基于在建项目工程档案信息化管理的现状及对策探讨--中国期刊网

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基于在建项目工程档案信息化管理的现状及对策探讨

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：胡伟萍

[导读] 摘要：档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，而且也能够实现信息资源的合理配置和科学管理，让档案信息以及项目的管理系统对接，实现无缝连接的目标，可对项目在建设期间的所有文件进行严格管理，还能做到对项目全过程的动态监控，确保工程档案的准确性、完整性以及系统性。

        清远市建设工程质量检测站广东省清远市 511515
        摘要：档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，而且也能够实现信息资源的合理配置和科学管理，让档案信息以及项目的管理系统对接，实现无缝连接的目标，可对项目在建设期间的所有文件进行严格管理，还能做到对项目全过程的动态监控，确保工程档案的准确性、完整性以及系统性。
        关键词：在建项目工程；档案资料；信息化
        一、在建项目工程档案信息化管理及数字化的必要性
        基建工程项目建设施工过程中通常会产生大量有保存价值的文字、图表、音像等资料，而且这些材料的来源涉及到建设单位、施工单位、审批部门、监理部门、财会部门等，资料形成的过程又与基建工程进展过程具有高度统一性，即立项、实施、运行、竣工，因此基建工程档案材料之间又具有典型的连续性、整体性与系统性。
        基建工程档案实现数字化及信息化管理必须具备一定的条件，只有在合适的条件下才能够实现基建工程档案的信息化管理模式。首先现代计算机相关设备及信息传输、存储设备等硬件是实现档案数字化与信息化的基础固件条件；其次现代计算机技术、数字技术、信息传输技术、网络技术等是档案实现数字化与信息化的技术支撑，实现基建工程档案信息化管理系统功能的技术保障；再次科学的资料文件整理是档案数字化的前提；最后建设合格的档案管理队伍是档案信息化管理实施的人力保障。
        二、在建项目工程档案信息化管理现状
        1、档案资料管理制度有待进一步完善
        我国对在建项目档案资料有着明确的管理标准，但在工程施工承包合同中，却没有就在建项目工程档案资料的收集和整理进行明确的规定。这就导致在建项目工程中的各施工单位未能严格按照相关法律法规以及合同内容进行档案资料的收集和整理。从而造成档案资料缺失，往往会在项目竣工前对遗失的资料进行临时制作，而不是对在建项目工程的实际情况进行完整地记录，这使得相关资料的真实性难以得到保障。
        2、档案管理现代化技术手段不足
        目前，项目工程档案管理的技术手段落后，缺乏现代管理措施与手段，直接阻碍了项目工程档案的信息化发展。在项目工程的管理当中，缺乏对档案的信息化软件引进和升级，档案管理人员专业化水平不足，因此，导致项目工程档案管理现代化技术手段不足，档案管理与实际的信息化需求不符，管理的技术手段较为落后。
        三、在建项目工程档案信息化建设对策
        1、完善档案信息化制度
        档案工作是项目工程顺利施工的组成内容，而想要实现档案信息化建设就要注意制度完善。通过完善的档案信息化制度对管理人员行为形成约束、认识到档案建设的重要作用。所以，完善的法律制度也是确保项目档案信息化建设的根本途径，是业主和参建单位档案管理主要根据。首先，结合工程项目各阶段的档案管理需求，设置档案管理团队、信息技术团队、档案管理网络体制，制定相关管理制度，例如：《档案管理规定》、《项目档案整理实施细则》、《公司档案分类编号规则》、《电子档案管理细则》等。

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        2、增强档案人员信息化能力
        随着社会信息化，网络化、数字化的运用与增加，档案业务也随之不断地改进和更新，对档案管理工作提出了更高的要求。而档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、质量和水平。无论是电子档案，还是纸质等载体档案的电子化，其内容信息是数字化，文档处理需要一体化，档案数据资料的保存是技术化，开发利用形式是多样化，这就造成了档案数据资料的管理与纸质等载体档案管理的本质区别。档案部门要运用好高科技，更好地为社会提供优质服务，就必须拥有一支具有适应时代要求的高技术人才队伍，加强对档案管理队伍的业务技能培训，以提高对计算机软硬件操作、各类摄录机器使用、网络环境安全维护、电子档案有效建立与信息资源开发等，以适应企业电子档案的信息化建设步伐。通过他们将档案资源的潜在价值运用高科技手段准确迅速、全面方便地提供给社会，实现档案管理现代化。在改革开放和社会主义市场经济条件下,档案工作面临着许多新情况、新问题,所以这就要求广大档案工作者必须要不断地加强学习。在数字化渗透到每一个领域的今天，档案管理部门应该勇敢地站起来，迎接挑战，将数字化技术运用到档案管理工作中，并将其运用得更好、更出色，从而改变以往手工作坊似的落后面貌，实现档案管理的现代化，实现档案资源和档案工作者劳动成果的价值体现。
        3、引进先进管理软件、提高信息化管理水平
        项目工程档案管理，需要引进先进的档案管理软件，提高信息化管理水平。先进的信息化软件，有利于提高项目工程档案管理的效率。首先，需要引进先进的管理软件。随着科技的发展，档案管理已经进入信息化和数字化的时代，然而，项目工程档案管理仍然是纸介质档案管理为主，不但工作量大，而且不利于档案信息的保存。因此，引进先进的档案管理软件已经是当前刻不容缓的事情。先进的档案管理软件，不但方便保存，而且有利于档案的分门别类，便于查阅资料，便于对接。其次，需要提高信息化管理水平。一方面，需要对原来的档案管理人员进行系统化的专业培训，提高其信息化管理方面的知识水平，让档案管理人才建设与项目工程档案管理的发展与时俱进。
        四、案例分析
        随着某一项目建设工程的顺利通车，工程档案工作也基本做到了跟工程建设同步进行。该项目中，我们采取有利措施规范档案管理。针对各施工的实际情况，在档案管理过程中，采用工程档案质量、进度与直接与工程计量及奖金有效结合，促进了档案整理工作的有效进行；加大力度统一进度，使各施工单位的工程档案资料都能做到跟工程同步；充分发挥层级责任管理体制，严格控制工程档案的质量准确无误，计划落实有效。同时，也对公司其他项目档案工作进行了及时有效的指导。如不定期地指导、跟踪管养中心办公大楼、季华东延线、禅西大道各参建单位的资料收集。此外，结合工程档案进度。邀请档案主管部门对己形成的档案进行审查，密切与监督部门联系，及时整改监督部门提出的问题。对各单位档案的质量、进度情况进行综合评价，让整个档案工作基本处于受控状态。在通车后一个月内实现资料基本交齐，争取在工程交验3个月内提交合格的竣工档案。
        五、结语
        总而言之，工程在建项目档案信息化建设应立足于多方面、全过程，才能更好的为工程项目所服务，提高档案信息化建设水平。
        参考文献
        [1] 张蕾；信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理[ J ]；中国管理信息化，2018(06).
        [2] 李娜；提升档案管理水平的对策研究[ J ]；中小企业管理与科技 (中旬刊)，2016(10).