韩燕
上海核工程研究设计院有限公司 上海 200233
摘要：档案管理工作是企业在开展现代化业务活动中重要的信息资源收集和管理途径，对企业信息资源的利用有重要意义。高质量的档案管理工作不仅能做好档案资料的储存和管理，也能不断优化档案管理结构，使企业在调动档案资源时更加方便，从而提高企业业务的处理效率。因此，在新时代，档案管理工作者必须要充分认识档案数字化建设的优势，从多方面的档案管理环节中，将数字化建设方法融入实际的档案管理中，推动企业档案数字化建设步伐。
关键词：企业档案；数字化；建设途径
1导言
目前在企业档案数字化工作已步入正轨的基础上，档案数字化建设的重点应转移到基层单位及部门的数字档案室建设上。应积极推动企业科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。将电子文件的规范管理纳入各部门的年度绩效考评体系中，有效提升企业档案数字化管理水平，全面实现建设数字化企业的最终目标。
2企业档案数字化建设的优势
2.1有利于档案资源的整体利用
在以往的纸质档案管理过程中，大部分档案资料作为企业文件储存和保管使用，档案资料复杂、数量众多的特点使人们难以对这些资源进行有效利用，难以发挥出档案信息的实用价值。随着档案信息化建设的到来，通过网络档案管理平台，将档案信息系统化地进行管理，企业人员可以按照自身需求进行档案文件的搜索，这对企业开发利用档案资源有积极作用。高效的档案利用方式和分类清晰的档案储存结构，都是企业员工更加重视对档案信息利用的必要条件。
2.2数字化档案建设是当前大数据时代的必然选择
企业实现数字化档案建设，是顺应时代发展要求的必然选择。我国正处于互联网时代，在大数据背景下，实现数字化档案建设，能够加强对海量数据的处理，有效地分析出有用数据，并且进行保存。通过大数据技术，还可以对档案资源进行挖掘，挖掘出隐性的知识，为企业的档案利用提供便利。因此，加强数字化档案建设，是当前大数据时代企业的必然选择。
2.3有利于档案原件的保存
档案原件涉及企业工作的部分核心流程，是企业重点保存的文件。在传统纸质文件保存中，反复对文件进行翻阅，或者一些档案管理中的意外事件，都可能造成档案原文件的损坏，造成不可弥补的损失，尤其在化工集团档案室管理中，档案文件有受到化工原料污染的可能性。因此档案数字化建设是企业档案管理的必要选择，利用信息载体的稳定性，有利于保证档案原文件的使用安全稳定，保证企业的实际利益不受损。
3企业档案数字化建设的现状
企业档案管理工作相对复杂又不可缺少。档案的损坏以及档案的丢失，都会造成不可挽回的损失。目前，档案管理工作规范性不足，部分企业缺乏相关制度约束，因管理不当或制度不完善造成的档案损坏或丢失的情况常常发生。另外，档案管理资金投入不足，缺少现代化的设备或设备设施相对落后，这些都制约档案管理工作的进步和发展。在数字化发展环境中，档案管理工作滞后一部分是外在原因，直接原因还是档案管理工作人员自身专业能力薄弱。因此，在现代信息技术快速发展的今天，档案数字化建设已经成为了企业需要重点关注的内容，这是因为数字化档案有着存储方便、检索与传输速度快、能够实现信息共享等优势，这是传统纸质档案无法比拟的。然而因为数字化档案本身存在很多特性，因此不可避免出现很多缺陷与不足，这需要企业档案管理者充分认识到这些情况，有针对性、有重点地开展档案数字化建设工作，才能提升企业档案管理质量与效率。
4企业档案数字化建设的有效途径
4.1加强档案数字化建设意识，增加建设资金投入
想要将企业档案管理从传统纸质管理方法转化到数字化管理方法，首先需要企业高层建立起档案数字化建设的意识，只有从高层开始，将档案数字化建设责任层层传递，才能落实好档案数字化建设工作。对档案进行数字化建设不是一个小工程，其涉及企业内部各个部门的业务运行以及人事管理情况，需要得到高层领导的支持以及各个部门的协调配合，才能保证企业能在最短时间内完成初步的档案数字化建设。在降低企业经济损失的同时，更新企业档案资源的应用方式。因此领导具备档案数字化建设意识，对档案改革工作大力支持，是开展档案数字化建设的前提条件。进行档案数字化建设的另一个前提是加大对档案管理工作的资金投入，在建设档案数字化中，必须要对各环节的计算机设备进行更新，对网络档案管理系统的建设，对相关档案数字化建设人才的招聘等，都需要企业前期进行足够的资金投入，才能保证建设各环节的顺利运行，有效加强企业的档案数字化建设步伐。
4.2加强档案数据库系统的建设
要实现数字化档案建设，不仅要有充足的硬件设备支撑，更要有强大的数据库系统支撑。因此，企业不仅要加强对档案管理的资金投入，加强对先进设备的引进，也要加强对档案数据库系统的建设。建立档案数据库是实现档案数字化管理的核心内容，必须加大这方面的推进力度。企业在进行数据库系统建设的时候，有两种方法可以选择，分别是原始文件的扫描和数据导入。在实际办公中，由于许多企业都已经实现了数字化办公，许多档案资料都是直接储存在计算机当中，所以在建立数据库系统的时候，工作人员可将企业现有的信息数据导入到系统当中。如果部分数据只有纸质版资料，档案管理人员则要对纸质版资料进行扫描，然后对扫描件进行储存。在导入和扫描数据的时候，应当优先处理一些对于企业发展起到较大价值且利用率高的资料。
4.3加强电子文件收集和积累工作
电子文件为企业馆藏数字档案的一个主要来源，以往通常只移交纸质档案和纸质文件目录，而当前需要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地保存，同时随纸质文件一并移交档案机构。通过这种方式不仅加快了企业档案室的电子化进程，还大大减少了数据库建设的工作量。企业运用光电信号传输信息资料的数字化档案，在今后阅读档案资料的过程中，会让档案数字化管理更加安全与可靠。同时避免从光盘中直接阅读信息资料，这样会导致光盘上档案信息资料在阅读期间出现删除和丢失的情况，档案信息资料的原始性将无法得到保障，也会严重影响到档案信息资料的可靠性与安全性。企业还要加大档案管理软件推广力度，在思想上引起高度重视，印发电子目录数据库结构与交换格式，明确案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型和长度，规范软件和数据格式，这样档案数据库的准确性与有效性才能实现提升。
5结束语
总之，企业的健康发展离不开档案管理工作的高效开展，在当今信息化急速发展的时代，将信息数字化技术应用到企业发展中是一种必然趋势，再加上档案数字化管理对当前档案管理的优势地位，都需要企业高层将眼光放在档案数字化建设上，加大对档案管理工作的投资力度，为企业各管理层建立起档案数字化发展的意识。同时，档案管理人员要在档案数字化建设过程中，不断提高自身的档案管理专业技能，强化自身的计算机使用能力，使企业档案数字化建设脚步不断加快，有效提高企业的整体业务能力。
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