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新形势下办公室行政管理工作策略研究刘强

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：刘强

[导读] 摘要：办公室是是一个联系上下级部门、传达指令文件的纽带，在企业或者单位中起着很大的协调作用。

        唐山市引滦工程管理局迁西渠道事务中心河北唐山 064300
        摘要：办公室是是一个联系上下级部门、传达指令文件的纽带，在企业或者单位中起着很大的协调作用。在科学技术广泛应用到社会各个方面的情况下，做好企业办公室行政管理工作有着比较大的挑战，作为企业未来发展的目标与方向，实现办公室行政管理精细化，可有效降低企业的成本，增加企业的竞争力、提高企业的管理水平。本文以办公室行政管理作为研究对象，通过落实精细化管理思路、健全管理制度等方式，实现对办公室行政工作的精细化管理。
        关键词：新形势；办公室；行政管理
        1导言
        办公室是企业开展管理工作的重要场所，应当确立科学管理的工作方式，精准办公，减小管理成本，提高办公效率。日常管理中，办公室内工作繁重，细节较多，采用精细化管理工作方式有利于确立办公室行政管理的风向标，实现了管理理念的精细化，并以此为指导对企业行政管理工作进行监督与管理。
        2办公室行政管理的意义
        现代化企业经营与管理过程中，办公室内的行政管理是企业内的综合性管理工作，该项工作主要包含行政事务方面和办公事务方面的管理。从企业规章制度的完善和落实，到企业员工的福利与安全卫生，这些内容都属于办公室行政管理范畴。
        3办公室行政管理现状
        3.1企业管理人员的管理意识淡薄
        企业管理人员的管理意识对实现精细化管理具有重要作用，如果企业管理人员充分具备精细化管理意识，那么在制定各类办公室制度与规定时，能更加细致、客观地面对自身的不足，并根据现实情况制定出具有重要指导意义的整改措施，实现措施的科学性与规范性。如果企业管理人员的精细化管理意识淡薄，则易导致企业管理水平滞后，管理工作漏洞百出。
        3.2企业无明确管理目标
        我国很多企业在经营管理过程中，仍采用以往传统的管理模式，缺乏明确的管理目标，未从实际出发，管理措施不具有组织性与计划性，仅凭经验办事，盲目管理，盲目经营。部分企业甚至未建立完善的绩效考核制度，由于分工不明确，未将员工岗位职责与薪酬进行有效挂钩，导致员工工作积极性高，甚至缺乏企业归属感，当问题发生时，出现责任推诿情况。因此，在企业的经营管理过程中，为提升企业的整体管理水平，需树立明确的管理目标，再根据管理目标细化管理工作，以便达成预期效果。
        3.3制度发展的滞后性
        受传统的行政管理因素的影响，企业众多行政管理人员在日常工作中仍旧存在一些不良风气和陈旧作风，不能够满足企业在新时期的发展需求。与此同时，承袭传统行政管理模式，工作的重点并没有随着时代的发展进行调整，并不具备可实践性，不仅消耗企业大量的时间和精力，还难以为企业带来良好的改革效果。传统的经营管理形式并不是完全不值得学习和传承，即便是传统的管理制度中存在一定的局限性和落后性，但是传统企业管理文化中业精于勤等管理理念依然具备传承的价值。因此，在新时期行政管理部门需要将传统管理与现代管理有机的融合在一起，做到去粗取精，并形成科学的管控方法，推动企业全面发展。

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        4办公室行政管理工作策略
        4.1根据对精细化管理理念的认识，细化行政管理工作流程
        从意识入手，让意识成为行动的先导，企业管理者和基层员工需要对精细化管理理念有着充分的认识，使其作为提高企业市场竞争力的突破口。现如今，国内能源行业和交通行业已经引入了市场竞争机制，市场环境与市场经济体制紧密相连，为了加强企业对管理工作的重视，办公室行政管理工作的开展应当紧紧跟随时代的发展步伐，突出该项工作在组织协调和监督管理方面的内容。企业内的各项工作主要由各种小事组成，小事内包含较多的细节，日常事务性工作比较单调，但这也是行政人员的工作。从企业领导层到基层员工，应加强对精细化管理理念的认识，办公室人员更应该发挥带头作用，将精细化管理工作纳入企业的管理范畴，促使办公室行政管理从粗放型转为精细化，使行政管理工作的流程进一步细化。
        4.2提升企业员工职业素养
        为实现企业办公室行政管理精细化，需对员工提出更高要求。企业管理人在精细化管理过程中，为员工提供良好的学习平台与培训机会，在增加员工理论知识、技术操作能力的同时，确保员工职业素养的提升。让员工将获得的技能与素养有效运用到企业的日常工作中，促进工作效率与工作质量的提高。
        在员工的实际工作中，培养其团结协作意识，充分认识团队合作的重要性，建立相互理解、相互鼓励、良好融洽的同时合作关系，营造健康、和谐的工作氛围，增强员工的归属感。
        实现办公室行政管理精细化，需严格把控细节，规范员工的操作规范性，让员工在工作中，养成注意细节、严于律己的精细化工作习惯，调动员工的工作积极性，让员工在实际工作中，善于发现问题，及时解决问题，摒弃以往落后的工作方式，结合最新的理论与技术，促进办公室整体工作效率的提升。
        4.3健全办公室行政管理制度
        科学完善的管理制度是维持企业正常运营的重要前提，将奖励激励机制和约束机制相融合，有利于调动企业员工的工作自给性，并依靠硬性条约规范其行为。办公室行政管理工作主要针对企业的内部管理而开展，所涉及的内容很多，为了在办公室内营造良好的工作氛围，企业应当健全管理制度，依照企业自身需要建立规范化、系统化的行政管理流程，做到工作有章可循。办公室行政管理工作的精细化，应当从自身情况入手，依靠完善的制度为行政管理提供支持，鼓励员工积极参与制度的实施，通过采纳各方人员的意见，取其精华，保障企业精细化管理制度的完善性。制度的落实有利于各岗位职责，完善企业员工考核标准，详细划分办公室人员的职能，依靠制度规范员工行为，制定员工责任说明书，使工作人员在执行相关工作任务的同时能够意识到自身的职责和权限。
        4.4改良行政管理手段
        首先，企业管理者必须意识到现代社会发生的转变，积极学习现代管理思想，并构建分级管理模式，根据单位制定的发展战略目标，调整内部人力资源结构，设置专项资产管理小组、优化中间管理组织，打造宏观管理部门，每个部门的工作都需要经过精心筹划，不能让各部门职务存在耦合的问题，同时根据项目作业特征，制定科学的管理流程，确保项目可以正常的运行。其次，需要建立绩效考核机制，在人才经济时期，需要挖掘员工的潜在价值，为企业发展提供强大的推动力，采用绩效考核的方式可以激发职员工作热情，还能辅助人力资源管理，让企业各项工作均能按照前期制定的流程推进。
        结束语
        综上所述，作为企业必不可少的管理部门，办公室责任重大，所需处理的事物较为繁杂，在企业经营管理中占有重要地位。办公室人员应积极主动转变政府职能，做一个服务型政府，做一个受人民爱戴拥护的领导班子，为中国的行政建设作出自己应有的贡献。
        参考文献：
        [1]何平.实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].办公室业务，2020（06）：6+20.
        [2]韦新.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].大学教育，2016，No.72（6）：185-186.