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事业单位在职和编外人员档案管理存在的问题及应对措施探讨

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：陈红妹

[导读] 摘要：档案能够确保事业单位的有效、协调和有序运作，国家为事业单位开发了档案管理制度，各单位应严格执行，以反映该制度的规范性和严格性。

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        摘要：档案能够确保事业单位的有效、协调和有序运作，国家为事业单位开发了档案管理制度，各单位应严格执行，以反映该制度的规范性和严格性。本文对事业单位在职和编外人员档案管理存在的问题及应对措施进行了探讨，希望能为业界同行提供参考。
        关键词：事业单位；档案管理；问题
        1 引言
        如今，许多事业单位随着交易量的增加，雇用许多外部人员的现象已经很普遍。在职员工和编外人员具有不同的人事关系和不同的人事档案管理，区分内部人员和编外人员之间的档案管理异同，避免档案纠纷，并为雇主提供更好的服务。归档者的目标是根据情况，调整其管理方法并找到有效而实用的归档管理的关键。事业单位档案管理流程必须始终如一地实现标准化和灵活性、权利和责任的兼容性以及同等重视制定和实施的三个原则。做好档案管理，需要机构领导和专业人员的重视，需要高专业水平的人员，要求硬件保护和适当的相关管理系统。只要具备以上四个要点，事业单位就可以在档案管理中正常运行，并且可以在事业单位中发挥良好的作用[1]。
        2 编内人员与编外人员档案资料的区别
        （1）不同的内容格式和制作程序
        由于工作参与的时间和方式不同，人员的经验不同以及随着时间的推移归档管理标准的不同，与非编外人员相比，编外人员的归档材料更加复杂和不完整。这些档案会因人而异，并且由于当时管理人力资源文件的不规范性，相关部门的批准也有所不同，证明、批准和文件也有所不同。格式可能是手写的，也可能是打印的，甚至是复印的。所用纸的厚度也不同，编外人员从大学或中学毕业后基本上是自主选择工作的，该过程很简单，不需要相关部门的批准。（2）用途上有区别
        在职人员关系由政府人力资源部处理，工资和福利包括在国家预算中，退休福利由政府或相关机构承担，与服务年限和薪资计算有关的所有材料都必须发送到国家人事部门批准，有关资料被用作批准文件工资和退休金的直接基础。另一方面，编外人员的工资和福利由雇主决定，退休金的利益取决于社会保险机构，因此，某些档案材料不会用作计算退休金的基础，而只是为将来专业晋升提供参考。
        （3）不同的档案管理机构
        在按照中央组织单位于2009年发布的《干部人事档案材料收集归档规定》收集、整理和审查后，在职人员的个人档案之后符合《干部档案工作条例》，由部门的上级组织部门或内部人事存档组织管理。编外人员档案可以由雇主根据个人情况进行管理。或者用人单位可以根据《流动人员人事档案管理暂行规定》进行管理，将每年生成的存档材料转移到政府人员档案管理机构[2]。
        3 人事档案管理的重要性
        档案是社会个体成长过程的重要记录，包括从个人开始接受教育到退休，他的基本个人信息、家庭背景、思想和政治观点、工作经验以及因在社会上工作而受到的各种奖励和惩罚。对于事业单位的档案管理部门来说，维护、更新和传递组织内的人员档案也是一项非常重要的任务。
        对于事业单位的员工，如果文件存储在其工作所在的组织中，并且非常定期且及时地更新文件，这也是对他的言行举止的无形的约束，职业资格和各种奖惩被真实地记录在一个人的档案中，并作为永久记录存在。另一方面，如果单位组织可以管理员工的文件，则还可能表明该组织非常重视员工，从而增加了员工对组织的归属感。
        4 当前事业单位档案管理中的问题
        （1）编外人员档案管理制度不健全
        关于管理制度，诸如《干部档案管理条例》、《干部档案整理细则》之类的相关法律法规按要求应当已经执行多年，但是由于某些原因，在特定的程序执行上始终无法彻底落实，不同的事业单位之间没有在系统内部形成了一系列流畅的操作规范，档案管理和建设工作是基于多年的经验进行的，缺乏新规范的落实和实施，并且发展总是缓慢的。一些事业单位的档案管理系统不够完善，并导致一些直接相关的问题，例如缺乏对档案管理的监督、缺乏管理的标准化以及文件配置和分类的混乱，从而导致业务中断。

