封少华
莱西市交通运输局 山东 266600，
摘要：随着时代的不断进步与行业竞争日益激烈，做好档案管理工程至关重要，在科技技术的支持下档案管理工作得到不断提升。现代化建设可以提高档案管理信息存储、收集的工作效率，使档案管理工作更具数字化、网络化，促进档案管理工作健康开展。文章论述了事业单位实现档案现代化和电子化的必要性，分析实际工作中存在的弊端，并提出如何实现档案现代化和电子化管理。
关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化
引言
科学技术水平不断提升，计算机技术为人们的生活和工作提供了更多的便利条件。档案馆为了弥补传统档案管理方式的缺陷，积极运用档案管理现代化方式开展档案管理工作。该文从开展档案管理工作的意义入手，紧紧围绕实现档案管理现代化发展目标的现状展开阐述，针对实现档案管理工作现代化的方法内容进行全面探讨。
1档案管理现代化
档案管理现代化主要体现在实体档案的收集、管理、传输以及检索的数字化转换，通过使用当前先进的技术，完成文字、图像及音频等各种档案的系统化规范化、科学化管理。档案管理的自动化主要是指工作中技术手段、工作方法的现代化，例如电子计算机等设备的应用，微缩复制、声像转录修复、数字通信传输及储存技术等。这也是实现档案管理现代化基础，只有不断应用新技术及先进的设备，才能有效的提升档案管理工作的质量及效率，真正的实现档案管理工作的现代化。现阶段档案管理现代化中，通过利用缩微技术降低了档案的储存空间，结合计算机可实现档案的快速处理、远距离传输以及自动化管理，如档案自动著录、索引、借阅、传输、统计等自动化的管理控制。档案管理现代化中将传统的纸质媒介转变为光盘、硬盘等新式媒介，档案的传递方式由人员的手动操作向自动化方向发展，在节省了人力同时更显著的提升了档案管理的工作质量及效率。
2实现档案管理现代化发展目标的现状
计算机管理方式，是现代化网络技术不断发展的具体成果，其与传统档案管理模式进行比较是一种新型的档案管理模式。很多档案馆在开展档案管理工作期间，都在积极运用计算机管理方式，但是仍然有一些档案管理人员并没有及时转变管理观念，这样就会严重阻碍档案管理现代化发展目标的实现。实际上，档案管理现代化工作，要求档案管理人员要熟练掌握先进的科学技术，并能够将其与档案管理内容进行结合，运用新型的管理观念看待问题；同时还要具备较高的网络信息素养，在网络电子设备出现故障时，能够从容解决问题，保证档案信息的安全与完整性。现阶段，档案馆严重缺乏高能力的现代化档案管理人员，甚至无法全面掌握电子设备使用技巧的人普遍存在。
3事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径
3.1加强信息化基础设施建设
事业单位进行档案现代化和电子化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的电子化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到最新的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，事业单位要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。
3.2培养现代化管理队伍，提升计算检索效率
（1）专业人才是档案馆实现档案管理现代化发展的一项重要资源。很多档案管理人员在现代化管理的过程中，自身的综合能力还不能满足档案管理工作的需求。因此，档案馆要针对不同专业水平的档案管理人员进行针对性培训，定期举行档案业务管理研讨会，管理人员在活动中相互沟通，积极表达自身看法。通过这样的方式，不断提升自身计算机操作技能，对于档案馆构建现代化管理队伍具有重要帮助。（2）不断强化档案数据质量管理力度，是提升计算机检索效率的重要途径。首先，要全面开展主题标引工作，始终坚持全面性、准确性和统一性原则；其次，注重开展档案主题词表管理工作，及时补充主题词。如果在此过程中出现一词多义的现象，要及时删除，保证主题词的唯一性，保证档案管理工作质量。（3）按照规定制度检查数据审核。一方面要做好数据标引工作，另一方面要在输入数据信心后对其准确校验，这样在后期就可以通过具体的数据完成检索工作。
3.3整合信息化档案资源
事业单位需要加强对档案信息的收集和整理，进行科学的编目和分类，建立档案数据库，实现档案资源的整合和应用。单位要对档案资源进行集中统一管理，尽量整合资源，提供先进的条件进行资源的挖掘和分析，发挥其潜在的价值。同时进行集中管理，也可以避免档案管理工作中出现错误和漏洞，保证资料的全面性，提升档案管理效率。因为单位提供的服务涉及到的对象比较广泛，来自于天南海北各个地区，有的还是其他单位联合服务的，所以有时需要从这些地区和其他单位调动资料。所以整合档案资源，一方面将分散在各个地区和其他单位的资源集中到一起，完善档案部门落实基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地根据社会对于服务的要求，进行档案资源的优化配备和整理加工。只有通过档案资源整合，才能把档案工作真正作为向单位提供利用价值和信息服务的工作。
3.4提升保护力度，保证档案资料的利用价值
无论是纸质档案还是电子档案，都需要加强保护，只有确保了档案资料本身的完整性和安全性，才能为今后档案的利用提供必要的材料。档案管理部门要结合当前的馆藏资源，针对不同类型的档案，采取相应的保护措施。纸质档案方面，除了上文所述的完善配套的设施外，档案管理工作者还应当尽快做好纸质档案向电子档案的转变工作。利用扫描仪等设备，在不影响档案信息完整性和精确性的前提下，以电子档案形式存储起来，然后做好备份工作，这样就可以很好地避免纸质档案随着时间的延长而出现破损、丢失的问题。数字档案方面，则要着重做好保密、安全工作。例如，设置登录密码，启用防火墙，安装杀毒软件，采取数字认证技术等一系列措施，营造安全的网络环境，切实保护数字档案的安全。
3.5加强现代档案标准化建设
在档案管理现代化建设过程中，标准化建设是重要的基础。档案管理现代化建设是以先进的技术、严密的分工和广泛的协作作为基础的。特别是在当下信息化时代，信息的共享、网络的沟通都需要统一的标准来规范，只有通过建立和制定档案管理的标准，才能够使档案管理现代化建设形成标准的体系，进一步促进档案管理现代化工作实施。
结语
综上所述，信息化时代，科学技术的快速发展促进了档案管理的现代化建设进程，而进行档案管理现代化建设也是档案管理顺应时代发展的必然趋势和必然需求。因此，在进行现代化建设过程中，要正确看待现代化建设所带来的好处，不断提高档案管理人员的职业素养和业务能力，高度重视档案管理的现代化建设工作，为档案管理现代化建设的实施做好一切准备，并通过规范、健全的管理制度，为档案管理现代化建设的落实营造良好的氛围。
参考文献
[1]张利萍.试论事业单位档案管理的现代化和电子化.神州，2019（43）.
[2]李 娜.试论事业单位档案的现代化和电子化管理.杂文月刊：学术版，2019（11）.
[3]盛春虹.关于档案管理现代化的若干思考.兰台世界,2019(21).