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人力资源档案管理存在的问题及措施梁群

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：梁群

[导读] 摘要：人力资源档案管理工作的意义就是对人员资料信息进行归纳总理，为各单位领导决定投资方向和引进人才的级别做一个重要的参考依据。

        单县财政局山东省菏泽市单县 274300
        摘要：人力资源档案管理工作的意义就是对人员资料信息进行归纳总理，为各单位领导决定投资方向和引进人才的级别做一个重要的参考依据。因此，提高人力资源档案管理工作的质量和效率可以有效的促进单位的快速发展，并给单位带来一个有序、高效的运营环境。做好人力资源档案管理的建设和管理工作，是保证人力资源开发和利用的前提。需要加强对人力资源档案管理工作的重视程度，促进企业得到进一步的发展。所以有必要对人力资源档案管理存在的问题和措施进行进一步的探究。
        关键词：人力资源；档案管理；企业组织
        引言
        人力资源管理是通过企业内部的科学合理的劳动人员分工配置管理以达到最具优势化的企业管理效果、构建成熟的企业人事系统的重要环节。人力资源管理其中的档案管理，总结个人的工作经历、思想品德和任职情况等方面，为企业组织的工作分工提供依据。下面，笔者将围绕着人力资源档案管理存在的问题及措施进行探究。
        1人力资源档案管理存在的问题
        1.1企业组织缺乏对人力资源档案管理的重视
        对于大部分的企业单位来讲，都只会将企业的利益放在首位，如何能够让企业在短期内获取做大的利益成为了企业领导最关心的问题，他们往往会忽视人力资源档案管理工作给企业发展带来的好处。目前企业内部管理存在只重视利益和员工绩效、忽略了员工档案保存管理的重要性，由于企业组织缺乏对人力资源档案管理的重视，造成企业领导层不能够良好的以人力资源档案为依据对员工进行管理，企业人力资源得不到有效整合，直接影响企业经济效益。
        1.2人力资源档案管理硬件设备不到位
        人力资源档案管理在多数企业组织中得不到有力的硬件支撑，员工的原始档案多以纸质为主，长时间的使用和保存不当，直接造成人力资源档案字迹模糊不清、页面霉变虫噬等现象，人力资源档案管理硬件设备的缺乏，降低了档案存储管理质量，影响档案的可查性。
        1.3企业组织内部缺乏对人力资源档案的真实性考究
        人力资源档案是员工个人的相关任职履历的总合，对企业组织领导层的人力资源管理决策有极大参考价值。人力资源档案中存在个别员工为一己私利而档案造假现象，对企业组织内部管理产生极大迷惑性，人力资源档案的真实性直接影响企业内部发展。
        1.4人力资源档案管理技术较为滞后
        随着现代化社会的不断发展，在进行人力资源档案管理的过程中，应该转变传统的人工记录管理模式，积极采用新时期下的新技术，采用信息化技术进行认识档案管理。在信息技术不断得到完善的当今社会，计算机技术在各领域都得到了普遍的应用，成为现代化办公中的支撑性技术。但是在人力资源档案管理工作中，很多先进的技术手段还没有得到充分的利用，这是导致人力资源档案管理效率得不到提高的一大原因，这也造成了一定程度的资源浪费。
        1.5人力资源档案管理人员素质偏低
        许多的人力资源档案管理人员因为长期受到传统观念的束缚，加上对档案管理的认识不足，重视程度不够，使得他们的日常的档案管理工作中无法胜任，并且传统的档案管理工作枯燥乏味，使得档案管理人员也频繁的更换。因此，很多企业单位的档案管理人员都身兼多职，一岗多职，对档案管理工作兼而不顾，导致档案管理工作混乱，企业职员个人信息得不到保障。随着企业规模的不断扩大，职员数量不断的增多，人力资源档案管理的数量也逐渐的增多，管理难度也在不断的增大，但是如果相关的人力资源档案管理措施无法及时的跟进，将会严重的阻碍企业的发展脚步。

