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摘要：作为信息时代企业决策、运营管理的重要信息资源，档案的重要性不言而喻，档案管理水平的高低对企业的发展有着深远的影响。数字档案管理系统通过网络、信息、计算机软件等专业技术，从内部管理出发，进一步优化了既有管理流程，推进了档案的高效合理利用。基于此，本文从企业的数字档案管理系统出发，主要探讨了传统管理模式的缺点、构建数字档案管理系统的要点以及作用，希望有助于档案管理工作的快速发展和进步。
关键词：信息时代；数字档案管理系统；企业档案；高效管理
在信息时代下，现代科技发展迅速，传统的档案管理模式弊端越来越凸显，与档案快速查找和利用、档案统一管理和存储、档案信息安全保密、文件自动归档等档案管理发展的趋势渐行渐远。现阶段，信息化现已变成企业内部有效改善管理、进一步提升档案工作效率的主要方法。所以，为了更加高效地管理企业档案，构建数字档案管理系统就显得很有必要。
一、传统的档案管理模式已无法适应企业的高速发展
传统的档案管理模式缺乏专业的档案管理系统支持，在档案管理的主要业务场景：“收、整、存、用”四大环节主要依赖于档案管理员人工进行操作和管控，既阻碍了企业档案管理水平的整体提升，也影响了档案价值的正常发挥，进而阻碍了业务的高质量增长和企业智能化管理水平的提升，主要的影响有以下几方面：
（一）客户方面：
文档载体丰富多样，且分散保管在不同的单位、部门或IT系统，无法为用户提供一站式的档案服务，档案查询完全依靠档案管理人员，沟通成本高，服务效率低，客户满意度也较低；
（二）成本方面：
（1）档案管理人员变动后，之前的信息和成果没办法完全延续，造成后续人员重复劳动；
（2）纸质文档比例高，纸张消耗量大，还需要硬件投资来加以妥善保管，甚至有的文档在多个单位或信息系统重复保管，导致成本进一步增高。
（三）技术方面：
随着企业信息化建设的持续深入，电子化业务规模也越来越大，相应产生的电子文档也越来越多，但由于缺乏专业的档案管理系统，无法为业务信息系统提供高效的电子化文档支撑，也无法对业务信息系统里的电子文档进行归档管理，造成信息孤岛和重复作业，不利于业务效率的提升。
（四）风险方面：
（1）档案由各下属公司、各部门、各员工独立管理，缺乏统一控制，随着组织架构/人员调整、变动，档案会面临泄密、丢失风险；
（2）没有统一专业的档案管理系统做支撑，较多部门不放心将档案交给档案室保管，而不专业的档案保管又可能提高档案丢失的风险；
（3）之前的借阅信息没有电子记录或者借阅信息不全，给离职人员签字也只能是保证近两年没有借阅，实际是否有历史借阅、珍贵档案是否被带走，还处于糊涂的状态。
（五）管理方面：
（1）档案业务、职能分散，缺乏统一协调和整合共享，档案整体管理水平低；
（2）未建立文档业务一体化体系，文档滞后于业务，难以控制并作用于业务；
（3）缺乏控制文档版本和状态的文档管理，给文档执行、审计带来不便；
（4）电子档案保管在员工电脑，纸质文档缺乏电子化备份，档案保管不安全；
（5）以被动服务为主，不了解员工工作动态和文档需求，服务水平有待提升；
（6）缺乏文档量、流转效率、归档、利用等信息统计分析，不利于持续改进。
二、数字档案管理系统搭建要点
没有一套标准的数字档案管理系统能适用所有的企业，企业在搭建数字档案管理系统时必须要契合企业的业务实际情况，并注意以下几点：
（一）搭建前
（1）咨询先行，业务需求调研必不可少。
无论是企业内部开发还是外部供应商的系统管理系统开发，都需要先了解各个下属公司、各部门的业务痛点和需求；
（2）规范同步，制度、流程、归档明细、业务场景必须明晰；
（3）人员完备，搭建好档案管理团队。每个企业均需要有负责整个企业档案管理的工作人员，除此之外，每个中心或者部门、项目组也需要视情况设立专职或者兼职的档案员或者资料员，以收集本中心、部门、项目内的档案。明确档案管理团队各个角色的责任和分工。
（二）搭建中
（1）如有其他IT信息系统，需考虑与其他信息系统的对接，提升档案归档的效率；
（2）对于系统搭建前产生的历史档案数据要考虑逐步导入系统并规范化管理。
（三）搭建后
（1）重视反馈，系统是为用户服务的，作为档案管理系统需要考虑用户的接受度和提升用户的体验感，对于用户的积极反馈要及时跟进并改进；
（2）重视使用，数字档案管理系统只是一个档案管理的工具，每一个档案管理工作人员都需要考虑怎样去用好这个工具。
三、数字档案管理系统助力企业档案高效管理
数字档案管理系统是企业内部管理领域的重要组成部分。通过系统建设，可以推进企业档案管理工作的进一步规范化、标准化、现代化，促进企业档案信息资源的整合，实现信息共享，资源共用，从而为实现企业的战略规划和战略目标提供档案信息支撑。
（一）降低企业档案资产流失的风险，提高档案保管的安全性，提供更准确、快捷的档案利用服务，查找档案更快捷，提高工作效率；
（二）推进业务流文档化、文档信息化、信息智能化，推行全面无纸化进程，提升集团整体运行效率；
（三）通过数字档案管理系统，将不同地域、不同来源、不同载体的文档信息整合共享，避免档案重复保管及相应地增大硬件、管理成本；
（四）通过数字档案管理系统，汇集其他IT系统数据文档，进行统一存储共享和管控，并为其他IT系统输送真实、可用的信息，促进文档信息的全局共享共用；同时，将数字档案管理系统打造为企业非结构化数据统一管理平台，为其他IT系统瘦身并降低数据压力，保障其他IT系统的高效运行，促进全局业务效率提升；
（五）通过系统主动为员工提供文档搜索、订阅、排队和推送服务，提升工作效率和客户满意度；
（六）对归档量、流转效率、归档、利用等方面的信息统计分析，以档案为抓手实时掌控业务动态，持续提高档案管理水平。
某集团型企业从该企业内部的档案管理实际出发，搭建了一套数字档案管理系统。该系统解决了该企业跨全宗、跨部门的借阅、移交流程复杂多变问题；针对不同密级的档案设置不同的查阅权限，确保了信息安全和借阅利用的及时性；对接了明源ERP系统、HER系统及OA系统，让档案在产生后自动归档，避免档案资源遗失。在该数字档案管理系统上线后，极大地加快了工作速度：在申请档案借阅流程时节省了70％的时间，档案利用率大大提高，同时降低了档案管理人员约64%的周咨询量，提升了分发既有文件30％的工作效率，大幅提升档案利用的时效性与整体有效性。
四、结语
总之，在现代科技高度发达的时代下，伴随计算机网络的持续深入发展，档案工作也逐步实现了信息化、智能化管理，并且引起了很广泛的关注。作为数字档案管理系统，打破了原有传统档案管理模式的桎梏，更好地服务于企事业单位档案管理人员，透过局域网来在线高效查询利用内部档案信息，利用用户权限来查询各种用户的数据。通过收集数字模块档案信息、集成开发利用系统，来统一管理档案、对档案进行全面统计分析。在互联网环境下，通过构建数字档案管理系统，可以高效利用档案，全面实现信息化管理，从而有效促进互联网下档案事业的进一步发展。
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