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大数据时代下档案管理工作的创新发展

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：王立仁

[导读] 摘要：随着大数据的不断发展与应用，积极开展事业单位档案管理，能够充分保证档案信息的完整、安全和真实，为查读和利用文件信息提供方便，最大限度地发挥文件信息的价值。

        巴彦县红光乡人民政府黑龙江巴彦 151814
        摘要：随着大数据的不断发展与应用，积极开展事业单位档案管理，能够充分保证档案信息的完整、安全和真实，为查读和利用文件信息提供方便，最大限度地发挥文件信息的价值。基于这一点，有必要结合大数据时代的档案管理现状，探究新的创新路径，促使文件管理工作更有序、更高效的进行。考虑到这一点，本文分析了大数据时代的档案管理创新策略供参考。
        关键词：大数据；档案管理；创新
        随着信息化和现代化的加速发展，在大数据技术的支持下，各个领域各行业也迎来了一个发展的新阶段。同时，大数据也为行业发展带来了一些问题，这些问题体现在档案管理中。基于文件所具有的重要性，相关的管理者在保存和整理文件时，需要高度严谨。此外，档案信息的更新速度非常快，这需要文件管理者及时进行更新，以确保文件的完整和实时性。
        1.档案管理工作创新的必要性
        在信息时代对于档案管理的创新，实现了自动上传和收集电子文件，突破传统管理模式的限制，实现现代服务模式的创新，结合网页和计算机程序，建立了能够自动上传电子文件数据的操作程序，计算机系统实现电子文件自动归档，从而实现了有轨道的电子文件。有效地确保工作人员和档案使用者能够第一时间获得相关档案资料。
        此外，档案管理工作的创新发展，完全符合信息时代发展的需要，如在线服务等。档案管理的信息化创新满足了人们对学习、工作和生活中信息环境的要求，突出了信息时效，同时与现代网络技术、信息系统相结合，满足了人们对丰富知识资源的及时、准确的获取需求，实现档案资料的网络查询和阅读，使信息获取的途径更加便利、高效。这种新的创新管理模式，不仅使得工作效率提高，而且程序新颖，突破了传统的手工式和被动档案的利用模式，建立了相应的数字文件室，整理相关数据或文件，将其编成专题，利用数据库查询、电子信箱服务等服务手段，实现在线快速通信，加强信息交流，尤其是在线信息的交流中，加快了档案数据库的更新和保存。随着档案室内查询信息人数的不断增加，也能够更好地保护公民的合法利益，使用户能够更全面地了解所需的知识内容，进而不断适应新形势发展的需求。
        2.大数据时代档案管理现状
        2.1缺乏档案信息资源
        目前，事业单位在建立档案资料库时，缺乏资源全面性，资料管理水平较低，对档案资源的深度和全面开发难以实现，对后期利用也有不利影响。事业单位档案资源的管理直接影响到单位的整体管理水平和长期发展，如果不能有效开发、利用文件资源，就会导致单位的管理工作缺少足够的依据和信息保障，不利于单位可持续发展。因此，在大数据时代，要利用信息技术、网络资源，深度挖掘、开发文件资料，合理地配置和利用文件资源，促使文件资源的充分地满足了社会资源的共享需要。
        2.2档案信息资源缺乏安全保护措施
        在档案资料资源的管理过程中，档案数据内容的完整和安全需要得到保证，但在大数据时代的背景下，传统档案管理工作形式单一、不易保存、灭失量大、在统计和搜集上效率低等方面更是较为落后保守，因此也使得文件的安全性受到了严峻的挑战。由于档案资源与事业单位有关，需要保持管理上严格的保密制度，严禁发生信息泄露问题，尤其是涉及雇员资料、单位机密信息等，更需加强安全保护工作。但目前，事业单位仍然采用传统的管理手段，在纸质数据转换过程中，对纸质数据的管理意识有所降低，而电子数据缺乏严格保密，档案管理系统缺少必要的保护措施，导致信息管理系统易受黑客入侵，导致管理系统出现崩溃，资料失窃等问题。
        2.3文件数据的提取与整理程序的难度增加。
        传统档案记录由人们编纂，因此整体任务量较为庞大。

