王筱
山东省临沂市临沂职业学院 276000
摘要：在当今这个高速发展的时代，教育已经成为越来越重要的时代标志，每个学校都在努力成为为社会培养人才的摇篮，尤其是在高职院校中，由于高职院校的性质就是为社会培养出具有专业技能的人才，所以职业院校正在改变自身传统的教学模式，尤其是针对职业院校的内部管理工作。本文将从我国职业院校的档案管理部分入手，提出与之相关的工作建议和策略。
关键词：职业院校；档案管理；有效策略
对于一所学校来说，档案管理极为重要，其中包含着每位学生的教育经历，需要以更加科学的手段进行管理，尤其是在信息时代下，职业院校的内部管理工作正在不断优化，希望本文提出的建议和措施能够为职业院校之后的内部管理工作提供借鉴。
一、职业院校档案管理工作存在的问题分析
1.管理体系不完善
第一，学校的管理人员必须要重视起职业院校的档案管理工作，在档案管理的过程中，需要大量人力和财力的投入，否则很难能够将档案管理工作进行规范。第二，职业院校要对档案管理人员进行定期培训，提升工作人员的专业能力，只有这样才能够提高档案管理的工作效率。除此之外，学校还要及时更新档案管理的相关设备，只有使用正确的档案管理设备，才能够更好地完成档案管理工作。如果职业院校不能够真正重视起档案管理的工作，那么档案管理就会变成一箱项表面工作，无法形成规范科学的档案管理系统，甚至会严重影响学校未来的发展。
2.档案信息化管理建设落后
有一些学校起步较晚，投入资金相对较少，还没有形成完备的档案信息管理系统，这就导致学校经常会出现一些档案信息丢失或错误的现象，无法满足妥善保管学生档案的需求，档案管理工作完全成为学校工作的一种形式，不能够正确发挥档案管理的功能和作用。还有一些职业院校中的档案管理人员，由于缺乏专业技能，无法正确使用档案管理，直接导致资源和人力的浪费。
3.高素质档案管理人才匮乏
在很多职业院校中都没有正确认识档案管理工作的重要性，经常会将档案管理工作交给一些不能正常任课的老师来负责，并且这些老师都没有经过档案管理的专业培训，无法完成对档案管理系统的合理运用。在职业院校的档案管理工作开展过程中，没有对档案管理人员进行专业的培训，导致工作人员无法正常开展档案管理工作。除此之外，还有一些档案管理人员是学校的退休老师，他们年龄都比较大，不能够熟练的应用计算机多媒体来负责档案工作的系统应用，因此，职业院校在委派档案管理工作人员时，要采取一定的考核措施，确保工作人员能够顺利完成档案管理系统的操作。
二、如何做好职业院校的档案管理工作
1.建立完善的档案管理机构
职业院校要想能够更好地完成档案管理工作，就必须要建立起较为完善的档案管理机构。第一，学校领导一定要引起对档案管理工作的重视，定期对档案管理系统进行审核，并且要让工作人员形成档案管理操作平台，加强对档案的管理和维护。第二，要加强档案管理工作人员对本职工作的认识，定期组织宣传活动，让相关人员形成对档案管理工作的正确认识。
2.完善相应的档案管理机制
为了能够让档案管理人员高效率完成档案管理工作，就必须要形成专门的档案管理机构，根据不同类别来对答案进行区分，从而让档案管理人员都能够各司其职，还要保证每个工作人员手里的档案信息都要做到及时共享。另外，学校还要促进档案管理工作人员之间的沟通和交流，完成不同工作人员对档案管理工作的需求，这样可以形成针对性的档案管理和收集，有利于不同工作部门及时调取到自己所需要的档案。
职业院校还可以设置一些与档案管理工作相符合的奖惩制度，激发档案管理工作人员的积极性，鼓励底层人员能够提高对档案管理工作的认识，认真对待档案管理工作，并且要及时对档案管理工作过程中出现的问题进行解决。学校可以根据档案管理的工作性质来编制相应的管理制度，要把条例管理的细节写入员工手册中，保证与档案管理工作相关的人员都能够正确处理档案管理工作。
3.提升档案管理人员的素质
职业院校要尽可能提高工作人员的技能和素养，尤其是档案管理工作，要选用专业人才，加强建设档案管理队伍，可以通过学习或培训的方式来提高档案管理工作人员的职业技能和素养。在对档案管理人员进行培训的过程中要注重实践与理论相结合，尤其是要提高工作人员对档案管理工作的认识，除了要让工作人员完成档案管理课程的相关学习之外，还要提升档案管理人员对多媒体和网络的操作技术和能力，从而使档案工作人员能够得到快速提升和发展。
总而言之，职业院校的档案管理工作是非常重要的一项内容，学校领导以及相关管理人员都要提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，运用多媒体和互联网形成专业的档案管理系统，促进档案管理的科学化和规范化，进而提高职业院校的综合发展能力。
参考文献：
[1]于伟海.职业院校学生档案管理的问题及对策研究[J].办公室业务,2017(23):122.
[2]傅祥威.理工类高职院校档案管理存在的问题及解决对策[J].办公室业务,2017(19):111.