陈红妹，
茂名市住房 设事务中心，525000
【摘要】在当今全新的历史形势下，档案工作必须要紧时代发展。档案是会计工作的重要依据，也是会计工作信息的留存。在过去以纸质档案为主的时期，我们的会计档案管理工作存在着一定的不足。比如档案管理混乱、纸质档案保存条件恶劣等等。为了解决这些问题，我们必须要加大对会计档案管理工作的投入，学会应用新的信息化管理手段和智能数据分析处理方法提升会计档案管理水平。本文对会计管理工作中存在的不足进行了分析，并提出了对应的完善措施，以供同行参考。
【关键词】 会计档案；信息化管理；问题对策
伴随着我国经济活动的不断活跃，各企业的经济往来也越来越多，会计工作也越发重要。档案留存和管理是会计工作的重要内容，也是后期对企业经济情况进行审查的重要依据，受到了企业的广泛关注。会计档案最低保管期限，从会计年度终了后的第一天算起(1月1日)。按相关规定会计档案的保管期限可分为：永久和定期两种。定期保管的会计档案可分为长期25年，短期3年、5年、10年、15年等5种[1]。目前，我们的大多数企业在会计档案管理过程中存在许多不足尚待解决。如何让企业的会计档案管理工作更上一层楼是企业管理者避免不了的一个问题。笔者结合自己的工作经验，对会计档案管理工作提出了一些意见。以下是具体内容。
一、会计档案管理存在的不足
我国活跃的经济活动大大促进了会计工作的进步与发展，但是由于我国会计档案管理工作起步较晚，与世界先进水平仍然存在较大的差距。目前，我国会计管理工作存在的主要问题包括会计档案管理体系杂乱、企业管理层缺乏对工作的重视、纸质档案管理难度大等等。以下是对具体问题的分析。
1.会计档案管理体系混乱
由于会计档案管理没有明确管理部门，因此缺乏一套合适的，包括了立卷、归类、保存等会计档案管理制度。现在的会计档案管理体系缺乏明确的归类方法、存放标准。大部分的会计工作人员重视档案的制作和整理，但是对档案的管理工作上心程度不足。部分企业会计档案与企业档案是两套不同的管理系统，因此，会计档案管理工作会存在一定的混乱情况。而且在这种情况下，会计档案管理工作由会计人员完成[2]。会计人员的日常工作本就繁琐，没有太多时间对档案进行分类整理，这明显不利于档案的查阅和长期保存。
2.企业缺乏对会计档案管理工作的重视
会计工作人员的工作内容不只是企业资金核算、工资发放、发票报销等资金相关问题工作，还包括会计工作相关的档案管理。由于企业管理层对会计工作人员的工作范围了解不多，这导致了会计工作人员对会计档案的管理不够重视。一直以来，我国企业，特别是民办企业对档案管理工作的重视程度不够，认为档案工作是纯粹的文员工作，类似于仓库管理员一类。而且档案管理工作又不能创造出短期利益，因此企业管理层对档案管理工作有着轻视的态度。目前，我国许多民办企业对会计档案的要求仅仅是不丢失、不外泄、不损坏即可[3]。由于没有档案管理的需求，我国会计档案管理工作存在一定的误区，并且进步较为缓慢。
3.缺乏信息化数据处理
现代企业大部分数据都是信息数据，大部分企业都采用了电脑办公的办公方式。纸质档案的调阅和查询较为繁琐。传统的会计档案管理工作由人工对纸质档案进行管理，工作繁琐，技术含量低，浪费时间[4]。而信息化数据处理手段可以很好地解决这个问题，智能化的数据档案管理能够极大地提高档案管理地效率。
4.会计人员轻视档案管理
在会计档案管理工作中，会计人员的工作素质极为重要。过去的会计教学没有教会会计工作者重视会计档案的管理。由于会计人员对档案管理工作的轻视，所以档案分类归档工作不到位、档案存放杂乱无章的情况频发就是意料之中的事情了。
5.档案管理工作的基础工作不到位
会计人员在制作会计档案时，常常会出现档案封面填写不正确、档案装订散乱、档案分类混乱、档案内容与目录不对应等情况。目前部分民办企业没有专业的档案保管室，会计档案直接由出纳代为保存，这直接违反了《会计法》对出纳人员不得担任档案保管工作的规定，属于违法行为[5]。另外，会计档案室的基础设施不完善也是一个问题，有的企业将档案保存在地下室或者杂物间，档案室潮湿阴暗，缺乏六防设备，档案极易发生霉变、虫蛀，严重影响了档案的留存时间。
三、如何加强档案管理工作
随着时代的进步与科技的发展，会计档案也要与时俱进，通过采取科学的手段，提升档案管理水平，达到无人化、高效率管理。
1.完善会计档案管理制度
企业管理层在对原有的会计档案管理制度进行完善时，一定要检查原有制度中违法部分并将其消除，确保管理制度中没有违法内容，。同时，企业要根据自己的资金流动规模和主要资金往来对象制定符合自身情况的的档案管理制度。并不断收集会计工作人员的工作感受，对出现的问题要及时解决。一个优秀的会计档案管理制度最好符合以下要求：①具备足够的可行性。一个合格的会计档案管理制度必需符合实际，能适应企业的情况，满足企业对档案管理的需求。②最好足够简洁，越简洁的制度操作起来就越实用，能够发挥更强的规范作用。制度简洁不代表制度简单，要对许多方面做出简洁规定，让工作人员知道自己的工作内容。③制度要对所有人都有约束性，制度不是对下的，更是对上的。领导层的态度对制度的执行情况有着直观的影响。如果制度不包括对领导的约束，那么制度的执行情况是存疑的。④制度要得到百分之百的执行，得不到执行的制度就是废纸一张。档案管理制度是档案部门自己制定、自己执行的。因此，在制度的执行过程中，档案部门要严格按照制度办事，以确立制度的权威。
3.采用信息化档案管理手段
档案管理这种信息密集程度较高的工作是信息化处理手段最好的表现舞台。信息化处理手段将档案数据录入电脑，人工操作程序对信息进行处理。这种信息化的处理手段能够有效地降低人工工作强度，提高档案管理的工作效率。公司内部最好建立一个局域网络，简化各部门与会计部门之间的沟通程序。信息化档案管理手段的优点在于可以为纸质档案提供一个备份，并且有利于档案的检索和查询。
4.加强培训，有效监督
对于会计档案管理工作人员，需定期进行培训，通过专家授课、学习观摩、专业技能培训等活动来提升员工的职业技能和安全意识。同时，在日常管理中，要加强对员工的监督，通过制定规章制度，来有效约束相关人员的工作行为。
5.规范会计档案基础工作
档案应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在具体操作时，注重抓好会计档案的立卷、移交、存放、清点、检查、调阅、销毁等详细工作。
四.结语
综上论文所述，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，及时解决档案管理工作中存在的问题，采用信息化管理手段，强化服务意识，提高服务水平，改进和完善档案功能，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
[1]武海英.基于会计管理体制改革的会计档案管理研究[J].财经界(学术版),2020(15):179-180.
[2]任立红.浅析会计档案管理的问题与建议[J].时代经贸,2020(17):89-90.
[3]辛晓宁,马赫.新形势下财务档案管理信息化建设探讨[J].信息记录材料,2020,21(06):75-77.
[4]陈真子.大数据在会计档案管理中的应用发展分析[J].中国商论,2020(09):156-157.
[5]朱秀娟,张超.试论信息化背景下事业单位会计档案管理[J].办公室业务,2020(08):88-89.