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        2解决人力资源档案管理问题的具体措施
        2.1对人力资源档案管理制度进行完善
        为了使人力资源档案管理水平得到提高，应该使人力资源档案管理制度得到完善。首先，应该建立一个科学合理的档案管理制度，并且对档案管理加以完善，保证管理工作的顺利开展；其次，应该保证档案管理制度具备双向性和简洁性，这样才能使档案管理工作的价值得到有效发挥，而且，制度使面对所有的工作人员，不管是领导还是职工，都应该受到制度的制约，这样才能使人力资源管理工作的公平性得到体现；第三，应该保证人事档案制度的严肃性，这样在人力资源档案管理过程中才能对相关人员进行严格的奖惩，才能体现出制度的权威性；
        2.2使人力资源档案管理设备得到完善
        人力资源档案管理工作能对员工的绩效考核、员工升降、薪资调整以及背景调查等起到一定的作用，还能对人事风险进行有效的规避，且个人档案没有备份，如果在管理过程中出现损坏或者缺失，就不能实施补救。所以，需要保证人力资源档案管理工作的安全性和完整性，在日常工作中，相关人事档案管理工作者应该对《人事档案工作条例》以及《人事档案管理工作制度》等相关的规章制度严格执行，同时按照人事档案管理要求面对认识档案库房、办公室以及阅档室进行严格的管理。另外，还应该加强人力资源档案管理资金的投放力度，使人事档案设备得到完善，如去湿机、空调以及湿温度计等相关设备都要配备齐全，确保档案存放库房有适宜的温湿度，对每天的库房温湿度做好记录。
        另外，还应该将收集到的需要及时归档的材料进行及时的归档整理。在进行档案归档，以及鉴定和筛选档案材料时，应该根据《档案收集整理归档制度》以及《人事档案管理规范》等相关条例，按照档案属性将人事档案材料归类、排序、目录编写、裁剪以及装订成卷。档案材料的归类，应该做到准确和齐全。档案管理工作者在进行档案装订的时候，应该对入档材料根据属性进行正确的分类，这样方便在之后的工作中对其进行查找利用。针对纸张不规则、卷角或者破损问题，还需要对其进行及时的修补。
        2.3在人力资源档案管理过程中采取数字化管理
        数字化管理在人力资源档案管理工作中的应用，需要进行人力资源虚拟信息通道的建设，并且根据要求将人力资源档案的内容格式、信息采集以及分类体系等进行建立一个电子账号，真正实现资源共享。之后进行人力资源档案数据库的建设，针对人力资源档案信息，可以采用工作人员录入的方式，使其形成电子文档，然后将较为重要的材料用数字化管理方式来进行处理。除此之外，应该进行人力资源档案信息网络服务平台的建设，将其用于人才服务，或者用于人才供求信息发布等。
        2.4人力资源档案数字化管理
        随着信息技术的不断进步，人力资源档案管理也应该与时俱进，进行统一的数字化管理。首先要建设关于人力资源的虚拟通道，并将人力资源档案的内容按照信息采集的要求进行分类和整理，建立相关的电子账号，实现信息的共享，但是设置各级权限，以防信息泄露。同时还要建立人力资源档案数据库，档案管理人员通过录入的方式将员工信息已电子文档的实行进行数字化处理保存到数据库，通过数据库及时的对人员信息数据进行分析对比，更好的为企业人才的引进提供参考依据。
        2.5加大对人力资源档案管理的宣传力度
        一个优秀的档案管理人员，要能使得领导和群众都能支持这项工作。这就需要档案人员明确的意识到宣传档案工作的重要性，要能善于利用宣传，形成人人懂档案，人人都重视档案的良好局面，要让单位各级领导充分的认识到档案管理的重要性，树立牢固的档案意识，从而更加的关心工作人员的生活待遇，注重档案管理人员的业务水平和基础工作，不断的提高人力资源档案管理的水平。
        结束语
        人力资源是一个企业发展过程中最为重要的资源，人力资源档案管理工作是人力资源管理中的基础性工作，也是企业管理工作中非常关键的部分。针对企业来讲，企业员工的人力资源档案管理能使企业管理者对员工的基本信息有一定程度的了解，并且能为人力资源管理工作顺利开展提供一定的依据。
        参考文献：
        [1]孙丽华.谈人力资源档案管理中存在的问题及解决策略[J].价值工程，2015，（2）：135-136.
        [2]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程，2015，（2）：150-151.