伐，与事业单位的改革发展保持一致，才能真正的起到作用。本文针对新形势下事业单位档案管理中存在的问题进行了分析，提出了一些优化措施。
关键词：事业单位；档案管理；优化
档案的建立除了可以帮助单位员工做出准确的决策外，还可以为其提供需要的信息资料。还可以为不同部门之间的协调和沟通提供便捷，有效的完成信息资料的传输和应用。但是从当前的现实情况来看，档案管理还存在着许多不足之处，必须要进行优化，从而进一步提高事业单位的工作质量和效率。
1新形势下事业单位档案管理中的问题
1.1管理制度不完善不健全
部分事业单位制定了相对较完善的管理制度，但是在档案管理工作方面没有形成系统性的制度和规则。涉及档案管理的所有工作人员对于档案管理的重要性没有意识，对各类文件，随意存档、丢弃，直接造成有价值的文件资料损坏甚至丢失，长此以往档案就不能发挥其重要的价值，无法提供有效的数据资源。
1.2档案管理流程不规范
保证行政事业单位工作的顺利开展，档案管理工作要做好有序运营。首先，应当确保管理工作的规范性与保密性，部分事业单位的档案管理工作还没有提高的重点工作中，这种忽视让档案管理工作处于疏漏的风险中。档案管理工作是一项系统的、严谨的、复杂的工作过程，一个细小的疏漏都会造成非常大的损失，工作人员对于档案管理工作的不重视是最严重的问题。其次，事业单位的领导对档案管理工作的不重视，直接导致档案管理工作流于形式，管理人员工作散漫与随意，最终造成档案管理的混乱、丢失等现象。
1.3档案管理技术不足
在信息时代的影响下，许多的事业单位引进了电子档案管理的模式，但是这种电子档案管理模式的使用率却不是很高，很多情况下依旧采用传统的档案管理方式，造成这样的原因就在于管理人员对于电子档案管理这种新事物的接受度不高，也没有接受过专业的培训，在实际的运用中显得捉襟见肘，无法将电子档案管理的优势展现出来，所以整体上看事业单位档案管理技术水平还处于比较低的状态。
1.4档案管理中信息建设的匮乏
档案管理是一个庞大的信息数据，单靠人工来进行数据的收集、整理、查阅、存放是一个耗时耗力的巨大工程，人工进行操作，时间久了难免会出现错误，工作量繁重，而且效率低下，大大增加了劳动成本，造成了事业单位资金的开支，从而出现各种各样的管理问题。所以我们目前要结合新的大环境，对档案信息管理进行优化，引进掌握信息化处理能力的人才，使档案管理现代化。时代在不断发展，社会也不断进步，在目前信息大爆炸的时代，我们档案管理也要借助于高科技设备的帮助。通过对档案管理信息化的加强，提升了档案资源的管理，也紧跟时代的脚步，加强了事业单位的建设。在新形势下，档案管理建设需要顺应时代的发展，做到与时俱进，开拓创新。
1.5档案管理人员素质薄弱
事业单位是拥有高素质、高学历的知识型人才队伍，档案管理的人员同样具有这种高素质与高学历，这也正是提高档案管理工作质量的重要保证。当前部分事业单位的管理意识淡薄，将复杂的、科学性的档案管理工作定义为普通型的事务性工作，从事这类工作的人员还有部分是兼职，长此以往，缺少专人负责的档案管理如同虚设。事业单位随着社会不断的在改革与发展，此阶段内人员的数量与岗位也不断变动，那些兼职负责档案管理的人员随着岗位而变动，档案管理工作就无人承担，事业单位的档案管理就更达不到创新与改革了。
2事业单位档案管理的优化措施
2.1加强事业单位档案管理意识的深化
首先，事业单位领导人员必须要强化对档案管理工作重要性的认知，要明确档案管理工作的关键地位和重要意义，突出档案管理工作的重要性并全面发挥人事档案管理工作的各项功效。其次，事业单位基层员工要明确档案管理工作的重要性，要从上至下建立起对档案管理工作的科学合理认知，要求各个部门、各个岗位积极配合档案管理工作的开展，确保档案管理效果得到提升。
2.2完善档案的管理制度
