芦珊
济南园林开发建设集团有限公司 山东 济南 250000
摘要：新时代科技发展日新月异，人民生活水平日渐提升，各类新型技术层出不穷，其中“大数据”发展如火如荼。现阶段，大数据技术渗透进各行业各业，其数据处理量大、数据涉及类型多、价值整体密度低以及数据处理速到快、时效高的特点逐渐被更多人熟知。特别是企业档案管理过程中，数据量大以及存储类型多的优势凸显。
关键词：大数据；档案管理；有效举措；企业结构
一、大数据技术对企业档案管理的积极作用
现阶段，科学技术正改变着各行各业传统的运行模式，人们生活水平提高，日常生产生活需求增加，各类数据无论是在数量还是类型上，均呈现“爆炸式”增长。在企业档案管理中，大数据技术的作用表现如下：
（一）有利于企业档案的鉴定和搜索
新时代背景下企业规模日渐壮大，人才需求增多，各类信息档案的存储和管理依赖现代信息科学技术，传统人工录入和查阅的方式日渐繁琐，效率低下。企业内部各类数据呈现数据量大、数据类型多以及数据变化率高的特点，尤其是企业内部各类电子文件，在日常管理中任务繁重，工作量大，无论是电子文件的更改还是查阅，均耗费较长时间。大数据技术的引入可解决此类问题，企业应用大数据技术，无需购入高端的技术设备，只需在企业原有硬件基础上增设合适的大数据接收与转发器，要求相关技术人员开发具有鉴定和索引数据功能的系统即可，开发难度小，软件适配性高，在各类主流系统中均可正常使用。企业档案管理人员的工作内容从以前的手工查找、整理以及录入转变成数据目标更为明确、分类方式更为合理的“链接”分类形式，使用人员只需输入关键词，即可查找到目标数据，极大地提升了数据阅读和查找的效率，使企业管理人员以及各岗位员工均可完成复杂数据的查找以及分析工作。
（二）有利于企业处理非结构化数据
企业在管理日常数据时，并非所有数据均为“纯数字”，有很多数据本身类型为文本、图片、音频或者影像，而且图片格式较多，影像的播放以及编辑要求各异，存储标准不同，致使企业档案管理困难重重。在大数据时代下，此类数据统称非结构化数据（Unstructured Data），即不能直接存储进结构化系统的数据。企业引入大数据技术后，可在此类数据录入系统之前进行结构化转型，利用机构化查询语言编辑技术将各类型音乐、图片或者影像转化为可存储和查询的数据，进而优化非结构化数据的查询和修改过程，加快此类数据的处理效率，并提升数据存储的安全性。
（三）有利于企业电子档案的存储
企业数据类型多，数据量大，一般企业选择租用容量较大的本地服务器，但成本高，效能低，共享性差，并且存储空间相对不足，不能应对现代企业数据信息多变的情况。企业引入大数据技术后，无论是在数据存储还是数据查找方式方面，均得到优化，可减少数据存储的空间要求。并且大数据技术可增加数据的存储空间，提升企业信息数据存储的整体效率，减少企业档案管理的成本，保障企业档案管理的优秀质量。
二、大数据技术对企业档案管理的要求
（一）更合理的资源建设方案
大数据技术引入之前，企业档案工作基于纸质文件的管理，管理方法以及查找方式较为简单。当企业档案数据量逐渐增多，使用需求逐渐加大时，以往的数据管理和查找方式不能适配大数据技术，主要变现为：第一，数据录入方式不能顺应大数据要求，录入方式缓慢；第二；数据查找模式陈旧，系统开发过程慢，查找效率低；第三；数据修改方式不合理，误差大。
因此，企业应建设更为合理的资源管理方案和体系，优化各方面管理过程，适配大数据技术。
（二）更优质的信息处理模式
企业的各类数据均为“可见信息”，而并非都是“有效信息”，虽然在大数据技术的影响下，存储空间、存储方式以及查找方法得到优化，但不能任由信息存储，不重视信息质量以及真假情况。企业各类信息数据一旦“泛滥成灾”，会对数据查找过程造成巨大影响。呈现在用户面前的数据有真有假，无法分辨，甚至会误导使用人员，产生恶劣后果。因此，企业应研发更为优质的信息处理模式，在档案筛选以及查询中去除各类不良信息，保障企业档案管理工作的整体质量，促进企业良好发展。
三、大数据背景下企业档案管理工作的创新路径探索
（一）提高在档案管理工作中应用大数据技术的意识
大数据环境下，档案管理工作流程复杂，变数较多，企业档案管理质量面临较大挑战，为了保障档案管理整体质量，首先应强化大数据意识。具体措施为：第一，企业应统筹规划档案管理，培养“大档案”意识，在对各类信息档案分类记录中，同时衡量数据价值，有利于后续数据存储工作；第二，企业档案工作人员应改变档案存储观念，将大数据技术合理运用于日常工作管理中，并优化数据的整体布置，将数据分散于不同计算机硬件、各类通讯设备以及电子资料橱柜中，完善系统检索功能，保障企业档案存储和查询的质量；第三，企业应利用大数据技术创新档案整理模式，将数据量大、种类多以及信息复杂的数据顺利录入与保存进服务器中，减少档案工作人员的压力，在档案分类规范上积极创新，提升档案整理的效率。
（二）优化大数据背景下企业档案数据收集和管理模式
具体措施为：第一，企业档案信息收集不能“守株待兔”，应“主动出击”，要求相关档案管理人员进入到企业日常生产生活的各个环节，利用有效手段主动收集各类数据；第二，企业档案管理人员应明确企业内部各个部门工作人员应用计算机的技能水平，在落实企业内部工作重点的前提下，结合不同部门的特点合理安排档案管理任务，保障各个部门的档案管理人员高效完成分内工作，提升企业档案管理的整体质量。
（三）拓宽大数据背景下企业档案数据应用渠道
具体措施为：第一，企业应深入体会大数据技术的优势，创新企业档案应用渠道，例如，允许借阅人员上门查阅，免费提供各类查阅设备，依据查阅人员具体需要，免费远程主动提供相应信息等；第二，企业应优化大数据技术与内部局域网结合方式，使其可主动向企业内部各岗位生产人员提供档案信息，保证企业内部工作人员均可查找到有效信息，体现各类信息的内在价值，发挥大数据技术信息查阅的优势。并利于局域网实现数据共享功能，无论是在数据存储还是数据修改过程，均可允许不同岗位人员共同参与，有利于企业内部各岗位之间的协作，实现共同进步和发展。
四、结束语
总之，大数据背景下企业档案管理工作应不断创新，进而适应新时代发展需求，充分利用大数据技术的优势，优化企业档案管理的各个方面。首先应提高在档案管理工作中应用大数据技术的意识，使大数据技术得到重视；其次企业应优化大数据背景下档案数据收集和管理模式，使系统整体运行更高效、更安全；另外，企业应拓宽档案数据应用渠道，无论是查阅还是数据共享过程，均应主动采取相关有效行动。特别要注意数据有效性和真实性，企业内部数据杂乱，应依据企业实际运行和管理规范，制定有效的数据审查机制，及时去除实现性差、真实性低以及参考性弱的数据信息。最后，企业在利用互联网或内部局域网进行数据共享时，应注重数据安全性，企业内部人员的误操作以及互联网病毒的攻击，均可能造成企业重要信息泄露，所以应设置安全权限，保护企业数据安全。
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