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档案在学校档案管理中应用价值探究

发表时间：2020/10/13 来源：《中国教师》2020年11月作者：黄梅珍

[导读] 以探索数字档案在学校档案管理中的应用价值为重点进行阐述，以当下学校档案管理工作开展的具体情况为依据，首先分析数字档案和纸质档案的差异，其次从有助于进行办公文档管理、人事档案管理、财务会计档案管理等几个方面深入说明并探讨数字档案在学校档案管理中的应用价值，再次介绍档案管理数字化制约因素，最后阐述数字档案在学校档案管理中的应用思考，增强学校档案管理的实效性，旨在为相关研究提供参考资料。

黄梅珍百色市田阳区田阳高中 533600
【摘要】以探索数字档案在学校档案管理中的应用价值为重点进行阐述，以当下学校档案管理工作开展的具体情况为依据，首先分析数字档案和纸质档案的差异，其次从有助于进行办公文档管理、人事档案管理、财务会计档案管理等几个方面深入说明并探讨数字档案在学校档案管理中的应用价值，再次介绍档案管理数字化制约因素，最后阐述数字档案在学校档案管理中的应用思考，增强学校档案管理的实效性，旨在为相关研究提供参考资料。
【关键词】数字档案；档案管理；应用价值
中图分类号：G688.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-2051（2020）11-164-01

        档案管理是每一所学校管理体系的重要分支，也是评价学校管理质量的参考指标。而档案管理并非被动化的项目，却可以作用在各级各类管理工作中。也就是说档案管理能够促使学校内部其他项目工作的有效开展，也是学校各项管理工作的重要辅助力量。特别是在信息化社会，信息逐步发展成为重要的社会资源，怎样通过信息资源强化档案管理，值得管理者深入挖掘研究。新时期，档案数字化成为学校档案管理工作的必然趋势，数字档案对在管理中的价值，值得关注。
        一、数字档案和纸质档案的差异
        数字档案主要是依托计算机等先进技术，将以往纸质档案信息转化为数字类型的档案信息并保存在档案中。数字档案和纸质档案的差异是：首先，因为保存媒介不同，数字档案成本比较低，纸质档案的保存需要大量纸张。以一所拥有32名教职工、500名学生的学校为例，该学校每年需要整理的各类档案，如教职工的人事档案、学生档案、财务档案、办公文件档案等四百余份，按照一份档案200张纸计算，400份档案就是八百余张纸，纸张数量巨大。纸质档案还要面对因疏于防潮、防火、防盗、虫害以及自然灾害带来的不可挽回的损失。在单位搬家、整合归并、转运中，有可能丢失纸质材料。然而，数字档案引入高密度的压缩类型磁盘，把相关信息保存在“云”系统内，既节省空间，又节省管理成本。其次，数字档案补充数据信息更为便捷，借助计算机终端，能够随时记录数据，自动完成编目和归档，甚至是筛选及加]，确保信息数据的完整性，迅速查阅计算机检索流程，提高档案管理的准确性。最后，数字档案打破纸质档案管理的时间与空间制约，在终端设备的支撑之下，不管是计算机技术还是手机，都能够随时随地地补充与更换档案，还能够在有急迫需求时调取档案;而纸质档案受地域、时间、空间等方面的限制不能及时供给所需。
        二、数字档案在学校档案管理中的应用价值
        一般来讲，学校档案主要包括办公文件档案、人事档案、学生档案、财务后勤档案，所有的档案信息都是学校在前进发展过程中保存下来的，体现了学校在不同阶段管理工作的基本情况。

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        三、档案管理数字化制约因素
        院校档案管理中引进数字档案管理，在具体实施过程中也陷入一定的困境，多方面制约了数字档案管理的发展进程。具体表现在以下几个方面：
        首先在档案管理思想与方式层面。目前，学校中档案管理引进数字档案已成为必然趋势，硬件设备在逐步建设，但是档案管理的思想相对滞后，系统化的工作模式尚未完全突破以往的手工操作局限性，工作模式得不到创新。数字档案管理便是通过计算机参与信息数据的管理，若管理思想不够新颖，会影响数字档案效用的彰显。因此，使用数字档案要有明确的新的管理思想。
        四、数字档案在学校档案管理中的应用思考
        学校要想最大化地提高数字档案在档案管理中的应用效果，势必要进行有效的方案设计;通过树立良好的管理思想，增强工作者的自身素养;引进档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性;强调数据库开发，构建档案管理体系等，给数字档案的综合使用指明方向，致力于院校档案整体管理质量的提升。
        1.树立管理思想，增强工作者的自身素养
        明确了数字档案的价值之后，学校的档案管理要选择新颖的先进技术，会出现诸多新的管理思想与管理方式，这能体现与时俱进，也会带来一些问题。因此在学校引进数字档案管理思想的前提下，管理者要创新工作机制，确保其有效完成，并将其视为学校档案管理数字化的关键点。档案管理层自身的知识结构会影响档案管理效率，因此应该组建具备现代化先进知识和技能的档案管理队伍，吸取多元化的知识要点，不间断地参与学习活动，更新档案管理思维[7]。特别是档案管理中引进的信息技术，需要安排专业人员进行管理，以今后的学校发展趋势为目标，档案管理者要深入掌握先进技术，从而强化数字档案在学校档案管理中的应用效果。
        2.引進档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性
        学校档案数据是重要的社会资源，与个人隐私及国家机密关联，特别是商业机密及行业数据档案，被利用的概率比较大，因此学校管理者要引进安全管理意识，提高信息安全素养。也就是说处于网络状态中，电子文件、信息的安全意识和技能要强化，对部分档案资料来说，档案信息安全是信息寿命的保障，若信息泄露，档案便会失去保存的价值。应树立安全管理意识，提升对应人员的信息安全素质，使其意识到数字档案管理的保密性，增强档案管理安全保障，使信息足够安全，进而体现数字档案在学校管理中的有效性。
        五、结语
        综上所述，在学校档案管理工作中，要积极引进数字档案，赋予档案管理自动化及智能化。每一所学校都要给予数字档案高度关注，了解数字档案的价值，并且将其巧妙地作用在学校档案综合管理工作中，采取行之有效的措施，健全档案管理体系，如树立管理思想，增强工作者的自身素养，引进档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性，进行数据库开发，构建档案管理体系等，从而为学校持续化的发展与规模扩大提供条件。
参考文献
[1]赵来.浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用[J].办公室业务，2017（23）：73-74.