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但随着互联网和电子信息技术的迅速发展，也使得档案管理工作更加便捷，但是档案数据类型以及规模较为庞大，特别是在当前的大数据时代背景之下，各种信息数据泛滥，尤其是需要在众多的无序数据当中进行价值数据的挖掘，则就显得更加困难。造成此困难的原因是，虽然有大量数据被记录，但数据数量很多，信息检索隐藏着大量关键信息，增加了对数据价值的筛选难度。因此，如何迅速准确、有效地在大量数据中找到有价值的信息，是档案管理面临的重要问题之一。
        3.大数据经济时代下档案管理的创新策略
        3.1培养高素质管理人才
        对于文件管理工作，伴随着信息化开发档案管理者的素质需要提升，相关部门也需要培养出高素质管理者。首先，对已经工作的员工进行定期培训，以提高其创新意识和综合性素质；然后需要提高工作人员的档案管理认知程度，提高档案管理工作重视程度，培养严格的工作态度；最后，要树立一种终身学习意识，既要提高自己的专业知识和专业技术，又要提高对信息化技术的了解程度，在实现自己的价值的同时，还要注意信息化档案的管理绩效提高。
        3.2开展在线服务，提高档案资源利用率
        随着信息化的发展，人们的学习、工作和生活环境都发生了巨大的变化，现代社会的环境中，人们对信息的时效性更加注重，因此，需要通过互联网技术和信息系统，及时准确获取丰富的知识资料。但传统的档案使用方法，必须由专业人员到文件部门查询，或阅读文件复件，参加文件展等，才能获得相关信息，这种服务方式不仅工作效率低，而且程序也过于生僻，因此，必须利用现代档案服务的手段和方式方法，代替传统的手工式和被动档案，充分发挥档案数据的内在价值。档案数据库应建立相应的数字文件室，整理相关数据或文件，根据其不同的类型进行编制，从而更好的应用于数据库的查询等工作当中，实现在线快速通信，加强信息交流。
        3.3加强档案信息的安全保护
        一方面，无论企业和政府部门，都要对档案资料的管理和使用制度进行完善，并要求文件管理者和使用者严格遵守相关的制度和规定，避免发生失误。另一方面，档案管理者需要努力提高自己的信息技术水平，加强计算机管理系统的安全保护，提高系统的安全等级，通过软件防护和硬件防护相结合，加强信息化档案管理系统的安全。档案管理者要对防火墙技术进行合理的应用，避免病毒和黑客入侵管理系统，防止信息泄露。
        3.4构建大数据档案管理收集利用体系
        首先，通过网络接入大数据，进而需要对档案管理模式进行创新和优化，既可提高文件管理的水平，又可节省人力物力等资源的过度投入，不断提高档案管理的现代化水平。第二，加强现代档案信息管理系统的认识。利用大数据收集、统计、管理等手段，可以创造更多的社会价值，减少浪费和支出，促进社会生产力的提升。同时要注意档案信息管理的基础要素是加大对于真实数据的收集，对其数据的真实性以及数据类型和大小进行区别把控，更加科学的进行档案数据资料的分类和处理，为后续大数据分析提供可靠数据支持。
        4.结语
        综上所述，档案信息化管理工作的创新对于社会的发展有着至关重要的作用，在大数据时代背景之下，应创新档案管理意识，积极引进各种先进的技术手段，不断强化提升管理人员的综合素质水平，进而更好的发挥档案数据的价值与意义，以此来不断推动社会的稳定发展。相信在未来的档案管理工作发展过程中，其智能化与现代化水平将会不断提升，实现档案管理的创新优化。
        参考文献：
        [1]楚中治.大数据时代背景下档案管理工作创新发展[J].卷宗，2019，009（002）：140.
        [2]聂菲.大数据时代背景下档案管理工作探析[J].办公室业务，2019.
        [3]王境芳.大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战及应对[J].中国高新区，2019，000（014）：213.