时东艳
济宁市公路事业发展中心
摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文在分析文书工作与档案工作关系的基础上，阐述了优化文书档案工作的方式方法，以期解决文书档案存在的质量问题。
关键词：新形势；文书档案；优化；方式
文书材料经过处理即可形成文书档案，可见文书档案与文书材料有着极为密切的关系。而文书处理是否合理规范直接影响着文书档案质量的优劣。
一、切实抓好文书档案的基础工作——文书处理
文书档案是在文书材料的基础上建立起来的，倘若没有征集一定的文书材料则无法建立文书档案，二者系相辅相成的因果关系。因这一关系，文书处理即成为文书档案的基础工作。全方位征集本单位在实际工作中形成的、具有实用价值和利用价值的文书材料，建立完备的、体系化的档案，切实为以后的工作服务，是开展档案工作的首要原则。因此，要构建完整齐备的档案系统，就必须切实抓好文书档案的基础工作——文书处理，而文书处理工作的首要环节则应抓好文书材料的征集。
科学合理地征集文书材料是一项复杂、系统的工作。这项工作主要有如下两方面的内容：一方面须把本单位在长期实践工作中形成的、已处理完毕的、具有利用价值的文献资料以及音像资料（包括上级发文、平级来文、内部资料、剪报资料、报表资料、电话记录、各类相片及表格、音频资料、声频材料等）悉数收集，并进一步备份、分类、归档；另一方面对那些没有归档价值的文书材料则应彻底削除，保持档案的简洁、凝练，既要有效防止空白档案的出现或文必归档的现象，又要确保档案的完备，精炼。而要达此目的则应让文书处理工作与档案工作紧密配合。一方面文书处理工作应全方位征集本单位的诸种文书材料，保障文书资料的齐全性；另一方面档案工作须严把关口，对文书归档工作进行全面指导，彻底摒弃没有归档价值的文书材料，以此保障档案的凝练性，防止案卷过于冗长。
二、针对档案残缺打造健全的保护体系
有的档案经常出现残缺不全的现象，譬如有的归档文件仅有单位留下的请示，而没有上级部门的批复公文；有的案卷虽有单位的发文或上级部门的指示，却没有详细记载办理过程以及办理的最终结果；还有些案卷没有签署姓名，没有具体的发文时限及发送的范畴，甚至有的案卷连密集编号都没有。从档案管理角度而言，案卷倘若没有依据相关规定划分密集编号将极有可能导致档案中的机密泄露，为单位的发展，甚至国家的利益造成不可挽回的负面影响。总之，上述罗列之情况皆可导致档案在文面上的残缺不全。
依据本人从事文书档案工作多年的经验，防止档案文面上的残缺不全应注重以下几个环节的工作：
1.构建完善的存档制度。根据本单位档案工作的具体情况制定详细具体的存档制度与规定，对上级领导以及文书工作人员都有明确清晰的要求，并进一步确定存档的时限、范畴、方法，案卷借阅制度以及退还制度等。
2.拟定详实的存档计划。即根据本单位收文、发文的特点拟定具体的存档计划。
存档文件按照年限、所属机构、保管时间等方式进行精准的分类，由单位文书人员或文书材料处理部门，依据本单位的具体效能，工作特点与性质、从属关系、文件资料的来源以及往年形成文件的既定规律、本年度可能产生的文件资料，按照整理文书的标准与原则，事先在文件资料的封皮上标示其种类（党群类档案或行政类档案）。存档文件则应根据排列的顺序以及分类的具体方式逐一编排号码，并在文件资料第一页的空白处加盖存档章（涵盖年限、保管时间、档案全宗号以及件号），并撰写好与之相关的内容，编写好与存档章完全一致的顺序编号，把平日处理好的文件资料，依据存档范畴的内容，及时精准地存入预备盒中，到下一年立卷存档时，须把紧密相连的文件资料按件进行装订，且装订时还应遵循既定之稿置后、正式之本置前，复印件置后，原件置前，附件置后、正文置前，被转发文件置后，转发文件置前，回复之文与来文合为同一文件，来文置后，回复之文置前的原则，为存档文件奠定扎实的基础。
3.贯彻落实文件资料的征集工作。工作人员应及时征集须存档之文件资料。可通过各种途径和方式（如对文件资料的编号、复印、盖章、登记等渠道），征集必须存档的文件资料。对于专题文件、会议文件、专案文件须在工作结束后马上收藏起来；对于上级领导或相关人员外出参加会议带回的文件资料，要随见随收；对于各科室应存档的业务资料，须认真核查并定时予以收藏。唯有如此才能确保文件资料完整无缺。
4.做好文件资料的日常存档工作。对于结题的课题，研究完毕的专题、以及完善的统计或各类会议材料，须在第一时间内装订收集。严把发文审核关口，对各类未发文件的格式以及文种是否合乎既定要求，文件资料的文字及标点符号是否规范合理，抄报与主报的关系是否清晰明确，文件内容是否符合“一文写一事”的原则，文件是否经过上级领导签字，起草文件之人是否签署姓名，文件是否标注保密程度等级以及发文的具体时间，文件在编写号码、进行登记时是否合理等事项进行严格审查，凡是不合乎要求的一律不发文。对于尚未完成之任务须在文件资料处理单上标示具体原因，以此保证文件在文面上的齐全性。唯有长期不懈地在日常存档工作中推行档案处理制度，认真做好各项细化工作，才能令文面残缺不全的现象彻底消失。
三、构建优质的归档质保管理模式
潮湿发霉是档案保存面临的大敌，因此保管档案的首要工作就是防止文件潮湿发霉。倘若空气较为潮湿，发霉的真菌即会在温度高、湿度高的环境中以极快的速度滋生，而这种发霉的真菌对档案文件有着极大的损坏作用。从客观角度而言，档案文件所用的纸张，用于张贴的浆糊和撰写的墨水、油墨等物质皆能为真菌的迅速繁殖提供丰富的营养。而档案中滋生的发霉真菌会产生大量的分泌物，这种分泌物对档案文件有极大的侵蚀腐化作用。此外，尘埃对档案文件也会产生较大的破坏作用，它通过吸附的方式“寄居”在档案材料（纸张、磁盘）的表面，从而产生污染。尘埃在潮湿的环境中还极易吸附空气中的水分，进而形成小水珠，让纸张中干燥的纤维素在水的作用下分解，从而令纸张的强度大为降低。加之气态水凝结的核心就是尘埃，因而，水为发霉真菌及其它生物的滋生提供了丰富的营养，最终对档案文件产生损坏作用。因此防止档案潮湿发霉是确保档案质量的重要环节。
四、结语
从性质上而言，文书工作与档案工作具有较大差异，但二者之间却有着相辅相成的密切关系。文书工作有遗漏，则会导致存档文书残缺不全，对档案的质量造成较大的负面影响。因此在档案工作日益重要的今天，必须严格坚守处理文书材料的章程以及存档的相关制度，并让文书工作与档案工作协调一致，统一“步伐”，才能充分发挥档案工作的效能。倘若文书部门的工作出现混乱，即使档案部门在修整、存档以及保存上付出最大努力，也难以弥补文书中的欠缺之处。可见，文书工作的质量与文书档案的质量是成正比的。因此，要提升文书档案的质量不仅要抓好本身的基础性工作，还须进一步规范文书工作。