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例如，为了缩短流程，某些单位会直接丢弃需要分类和存档的文件，没有遵守规范的流程，这是档案管理的巨大损失[3]。
        （2）不重视编外人员档案管理
        当前，事业单位中的编外人员管理趋向于在职人员管理，但是它们还没有开始增强这些雇员的日常管理和档案管理。因此，编外人员档案存储在本地人才中心或社会人才公司中，尚未移至其代理机构。在招募编外人员的过程中，未拆包和检查编外人员档案，未与编外人员签订定期合同，就完成了入职程序。编外人员工作流程相对忽略档案管理，没有分配专门人员来创建员工的个人档案，并且档案的内容不会更新，这忽略了编外人员档案管理。
        （3）数字信息技术在档案管理中的应用水平不高
        数字信息技术也迎来了飞速发展的时代，政府在数字信息技术的发展中投入了大量的财政和人力资源支持。数字信息技术的出现解放了事业单位中对文件和信息的手动收集和管理。但是，仍然有许多事业单位可以将数字信息技术应用于档案管理，数字信息技术广泛应用于各个行业和领域。当然，档案管理需要适应时代，事业单位必须积极合理地使用数字信息技术进行档案管理，这不仅可以科学有效地提高工作效率和准确性，而且还减少了收集和整理档案和信息的大量人力工作，随着数字信息技术的出现，事业单位中的档案管理将变得非常简单。
        5 完善事业单位人事档案管理的有效措施
        （1）完善编外人员档案管理制度
        事业单位应建立编外人员档案管理系统，并聘请专人管理编外人员档案，并与当地人才中心建立联系。编外人员办理入职时，管理人员需要查看过去的档案信息并留心记录的项目。在事业单位内部，可以为编外人员创建内部文件，以便使用人才中心中的个人档案进行全面管理[4]。员工的工作流程要求及时颁发特定的证书和数据副本，如果其中包括对档案的任何补充或更改，人才中心将进行交接，以确保文件信息准确客观地反映当前的工作状态。
        （2）提高对编外人员档案管理的认识
        目前，事业单位一般对编外人员的关注度不高，这表明事业单位需要在各个方面改进和完善其编外人员管理系统，包括档案管理。因此，事业单位需要摒弃过去的旧观念，提高对编外人员档案管理重要性的认识，并做出更多努力以更好地管理文件。
        （3）提高档案管理的信息化水平
        在互联网的背景下，大数据和云计算被广泛应用于各个领域，事业单位人事档案管理需要与时俱进，利用计算机、扫描仪和管理软件进行人事档案管理[5]。设备、技术和大量纸质文件信息被录入到计算机，并且通过技术处理，诸如文本、照片和语音之类的有价值的信息被转换为数据，同时保持纸质文件和个人电子文件。
        6 结束语
        总体而言，为了能够更好地进行档案管理，所有事业单位的工作人员都应充分意识到这项工作的重要性，并结合当今的发展需求，加强人员培训，使之具有一定的专业水平，提高员工的综合素质。根据从传统的档案管理模型到现代管理模型的发展，开发一套完整的管理体系，这在很大程度上提高了事业单位的工作效率。
        参考文献
        [1]臧习环. 事业单位编外人员管理存在问题及对策[J]. 人力资源管理, 2012, 000(003):48-48.
        [2]谢莹, 谢贤. 事业单位编内人员与编外人员人事档案管理之比较分析[J]. 黑龙江档案, 2012, 000(001):84.
        [3]朱桂林. 事业单位档案管理存在的问题和应对措施研究[J]. 环球市场信息导报, 2018(17):150-150.
        [4]董建峰. 事业单位档案管理存在的问题和应对措施[J]. 信息记录材料, 2018, 019(005):159-161.
        [5]朴香丹. 事业单位档案管理存在的问题和应对措施[J]. 神州, 2018(18):261-261.