基层单位档案数字化的现状与应对措施--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

基层单位档案数字化的现状与应对措施

发表时间：2020/10/15 来源：《基层建设》2020年第19期作者：王芫筠

[导读] 摘要：随着信息化时代的发展，很多基层单位的档案都越来越趋于数字化保存以及管理，但就目前情况来看，基层单位档案数字化的现状中仍存在有很多的不足之处，别切这些不足之处很可能会影响到之后的基层档案管理，那么该如何就这些不足之处制定应对政策来改正他们就成为了需要我们重点研究的内容。

        山东省胶州市
        摘要：随着信息化时代的发展，很多基层单位的档案都越来越趋于数字化保存以及管理，但就目前情况来看，基层单位档案数字化的现状中仍存在有很多的不足之处，别切这些不足之处很可能会影响到之后的基层档案管理，那么该如何就这些不足之处制定应对政策来改正他们就成为了需要我们重点研究的内容。所以本文就将从多个方面对这一问题进行简要分析。
        关键词：基层单位；档案数字化；现状与应对措施
        对于基层单位来说，档案的保存与管理是至关重要的，所以随着信息化时代的发展，基层单位就需要合理运用信息化技术来对档案进行数字化管理。但由于信息化时代的发展尚未完善，所以在档案数字化这一问题上仍然存在有很多的问题与不足之处需要我们做出改善。但面对这些问题我们该如何做出改善还需要我们对档案数字化的现状进行详细的分析，由分析出的结果来制定相应的对策来帮助我们对现状中的文艺与不足之处进行改善。所以本文将从档案数字化的现状出发，以此来突出有效的应对措施。
        1基层单位档案数字化
        1.1基层单位档案传统化管理有什么缺点
        传统的基层单位档案管理往往采用人工记录的方法，所以很多档案都是以纸质记载的方法进行保存，但由于保存时间过长会出现纸质泛黄老化的现象，导致了很多档案因此而丢失或者记录残缺。并且由于纸质档案比较琐碎，在单位地址迁移的过程中难免会有丢失的现象。例如：在基层单位搬迁的过程中，大都会选择将档案进行装袋封箱处理，那么这样在搬迁的过程中因为工程量过大，物品数量过多而造成档案漏搬的现象，以至于在日后搜索需要的档案时才发现档案的缺失。或者由于档案管理员的交接缺少系统化管理，导致了在交接过程中上一任管理员并没有将所有的档案管理资料都交接给了下一任管理员，从而使档案在交接过程中出现了档案记录有缺失的情况。并且传统的基层单位档案管理中由于是纸质封存的管理方法，所以经常会出现人为改动的现象，导致档案记录的数据等会出现很大的偏差。所以说传统的基层单位档案记录与保存管理中由于人为影响的可能性非常大而导致这种方法存在着很大的缺点。
        1.2基层单位档案数字化的优点以及必要性
        第一，档案数字化更加易于保存，它避免了传统纸质化保存容易丢失的缺点，也不存在纸质档案容易因为纸质老化而出现缺失等问题，也避免了因为单位搬迁等不可抗力需要移动档案而发生的档案丢失等问题。
        第二，档案数字化更加易于搜索调取，运用信息技术对档案进行系统的管理时，可以让使用者在寻找自己所需要的档案时能够简介快速的找到，不用再像以前一样需要在大量的纸质档案中逐页翻阅以寻找自己所需要的档案。
        第三，档案数字化更加易于档案的记录，运用信息技术对档案进行记录，可以避免档案记录完成之后由于人为因素而出现的改动。并且档案数字化可以保证档案在记录时时间的精确性，为之后使用者的查找提供了非常精确的依据。
        第四，档案数字化更加易于档案的管理，在管理者定期对档案进行排查的过程中，数字化的档案管理可以大大减小管理者的工作量，并且使管理者们的工作效率有了大大的提高，在降低档案因管理造成的误差的同时可以让管理者们更快的对档案进行整理。
        2基层单位档案数字化现状
        2.1基层单位档案特点
        所谓基层单位，指的是国民经济核算中进行生产和投入产出分析而建立的单位，且基层单位最大的特点是独立性。这也就是说基层单位档案最大的特点是档案量大，因为基层单位的档案中包括了一个地区的区域内的国民经济记录，这就说明这些档案中详细记录了大量的数据与数据分析的过程和结果。其次，基层单位档案也具有重要性非常高的特点，前文中我们谈论到了什么是基层单位，所以我们不难发现基层单位的档案中记录了许多非常重要非常有价值的内容，让档案的借阅者通过对档案所记录的内容可以对国民经济有详细的了解，也对记录档案时的社会整体有一个大致的了解。然后是基层单位档案非常具有实时性，由于我国国民经济一直在不断的发展，所以基础单位的档案也会不停的随着时代进行数据的重新分析，并对档案进行实时更新处理。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        2.2基层单位档案数字化存在网络安全隐患
