张婷
黑龙江省龙督公路工程检测有限公司 150000
摘要：在社会信息时代，人们习惯并且依赖于使用信息技术在自己的生活和工作中，在档案建设和管理方面，信息技术的使用也是非常必要的，要想紧跟时代进步就要积极使用新技术并创新管理手段，档案建设信息化是社会发展的必然趋势，也是对档案规划管理效率提升的重要保障。笔者以档案信息化建设和档案管理为主题，具体分析其中的问题与措施。
关键词：档案信息化；档案管理；措施探讨
引言
信息化时代下我国各个行业纷纷开始转型，应用信息技术创新管理方法，加快信息化建设。档案管理也是如此，面对新时期对档案管理工作提出的诸多要求，遵循与时俱进原则，将档案管理模式与信息化紧密融合，开展档案信息化建设的同时，创新档案管理方法。在实践管理期间不断总结经验，明确信息技术对于档案管理工作的积极影响，从档案整理、储存、查询等多个环节着手，切实提升管理工作的效率与质量，解决传统管理模式存在的问题，这是档案管理信息化建设的重要内容。
一、档案信息化管理的主要特点
1.档案信息化管理具有数字化的特点
信息化的档案管理工作模式与传统人工式的管理模式相比，其自身最主要的特点就是能够将纸质的档案信息转化为数字化的数据信息，这样不仅有利于相关工作人员的查阅，而且更方便工作人员的档案管理。这种数字化的档案管理形式，主要是在数据库的基础上开展的，而数据库则是相关单位借助信息技术建立起来的，它能够对各种档案信息进行有效的整理以及科学的分类，使得档案信息的存储更加规范，避免了档案管理过程中的混乱情况，提高了档案管理的工作效率。
2.档案信息化管理具有网络化的特点。
这一工作模式的应用，离不开互联网，而网络化也成为其自身较为突出的特点。对于信息化的档案管理而言，其自身的有效开展主要依托于互联网，而档案信息资料的传输以及查阅也都是借助网络实现的，这样不仅能够提高档案管理的高效性，还能够实现相关单位内部档案信息的共享，降低传统档案查阅工作的繁琐性以及复杂性，促使档案管理本身所具有的价值充分发挥出来。
3.档案信息化管理具有智能化的特点
在信息化的档案管理工作中，智能化是其自身的附加特点，由于这一工作模式本身就具有数字化以及网络化的特征，使得整个信息化的档案管理也逐渐衍生出智能化的搜索及筛选功能，与传统档案管理工作中人工查找与检索的方式相比，智能化会让档案查找与搜索工作变得更加便利。比如，相关企单位的工作人员若想查找某份档案资料，只要在管理数据库中输入关键词，就能够快速找出与相应的档案资料或者与其相关的档案资料，这也为档案管理人员省下不少时间与精力，使其能够更好的兼顾其他档案管理工作环节。
二、档案信息化建设存在的问题
1.资金支持不到位。我国档案信息化建设和管理自身是不能良好发展的，必须要有专业部门的支持和引导，实现信息社会对档案建设的专业性，而且信息技术的发展本就不是一帆风顺的，其中不乏大量的资金投入和物资投入，那么同理可得，想要延展信息技术的应用领域，发挥其在档案信息化建设和管理中的重要作用，首先就要满足其发展过程中的资金需要。在档案信息化建设的研究课题是比较多的，所要做的相关实践也不在少数，但是在资金投入方面的低效应和小比例使实践需要不能被满足，客观来说这严重阻碍了档案信息化建设，在后续的档案管理建设创新方面埋下了隐患。
2.档案管理人员缺乏信息化建设的素质。
新时期档案信息化建设不仅仅要求工作人员负责的态度，还要求工作人员有熟练掌握并应用信息技术的能力，这在信息化档案建设和管理工作上是一个重要更新。因为在档案建设和管理的传统时期，单位招收工作人员对其信息技能的要求可以说几乎没有，也是因为传统档案建设还没有和信息技术融合的原因，但是不可能因为信息技术的使用就换掉所有的工作人员，从而造成了目前许多单位工作人员技术能力不到位的问题。在档案信息化建设和管理工作中没有高超的专业素质，就不能良好的对接工作，在工作过程中出现的失误也不能及时发现，将纸质档案录入信息终端也比较麻烦，不利于整体工作的开展。
3.部分单位对档案管理工作不重视。虽然说档案建设信息化已经被越来越多的单位应用，但是对于如何发挥它的正确作用以及如何进行后续优化并没有准备，许多单位片面的认为应用信息化整理档案方便了自己的工作，但是真正意义上的改变传统档案建设和管理的重点仍然没有落实，个别单位只考虑到了应用信息化做档案管理的优势，但是对于档案管理与信息化建设的本身还是没有形成正确的认识，档案信息化建设和档案管理的实际作用被限制，从领导到基层对档案管理的重要性认识不清，从根本上来说，一旦档案信息化建设发生问题，该单位也无法有效避免。
三、加强档案信息化建设和档案管理的措施
1.改善档案信息化条件
面对档案信息化管理进程不统一的问题，建议从档案信息化条件入手，体现信息化管理的作用，拓宽这一管理模式的覆盖范围，加强各个地区档案信息化建设平衡性。第一，档案管理部门需要积极落实信息化管理模式的创新，从信息技术、硬件设备方面追加投入，使得落后地区也可以切实提高档案信息化管理能力;第二，管理部门致力于组建高水平的管理队伍，精通信息化档案管理技术，消除档案信息化建设期间存在的影响因素。
2.提高单位管理者对档案管理工作的认识。在一个系统的工作环境中，任何工作的顺利进行都不能少了领导的支持和引导，想要形成档案信息化建设和管理的规范程序，首先要让高层领导端正对档案管理和建设的态度，重视各种资料的存档处理。必要情况下单位还可以形成一个独立于专业工作之外的档案管理部门，选择合适的人员进行档案的信息化建设和管理，根据信息技术在其中应用的复杂性和广泛性建立起独立的档案管理部门，实现优质的档案管理。单位管理者首先要明确为什么传统的档案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎样做才能有效防止传统档案管理中的弊端出现，最后就是单位管理层要向工作人员传达本单位的发展意识和发展特点，只有这样才能在综合单位特点的前提下进行档案信息化建设。
3.完善档案信息化安全管理机制
为解决档案管理面临的安全性问题，需要完善档案信息化安全管理机制，针对信息化建设过程中可能出现的安全问题，提出针对性的解决方法。信息化管理制度的完善，一方面可以帮助管理人员明确有效的管理方法，切实加强档案信息化建设的安全性，另一方面也能够使档案和信息技术充分融合，帮助档案管理工作的创新。同时，在档案安全管理方面，所有管理人员可以交流经验，根据以往参与信息化建设总结的经验，制定安全问题的解决方案，优化信息化安全管理机制，这也有利于完善档案管理结构。
结束语
综上所述，针对档案管理信息化建设的实施，其一需要及时转变观念，剔除传统认知，加快融合信息技术与档案管理工作。其二则要加强管理，规避档案管理安全问题，保证档案信息与资料的完整性，满足新时期档案管理要求。
参考文献
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