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信息化背景下政府档案保密工作存在的问题及对策

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：齐丰

[导读] 摘要：政府档案保密工作具有极其重要的价值，每一位员工在工作中也必须要遵守保密原则，尤其是在网络技术迅速发展的现代社会，政府档案保密工作面临越来越多的挑战，为此，在信息化背景下的政府档案保密工作，务必要精准定位，与时俱进，不断拓展新的功能。

        科右前旗科尔沁镇人民政府内蒙古兴安盟 137400
        摘要：政府档案保密工作具有极其重要的价值，每一位员工在工作中也必须要遵守保密原则，尤其是在网络技术迅速发展的现代社会，政府档案保密工作面临越来越多的挑战，为此，在信息化背景下的政府档案保密工作，务必要精准定位，与时俱进，不断拓展新的功能。只有做好档案的保密工作，才能够确保档案的完整性和安全性，进一步维护国家与集体的根本利益。本文就信息化背景下政府档案保密工作存在的问题及对策做简要探讨。
        关键词：信息化背景；政府档案；保密工作
        随着经济与信息技术的不断发展，档案变得复杂化、多样化和具体化。在开放利用档案的同时，档案保密问题也随之产生，所以目前的首要任务就是做好政府档案保密工作。信息技术的发展为档案信息的收集和利用提供了很多方便，但同时也存在了一些难题，必须在档案保密工作中敲响警钟，因为在信息化背景下，总是出现一些因为计算机网络而泄露国家机密的案件。另一方面，档案是党和国家各项工作与人民群众各个方面的真实记录，能够促进我国各个领域的发展，所以必须要着重关注政府档案的保密工作。
        一、信息时代下政府档案保密工作存在的问题
        首先保密意识薄弱，信息技术的发展，让对外交流和合作的情况变得越来越多，所以保密教育在一定程度上有一些放松，有一部分档案保密工作人员并没有具备相应的警惕性，所以会导致这项工作存在较大的危险。再加上一些自动化设备和通讯工具，都被广泛应用在很多单位的办公中，虽然能够有效的提高工作效率，但是也有可能发生秘密档案与文件在传输过程中出现泄露的情况。计算机、激光、红外线等高科技的广泛应用，让保密和窃密之间的“战争”越来越激烈，这对政府档案保密工作来说挑战极大。其次专业的档案保密工作人员比例并不高，现有的管理队伍中，整体素质不够高，他们中的有一部分人缺乏敬业精神、服务意识以及管理创新的意识。在一些政治经济活动中，有一些员工并非不知道保密协定，他们只是为了利益才会违反协议的规定，泄露政府的保密档案，只为换取对方许诺的利益。最后，现有的管理体制机制不够健全，并没有充分发挥档案管理者的主动性、积极性和创造性，这一工作还缺乏竞争意识和激励机制，导致有部分资源利用率较低，无法适应社会的需求［1］。
        二、信息化背景下加强政府带来保密工作的具体对策
        （一）加强规范化的管理
        加强规范化的管理，首先在工作中必须要严格按照保密规范的标准，做到有法必依、执法必严、违法必究，其次要主动接受相关部门对调密工作的监督与指导，清查并鉴定涉密的文件与档案资料，将保密与非保密的界限严格划清，这样才能够确定哪些档案能够开放利用，哪些能够限制在一定的范围内使用，哪些不能提供使用，这些准备工作做好之后，才能够为接下来的规范化保密工作奠定良好的基础。与此同时，为了让政府档案保密工作向制度化方向发展，必须要建立划定密期制度，这样到期就可以自行解密，还要建立调密通知单制度，这一制度的建立是为了让一些还在保密期间档案资料在发生一些变化时，能够提前下发通知告知档案室，能够更好的衔接后续的工作，同时也能够及时掌握档案保密的变动情况，当然涉密档案标准制度也要建立，这可以进一步加强规范化的建设。由于在实际的政府保密工作中，有一些单位总会将保密文件和非保密文件混合在一起，在这种情况下也会有可能出现工作上的漏洞。

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为此可以采取分段治理，对于保密级别的文件进行单份的盒装保存，这样可以为日后的查找提供便利。为了科学有效的管理所有保密文件，还可以按照文件保密的等级编制目录。又由于信息技术的发展，电子档案应运而生，但是要存有纸质档案，这是档案保密工作的基础部分，所有档案工作者必须要做好这部分的内容［2］。
        （二）提高档案保密工作人员的素质
        随着经济的发展，政府单位对档案保密人员的素质和政治水平都提出了新的要求，尤其是他们的文化业务素质，不但要求他们具备一些传统档案保密工作的知识，还需要了解一些最新的高科技和新的密保知识，这样才能够做到保护国家的秘密。所以保密工作的高层领导人员可以派遣一些管理人员去学习有关的知识和制度，这样才能够提高保密人员的政治思想素质，与此同时，保卫工作人员还需要熟悉传统的档案管理和保密知识，这样在实际工作时才会熟练的使用。除此之外，档案保密工作人员还需要提高自身的学习能力，了解这项工作目前的新形式，对于一些科学技术也需要有一定的了解，管理人员也需要多采取一些方法进行培训，提高工作人员的知识水平，只有不断补充新的知识，才能够让保密工作人员成为复合型人才，为保密工作做出自己的努力。
        （三）提高档案保密技术
        信息技术的发展使得计算机在大量管理中得到了较为广泛的运用，所以管理模式也要进行一定的创新，这样才能够让档案保密工作更加安全有效。一方面，要对档案工作者进行网络知识的培训，尤其是涉及到计算机网络的保密知识培训，另一方面还要构建以信息系统为主体的档案保密工作约束机制，只要保密文件涉及到网络，要实行物理隔离，还需要定期检查网上的信息，确保保密信息没有在网络上出现。在一些内外网文件管理中，还需要按照相关的规定做到专机专用，最好做到涉及到保密工作文件的计算机不联网。针对现如今越来越先进的窃密手段，必须要研究新的保密手段，如果不进行有效的完善，无法适应信息时代背景下工作的需求。所以大宝与管理人员必须要提高自身的综合素质，学习与计算机相关的各种技术，进一步提高保密技术的手段，在不断的研究与实践中，寻找出有效的技术手段，让档案的保密工作更加全面［3］。
        结束语
        通过全文的分析可以知道，社会的发展和进步，让信息技术的运用变得越来越广泛，而档案资源具有的社会价值也被公众认知，所以档案的保密和利用工作必须要全面，毕竟政府保密工作的好与坏，会直接影响到国家与人民的安全和利益，因此要在完善这项工作之中的同时要严格做好保密工作，充分合理使用档案资源。只有这样才能够提高档案保密工作的效率，维护国家的安全和利益。
        参考文献：
        ［1］宋芸.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].才智（26期）：335.
        ［2］聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].城建档案，2015，No.194（11）：61-62.
        ［3］欧阳小弟.信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议[J].传播力研究，2019.
        作者简介：
        齐丰，出生年月：1982年8月10日，性别：男，民族：汉，籍贯：天津市，学历：大专，职称：档案管理员。