        基层单位档案数字化最大的特征就是运用互联网技术对档案进行记录、保存与管理。众所周知，网络安全一直都是各方互联网专业人才都在努力维护的，但即便如此，网络安全仍然时时存在着非常大的隐患。例如：在进行档案的收录管理之后，可能会有不法分子运用高超的互联网操作技术对档案进行窃取。并且由于基层单位的档案中的内容一般都属于非常重要，影响较大的，所以说这种不法分子对档案的窃取可能会造成非常严重且无法挽回的损失，所以说基层单位档案数字化仍存在网络安全隐患。
        2.3相关人员档案数字化意识薄弱
        很多的档案管理或记录人员对于档案数字化意识都非常的薄弱，在他们的潜意识里仍然对传统的档案管理方法存有很大的依赖心理，并且认为通过信息技术对档案进行管理的方法十分的不可靠，所以导致了这些有关人员对档案数字化管理会有一些排斥心理。例如：在进行某项人员名单管理时，管理者可能会认为利用信息技术进行统计的准确度远远低于人工统计，那么这个时候他们就会选择放弃档案的数字化管理。所以说从某种层面来说相关人员档案数字化意识薄弱很大程度上是因为他们对档案数字化了解不足。
        2.4缺乏专业档案数字化管理人员
        现如今的基层单位档案数字化过程中，绝大多数管理人员都没有接受过专业的档案数字化教学，只是从实际工作当中不断的总结经验，换言之就是管理人员不够专业。虽然说“实践是检验真理的唯一标准”，但对于当下信息时代来说，专业的管理人才可以避免很多不必要的操作失误，提高档案数字化过程中的操作效率。并且由于缺乏专业的管理人员，经常会导致档案数字化录入错误等问题。
        3基层单位档案数字化现状的有效措施
        3.1建立健全相关的网络安全屏障
        之前我们提到过基层单位档案数字化过程中仍然存在有很大的安全隐患，那么对此就需要我们建立健全相关的网络屏障，以保证数字化档案中的内容不会被非法窃取。并且要更加完善档案数字化系统，从系统下手建立网络保护网可以很好的提高档案管理的安全系数。例如：将同一类文件集中管理，建立一个完整的管理系统，之后再针对这个系统建立起网络保护网，并且还要定期进行保护网的检查，对系统及时进行更新换代，及时补修已经出现的安全系统漏洞。以此来保证档案数字化过程中的网络安全指数。
        3.2提高相关人员的档案数字化意识
        想要提高相关人员的档案数字化意识，消除掉他们对传统档案管理方法的依赖心理，首先需要让工作人员们对档案数字化有更加深入的了解，在他们了解到了档案数字化的优点之后在对工作人员进行档案数字化操作培训。用这种方法不仅可以提高相关人员的档案数字化意识，也在一定程度上提高了他们的档案数字化操作能力。
        3.3培养相关专业人员
        前文中我们提到过可以对管理人员进行培训，以提高他们的档案管理能力。但从本质意义上来说，仅仅是这种培训，完全无法达到让工作人员完全掌握档案数字化操作过程。那么就需要加强专业人员的培养，所谓“术业有专攻”，专业人员的人数提升可以有效的增加基层单位档案数字化的过程。
        4结束语
        综上所述，随着信息化时代的发展，对于基层单位来说传统的档案管理方法已经无法完全贴合时代发展，那么就需要加强档案数字化操作。虽然到目前为止档案数字化现状仍存在有非常多的不足之处，但是这些不足之处是完全可以通过制定有效措施来进行改善的。
        参考文献：
        [1]闫成聚.新时期档案现代化管理的思路及有效对策[J].办公室业务，2017（8）：108.
        [2]刘波.基层医疗机构档案管理信息化建设的现状和现代化管理措施[J].科技创新导报，2014，11（34）：180.
        [3]孙亚萍.浅谈档案现代化管理中存在的问题和解决措施[J].科技创新导报，2014，11（25）：191.
        作者简介：
        王芫筠（1975.1），女，汉族，山东省胶州市，胶州市水利局馆员，本科。