事业单位档案管理工作是一项严肃并且严谨的工作，在日常的管理中，要时刻遵守各项规章制度。档案管理工作的开展需要在制度的保证下进行。事业单位要想使制度的规范作用最大化发挥出来，真正做到对员工行为进行约束和规范，就要使制度的权威性与执法严肃性真正体现出来。事业单位档案管理者，应当高度重视档案管理工作，定期对档案管理工作进行监督，建立档案管理者的忧患意识，从根本上杜绝慵懒的工作态度。及时发现问题，并且能够及时解决，完善档案管理制度，提升制度落实的效果。有效落实档案管理制度，大力宣传制度规定，提升单位人员对制度的认识，在日常工作中着重注意数据资料的保存、整理和存档。事业单位的档案一般具有很强的机密性，我们要不断建立完善的法律法规制度，不断完善管理，制定出一套切实可行，行之有效的事业单位档案管理制度，而对于档案缺损，需要有一定的惩罚制度。
2.3加快档案管理信息化建设
随着信息化时代的到来，信息化管理已成为必然，信息化管理作为一种高效管理手段，它的出现革新了传统档案管理方式，有利于提高档案管理效率和质量。因此，事业单位应当认识到档案管理信息化的重要性，要加大加快档案信息化管理建设。一方面，要结合档案管理工作实际，构建一个统一、完善的档案信息化管理系统，促进档案管理的信息化操作；另一方面，要利用信息技术，构建一个共享平台，逐步实现全国联网的公共档案管理系统和人事档案信息查询系统。另外，在推进档案管理信息化建设的过程中，事业单位要做好档案信息安全管理，加大信息安全技术的应用，如加密技术，对重要的档案信息进行加以；再如，身份认证技术，给使用档案信息系统的人一个身份，避免非法使用，从而保障档案信息安全，促进档案管理信息系统的高效运行。
2.4优化管理形式
对管理制度进行优化管理是当前新形势下的有效过程，更是确保档案管理工作有效开展的关键。所以在实际工作当中必须要转变以往的管理形式以及管理方法，制定完善的且符合当前发展需求的新制度与新方法，坚持与时俱进的原则，确保档案管理工作有序开展。另外在档案管理机构设置当中，也要修订相应的制度体系，该制度不单单要针对管理人员，也要对单位领导的管理开展监督。为了更好地保障制度有效性的突显，应建立完善的奖惩措施，对那些在档案管理中具有突出表现的管理人员给予相应的奖赏作为鼓励，由此调动起工作人员的档案管理工作积极性。对于那些工作上存在懈怠心理以及欠缺积极性的人员应进行惩处，由此才能更好地激发工作人员的工作积极性和主动性，进一步提升档案管理工作水平。
2.5增强档案管理人员的综合素养
进一步增强档案管理人员的综合素养，是确保档案管理工作有序开展的关键，更是促进事业单位稳定发展的重要保障。通过参加档案部门组织的培训班、专业技术人员继续教育、山东省档案远程教育平台等方式，对单位档案管理人员及分管领导层开展业务培训活动，使其能够掌握更多专业的档案管理技术和专业知识，保障档案管理工作更加具有合理性。也要在事业单位中注重档案信息管理专业人员的招聘，进而确保档案管理工作人员能够具备较强的专业知识以及技术能力，为档案管理工作的有效开展提供保障。
3结束语
档案管理对于事业单位而言是其非常关键的组成部分之一，该项工作的顺利开展有利于促进事业单位积极健康的向前发展。因此，必须要对档案管理进行科学合理的优化和创新，在其发展过程中要不断融入新思想、先进的信息化技术等，从而进一步推动办公室档案管理的革新，为档案管理工作的有效落实奠定良好的基础。
参考文献：
[1]白雪.浅析新形势下机关事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2017（04）
[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014（06）