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摘要：在市场经济的环境下，作为真实记录企业日常生产运营的资料，文书档案除了可以指导企业发展外，还可以提供重要的的历史查考凭证。在新形势下，查阅利用文书档案的工作在企业内部管理中也越来越重要。基于此，本文从文书档案出发，探讨了新形势下，做好查阅利用方面工作的意义，并针对其中的问题，提出了有效的改善策略，仅供参考。
关键词：文书档案；企业；新形势；查阅利用
档案传承了企业的历史和文化，是企业合规运营管理的凭证，是企业决策的信息支撑，可以维护企业的经济利益、合法权益不受侵犯。伴随先进信息技术的飞快进步，企业文书档案的查考利用价值也也变得越来越重要。作为档案管理员应担负起保护文书档案的责任，为借阅任查阅利用信息提供重要的文书凭据。所以，针对文书档案，应加强管理工作，充分发挥文书档案应有的查考利用价值，辅助企业在实践中正确做出决策。
一、新形势下做好查阅利用文书档案工作的意义
文书档案是企业办公活动中对实际工作进展情况的真实记录，是确保企业持续稳健发展的重要依据，有助于规范企业业务行为，同时也可以实现“古为今用”，更好地指导企业现实工作的开展，其重要性不言而喻。在行政办公与管理经营中，文书档案属于很重要的资料，主要体现了企业整体上的实际情况，比如，财务、人事、业务方面的管理情况以及对外联系函件等。所以，通过查阅利用文书档案，可以大力规范企业当中的管理制度，优化企业平日的生产经营活动。此外，文书档案利用还可以提供给社会、个人各式各样的有效凭证，进而从源头上确保个人、企业乃至社会的整体利益。
因此，管理好文书档案、提升利用文书档案的效率、保护文书档案完整度、深挖文书档案整体历史性成果等，现已逐步变成档案工作者更好地服务于企业内部生产、经营、管理所需要担负起的重任。作为新形势下的文书档案从业人员，就必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对企业发展的重要性，从平日的工作出发，收集好基础资料，并按照规范标准加以归档整理，从而最大效能地给企业提供正确决策的依据。
二、新形势下查阅利用文书档案的问题
1、忽略了文书档案日常的管理工作
在现代化的企业日常经营中，很多员工常常为了办事的便利，把需要立刻归档的合同、函件、证件等存放在手中；有些员工不知道手中的那些文件资料该归档、哪些不用归档，甚至部分工作人员还误以为企业内部的视音频、活动照片、会议记录等的价值不大，不会及时归档；更有些管理文书档案的从业人员并没有严格要求自己，也不大力收集归档资料。当前很多企业忽略了文书档案日常的管理工作，并未意识到档案工作的重要性。
2、立档部门尚未统一档案工作方面的认识
在各企业立档部门，尚未统一档案工作方面的认识，彼此间也很少配合。部分立档部门推迟移交文书档案，或者并不乐意向档案管理员交付原始的文书档案资料，从而引起缺失文书档案、无法及时提供借阅利用的情况。由于有关立档部门并未大力配合档案管理部门收集、归档方面的工作，导致档案管理人员在档案工作方面进展缓慢。
3、文书档案管理缺乏规范
现阶段，在某些中小型企业或档案保管专业机构内，还是存在着一些极不规范的管理行为。例如，不规范的档案编号、缺失标题、丧失档案卷宗，未明确归档周期、保管期限、档案密级等；档案管理人员借阅登记不规范、不及时导致档案丢失等；有些管理部门并未颁发必要的标准化的制度文件，致使当前在管理文书档案中，引起人为主观性强的分类等等。
4、档案管理人员的整体素质偏低
目前在部分企业的管理文书档案中，档案管理员大多是兼职，大都由行政、人事或财务等职能部门的员工兼任，缺乏专业的档案管理理论知识和丰富的档案管理实践经验，在实际的档案管理工作中，大都缺乏对档案管理工作的重视，不会主动推进收集归档工作。
同时在现阶段，尽管很多企业内部存在足够的档案管理队伍，但是因为上层领导并不关注和不重视，资源很少会倾斜到档案管理部门，进而致使档案管理方面的工作在底层进行发展，很难和时代接轨。
三、提升企业文书档案查阅利用工作水平的改善策略
1、充分重视文书档案
作为企业管理层，应高度重视文书档案在增强企业利益上的重要性，强化保护档案的意识，大力支持文书档案的软硬件的投入，促进档案管理逐步信息化和规范化，进一步提升利用档案的时效性，更好地服务于业务部门。同时，更好地提供文书档案查阅利用服务，就是文书档案管理工作的终极目标，作为档案管理人员，应及时更新观念，充分利用聪明才智来更好地开展工作。
2、统一档案认识
企业的档案管理部门应通过制度从上而上地宣导档案管理工作的重要性，统一档案认识，妥善处置不同立档部门间的相互关系，并且逐步建立并完善档案管理的人员团队，力争提高档案管理。作为档案管理员，应注意“三勤”：也就是先要脑勤，从企业的实际出发，来分析档案和内部业务间的关系，归纳提高管理档案质量的手段；同时还应嘴勤，主动搜罗各部门当中的业务和实际内容；此外还应脚勤，常常走访各部门，调研收集各部门的档案资料，齐全收集档案信息，了解各部门档案管理的业务痛点。此外，还应强化不同部门间的沟通与协作，维护档案收集归档通道的畅通性。
3、大力规范档案工作
在管理文书档案中，应从实际情况出发，规范档案管理工作：
（1）在档案的收集环节，需要制定统一的收集归档制度和归档明细，要求各部门按照归档周期按时移交本部门产生的档案；
（2）在档案的整理环节，应制定明确的档案整理细则，按照要求进行分类；认真查询综合性质的档案文卷，剔除没有用的文件，避免做重复、无效的工作；重新整合过厚、过于繁杂的档案案卷，从而更好地分辨有诸多种联系的文书的档案；针对部分没有页码、没有卷的目录、没有标题的案卷等，均应重新做好分类或填写；规范命名，以防文不对题、含混不清；对于密级比较高、利用频次高以及年代久远的文书档案，应进行数字化整理。
（3）在档案的保管环节，应注重档案保管库房的日常管理，重视“八防”工作；对于保管期限到期的档案，应成立鉴定小组确认档案是否继续保管。
（4）在档案的利用环节，应制定标准的流程制度，规范不同密级的档案利用审批节点；有条件的企业应搭建数字档案管理系统，提升档案管理的水平；对于档案借阅应及时登记和跟进归还，归还后要及时入库等。
4、增强档案人员的素质
企业应强化档案管理队伍的建设，挑选有责任心的档案员，积极组织人员定期或不定期地展开赋能培训，并且定期考核，强化人员职业技能。此外，还应吸收专业化的优秀人才，推行高技能人才引导低技能人才的制度，帮助人员大幅提升整体素质。而作为档案管理者，也应从工作内部的发展现状出发，努力学习别的领域知识，进一步拓宽视野，全面了解行业界动态，基于档案新知、新基础理论，来进一步完善当前档案管理的专业知识，以促进档案管理进一步实行现代化管控和信息化管理。
四、结语
总之，新形势下，通过管理文书档案，有助于现代化企业的高质量发展。所以，需要从当前整体的经济形势出发，大力培养并引进优秀的档案管理人才，通过信息技术来自动化管理文书档案，推行完善的文书档案管理流程和制度，帮助人们更好地查阅利用文书档案。
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