蔡娇
华润电力（云浮）有限公司 广东省云浮市 527500
摘要：随着互联网信息技术的快速发展，档案数字化已成为我国档案管理事业发展的必然趋势。档案数字化是指利用计算机技术对档案管理进行数字化和信息化转变，可以有效提高档案管理效率，促进我国档案管理事业迅速发展。与此同时，档案管理模式也由以往的纸质档案管理转变为数字档案管理。虽然档案管理模式得以发展，但在其中仍然存在一定的安全隐患，导致是档案数字化的质量和安全保密控制工作受到挑战。为了有效解决相应的问题，本文对提高档案数字化管理的质量和安全保密控制的必要措施展开分析讨论。
关键词：档案；数字化；安全保密控制；必要措施
档案数字化是基于科技水平不断发展的前提下所展开的一种新型档案信息形态。最早在20世纪80年代我国档案管理数字化开始展露苗头，历经多年发展，由于信息技术的不断发展，档案数字化逐渐走进人们的视野之中。档案数字化，究其本质即是纸质档案管理与数字档案管理的转变，利用现有的先进信息技术对各种档案资源进行有效管理。另外，由于现今网络技术的不断发展，其中不安全的因素较多，一定程度上威胁到档案信息的安全保密工作。
一、档案数字化质量和安全保密控制的具体内容
（一）档案数字化质量的具体内容
对于档案数字化而言，其档案管理的质量问题十分重要，只有采用合适的档案管理系统，才能最大程度地发挥档案数字化在档案管理工作内的重要作用[1]。合适的档案管理系统有利于提高档案管理效率，提升档案数字化的质量。为了有效提高档案数字化的质量，首先应当对档案数字化的管理方案和工作准则作出明确规范。其次，采用合适的档案管理系统，从档案管理过程中不断提高档案的管理效率。通过严格控制档案数字化的质量，进一步确保档案数字化工作有效开展。
（二）档案管理安全保密控制的具体内容
档案管理安全保密控制的具体内容主要包含有建立健全的档案数字化管理机制、提高档案管理工作人员的信息安全保密意识、以及提高档案数字化管理系统的安全性能等。特别是应当注重提高档案数字化管理系统的安全性能，防止由于档案数字化管理系统受到外来因素的破坏所导致的信息泄露等问题出现。与此同时，还应当对档案管理人员进行培养，加强其保密培训，有效提高档案管理人员的信息安全保密意识。
二、档案数字化质量控制的必要措施
（一）提高档案管理人员的综合能力
档案管理人员作为档案管理工作的一线人员，只有有效提高其专业能力和档案管理能力，才能进一步保证档案数字化管理的质量[2]。为了有效提高档案管理效率和质量，应当致力于不断提高档案管理人员的综合能力。为此，有关部门应当加大培养档案管理人才的投入力度，不断引进综合能力高的档案管理人才。与此同时，为了提高管理人员的技术水平，有关部门还应当对档案管理人员定期培训，根据其实际能力对工作岗位进行合理安排，避免管理人才的流失与浪费。在用人选拔时，应当个人专业能力和道德品质相兼顾，选择做事认真负责、责任心强的员工，使档案数字化管理的质量得以有效提高。
（二）细化档案数字化管理的结构划分
为满足档案数字化管理的基本准则，提高当下档案数字化管理质量，必须细化档案数字化管理的结构划分。相关部门应当科学、合理地细化档案数字化管理的结构划分，将其划分为基础数据信息、档案储存数据信息以及高端数据信息三个层次，将档案数字化管理工作的各项分工细化。
与此同时，将档案数字化管理的具体工作落实给每一位管理人员，使其明确自身的工作目标，进一步提高档案数字化管理效率，严格控制档案数字化质量标准。
（三）建立健全的档案数字化管理系统
为了最大程度上提高档案数字化的管理质量，确保有效地发挥档案数字化管理的重要作用，应当积极建立健全的档案数字化管理系统，为档案信息管理提供合理、可靠的机制保障[3]。首先，利用先进的信息技术软件将档案数据信息的采集、录入以及存储等工作有效落实到位，可以有效降低档案数字化管理过程中档案数据信息乱码、丢失等错误的出现。其次，建立健全的档案数字化管理系统可以有效提高管理人员的工作效率和质量，利用先进的管理技术降低管理人员的工作压力，使其能够有充足的时间去提高档案数据的精准度。
三、档案数字化安全保密控制的必要措施
（一）运用科学的安全保障技术
现阶段我国档案数据丢失或损毁的现象屡见不鲜，为了降低此种现象的发生率，必须在档案数字化管理工作中运用科学的安全保障技术，从根本上保障档案数据信息的储存。通过合理地优化档案数字化管理系统的内在程序，进一步提高档案数字化安全保密性。首先，可以设立防火墙并加强网络监测，实现对档案数据信息的初步安全保密。其次，还可以对档案管理工作中的重要档案数据信息进行加密，对其进行二次防护。最后，在系统内网中设置安全程序防止病毒入侵造成档案数据信息损毁。
利用科学的安全保障技术，可以有效防止内部档案数据信息丢失或损毁，对于提高档案数字化安全保密工作的安全性具有重要作用。
（二）深入贯彻落实档案数字化安全管理制度
在档案数字化管理工作中，必须深入贯彻落实档案数字化的各项安全管理制度，明确档案数字化管理工作开展的基本程序和制度要求，进一步对不同等级档案管理的追责制度进行明确规定，确保档案数据信息具有安全、保密的储存环境[4]。首先，应当面向各个管理人员普及必要的档案数据安全保密知识，做好基层管理人员档案数据安全保密的培训工作。其次，对不同层次的档案数据信息进行分级加密，并设立高、中、低三个层次的查阅权限，对档案数据信息的查阅进行严格审批，使其在安全的环境下进行查阅，进而达到保障档案数字化数据信息的目的。
（三）营造安全、保密的档案管理氛围
开展档案数字化的安全保密控制工作，应当注重档案管理氛围的营造。只有安全、保密的档案管理氛围，才有利于培养档案管理人员良好的管理习惯，有效提高档案数据信息的保密性。首先，可以加强档案管理人员的安全保密意识的培养，对于档案管理工作一线人员进行相应的安全保密教育，从而进一步提高档案数据的安全。其次，营造安全、保密的档案管理氛围，树立管理人员的安全责任心，使其注重对档案数据信息安全问题的排查，有效实现对档案数据信息的合理保护。
结束语：
档案数字化已经成为我国档案管理工作发展的现状，其中对于档案数字化的质量和安全保密控制问题需要引人重视，严格的安全保密控制很大程度上影响了档案数字化的工作质量。在档案数字化管理过程中，管理人员应当实事求是，根据档案管理的实际情况采取科学的安全保障技术，提高档案数据信息的安全性。同时，档案数字化管理人员应当对档案数字化的质量和安全保密控制的主要内容和必要措施加以重视，进一步提高档案数据化管理工作的质量和安全保密性。
参考文献：
[1]孙晓芳.档案数字化的质量和安全保密控制措施[J].卷宗,2018,(13):54.
[2]王益平.浅议档案数字化的质量与安全控制[J].赤子,2018,(19):136.
[3]张丽.档案数字化的质量和安全保密控制[J].办公室业务,2020,(12):183-184.
[4]于广含.档案数字化及安全保密控制的对策[J].魅力中国,2019,(42):378-379.