高 青
宝石花物业管理有限公司内蒙古分公司 内蒙古 呼和浩特 010070
摘要：随着国家的发展，城市化的不断进步，物业管理市场逐步建立和完善，现代物业公司对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
关键词：物业企业；合同管理；问题；措施
引言
物业公司在小区服务工作中扮演了重要角色，为了不断提升物业公司的服务水平，需要分析目前物业公司存在的相关问题，并进行及时优化处理。
1对物业企业档案重要性的分析和理解
如果把物业公司当作一家生产企业，其管理服务过程就是其生产的产品，而物业档案就是物业管理服务这个产品的说明书。所以物业档案是全面记载物业企业管理服务活动的真实记录，应具体反映物业企业生存发展、管理服务工作的基本状况。然而，我们在日常的物业档案管理过程中，关注比较多的是反映物业建设工程投入及建设工程具体施工的技术资料，比如同业主的合同约定，对房屋、物业配置设备设施和相关场地的维修、养护、管理，小区环境建设及维护等等相关文件材料的收集归档。而对于物业管理中以口头形式实施和具体工作开展时形成的记录往往不予以重视，导致了一些原始数据缺失和不符。特别是时间较长、人员变动后，一些管理记录更是无法查到，从而给物业管理工作留下安全隐患，导致许多不必要的损失。
2物业档案管理中存在的问题
2.1企业领导不重视
物业企业部分中高层管理人员档案管理意识淡薄，在对物业的近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，看不到档案管理工作的长期效益，忽视专门的档案库房建设，忽略信息资源开发的效益和专业档案管理人员的引进，而且部分人员在对档案材料的收集过程中配合不积极，持无所谓态度。注重操作，轻视资料，造成档案管理水平不能与业务同步发展。
2.2资料收集不齐全
物业档案的收集工作是一个不断积累资料的过程，接收、征集得到的资料配以由物业管理文件中提取的部分材料经过处理后形成物业档案的雏形。欲得到较为完整的档案信息，必须要注重资料收集、积累工作的系统性和准确性。当前很多物业企业的档案收集工作有较大缺口，这主要有两方面原因：其一，工作人员对资料收集流程不熟悉、范围不清楚，档案鉴定工作有缺口。其二，施工方为节约成本，档案资料在转递过程中手续不健全，造成档案材料收集、补充工作异常困难；其三，物业档案管理对待收集的文件资料缺乏统一的规定，档案材料没有进行过整理和排序，导致一些资料填写内容的不清晰、不完整。
2.3制度不完善
由于物业企业管理者对档案工作重视不够，虽然企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，有关日常工作部署、检查、考核的措施基本没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，使得一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。可见，缺乏制度的有利支持，物业档案管理工作条理性、延续性都得不到保证。尤其是企业对档案保存、保密制度的定义模糊，影响了档案管理的效率，大大增加了档案机密泄露的风险。
3优化措施探讨
3.1管理机制完善
物业档案管理工作开展时，若是管理机制存在漏洞，则会对档案信息管理工作造成严重影响。为了避免相关问题的发生，需要物业公司组建相关的监督管理机制，确保及时发现档案管理机制中的不足，并进行相应完善，如公章的使用登记见证了公司的历史发展，其记录的详尽性对查档尤为重要。在物业管理工作开展时，必须明确物业企业档案管理的主体责任，即物业企业需要为每一位业主的个人信息进行负责，同时物业企业需要依据相关规定，开展档案信息收集、管理、开放等工作，杜绝物业企业越权收集业主信息，违规开发业主档案资源，给业主造成巨大的生活与工作影响。在对档案管理机制进行优化改进时，物业公司需要依据我国对外公布的《档案法》《物业管理条例》《归档文件整理规则》等相关法律条规，构建科学严谨的管理体系，提高业主档案管理工作质量与安全，保障业主的切实权益与安全。
3.2管理规范化
在物业公司档案管理工作开展时，需要对管理工作进行规范化，构建统一管理标准及考核制度，明确物业合同管理的审批流程，如合同模板的建立，对方信息的准确录入是今后解决纠纷的重要法律依据。对于项目类工程从前期准备阶段、招投标及合同、监理、施工、竣工及结算文件应做到应收尽收，从竣工必须先交档入手，从用章到付款设置联动机制，将档案资料按部就班逐步存档。对于业主档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，也应确保各项工作开展的质量与安全。在档案信息收集整理时，务必保证业主档案信息的真实性与可靠性，避免信息收集时出现遗漏问题，为后续工作的开展奠定良好基础。在对业主档案信息进行归纳整理时，该项工作必须由专业的管理人员开展，确保档案信息的分类排列规范。在档案信息收集归纳后，则需要对相关档案信息进行鉴定，在确保档案信息真实无误时，将其档案放置到对应的档案库，且相关的档案库必须由专人进行管理。在规范化管理工作开展下，提高了业主档案信息完整性与安全性，为后续的档案管理利用工作提供了数据信息保障。若是两家物业企业开展工作业务交接时，需要明确各个企业的工作职责与义务。根据行业内的相关规定开展档案交接与业务对接工作，并填写交接表。若是在档案资料对接时，部分档案资料由于客观原因，不能在企业约定的时间内完成对接。此时双方企业需要签署未移交清单，在后续工作开展的过程中，需要及时的补齐相关资料档案，确保小区业主档案信息的完整性。若是在工作对接过程中出现了纠纷，受侵害企业则可以进行诉讼，以维护自己企业的档案管理权益，确保物业公司档案管理工作的可靠性与安全性。
3.3管理团队实力加强
在小区物业管理工作开展时，管理团队的整体实力直接决定了档案管理的工作安全与效果。为了确保业主档案信息管理工作的安全性与可靠性及可利用性，物业公司需要建设一支实力强、素质过硬的管理团队，在团队人员选拔时，需要保证每一位档案管理工作人员都具备丰富的工作经验和专业的档案管理技能，电子档案的建立确保业主档案信息可以为物业公司服务。在对物业档案管理部门的工作人员进行管理时，为了避免部分管理人员出现工作松懈与思想怠惰等情况，需要定期对员工进行专业培训与岗位技能考核，以提升员工工作岗位的综合实力，为业主档案管理工作奠定基础。在物业企业管理团队实力提升时，需要不断提高档案管理的整体工作质量。在业主纸质档案信息管理时，物业公司需要科学规划建设新的档案保管库。根据行业对档案管理工作的标准要求，配置相关的管理设备。同时在对档案管理时要开展“八防”工作，为档案管理工作提供安全可靠的环境。
结语
总之，档案工作是物业企业的一项基础性工作，物业行业的大发展，还是需要全体行业人踏踏实实从基础做起。
参考文献
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