李娜 付娅莉
（中石油管道有限责任公司西气东输分公司 330038）
摘要：2012年中央八项规定及2019年中共中央办公厅《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》提出了“精简公文、切实改进文风、为基层减负”等要求，这意味着公文将突破传统意义上的“上传下达”、“沟通商洽”的作用，其将成为政府机关及企业综合管理水平的整体体现，加强公文质量、办文效率、办文人员写作水平及公文管理人员专业素质对提高企业服务质量、企业良好形象及生产经营发展有着重要的意义。本篇论文通过正面剖析当前企业在公文管理中存在的问题科学提出解决措施，从而有力提升公文管理工作水平。
关键词：公文管理；存在问题；提升措施
一、当前公文管理存在的问题
（一）思想认识不到位
随着互联网飞速发展和大数据的引入，很多企业认为公文只是一种“传统”的沟通和商洽方式，因为公文从草拟到印发整个过程时间较长、要求过多，环节繁琐，形式大过于内容，不如当面接洽、开会讨论、电话联系、或利用新媒体（邮件、QQ、微信）等方式沟通的效果显著，认为公文已无法满足现代化企业生产经营高速发展的需要。
（二）管理人员队伍不稳定
新时期，由于企业生产任务较重，专职或专业公文管理工作人员十分稀少，很多企业基本都存在一岗多职的现象，且由于工作需要，岗位流动频率较大，公文管理工作人员队伍极其不稳定，实际工作起来顾此失彼，尤其时有些企业只重视本单位的专业工作，轻视公文管理工作，将无专业知识的、责任心不强的、胆小怕是的人员安排到公文管理岗位，从而使得本单位公文管理各个环节不规范、公文质量偏低、公文的作用无法正常发挥。
（三）思维创新不积极
由于工作任务十分繁重，新时期特别注重工作的创新性，但是在公文管理工作中，有些企业还存在只限于眼前的现在，存在不追求创新、不愿创新、害怕创新的情况，在公文管理工作中的总结和反思较少，开展调研的工作频率较低，尤其是在面对公文管理过程中出现的问题或是遇到的困难，总是抱着“睁一眼、闭一眼”和“过得去”的想法，导致因发文质量差引发的笑话、办文效率低引发的批评接连不断，严重影响企业的形象。
（四）责任意识不够强
公文管理工作要想积极稳定不断提升，最关键的一点就是工作的作风要扎实。当前还有很多企业的办文人员及公文管理人员由于对公文管理的重要性认识不到位，存在着不想或不愿学习公文管理业务知识的惰性，即便是企业组织的集中学习，也不愿深刻领会、举一反三、融入实际；有些领导干部也认为管理越严、要求越多，暴露的问题也就越多，犹如“搬起石头砸自己的脚”，这些因素导致发文乱无章、办文太拖沓、管文马大哈。
二、提升公文管理工作的措施
（一）加强对公文重要性的认识
企业应全面深化宣教模式，不定期开展公文管理宣教工作，创新宣教方式、拓宽宣教对象、丰富宣教内容，分层分类、理论与实操结合，从而达到宣教成效最大化。
首先，宣贯前可采用“现场调研”或“问卷调研”方式摸清员工当前对公文管理的认知情况，便于企业编制有针对性的宣教材料。其次，宣贯时“对比法”或“辩证法”等方式加强员工对规范与不规范公文的辨别能力。最后，可采用“日常测验”或“互动找茬”等方式巩固员工对公文管理知识的掌握度。
（二）加强公文管理人员专业能力及责任意识
公文是党政机关及企业“上传下达”、“沟通交流的重要媒介，是实施有效管理的重要手段之一。发文质量的好坏、办文效率的高低如同一个单位的名片，体现了一个单位的基础管理工作水平的高低。所以企业应始终以坚持“高质量发文、高效率办文”为原则，采用合规的、科学的、创新的方式开展公文管理工作，实现发文零失误、办文零延误的目标。
（三）加强公文管理工作标准
公文写作是一个厚积薄发的过程，是一项将积累释放于一时的过程，需要拟文人员不断提升自身的知识容量，多看专业的书刊与上级的文件、多注意留心身边的素材、多思考日常专业会议上领导的讲话，正确领会上级领导的意思，擅于对比分析和思考归纳，形成“有效积累”；管文人员应指导拟文人员按用语准确、表述平实、文字简约、风格庄重的原则拟写公文。力求用最恰当的词语，准确传达方针政策，如实反映事物情况，确切表达意图要求，主要表述方式是叙述、说明，加上少量议论。用于对外沟通的函件要基于不卑不亢、平等协商的原则行文，标题通常为“关于商请协助办理……的函”，避免出现“跪请、拜请”等不恰当用语。
（四）重视办文时效性，提高办文效率
在公文管理工作中，遵循时效性，是非常重要的准则。尤其是在收文工作中，从收文登记到领导批示再到办文人员承办，最终到文件办结后的存档等诸多环节，每个环节都具有一定的时间限制，任何一个环节出了问题都会影响事情办理的效果及质量，从而导致公文的作用无法有效发挥。因此，在收文办理过程中，每个程序都要规范、准确，无论是管文人员还是批文领导或是办文人员都应当加强自身“时间观念”的修炼。
首先，完善公文的办理工具及程序。企业应当定期面向员工以“调查问卷”等方式征集当前企业公文系统、办文方式、办文程序的意见和建议，并逐一分析，及时解决办公的“形式”“拖沓”或“无意义”的环节或流程。例如：公文系统中明确区分“承办性公文”“传阅性公文”“有存档价值公文”“无存档价值公文”等栏目，便于批文领导在第一个环节就能及时判定所批示的公文需要何种办理方式。
其次，建立公文限时办结机制。企业可根据生产经营需要，合理设置公文办结时限，通常可以设置“5-7个工作日办结制”。管文人员及办文人员在办文过程中，要根据文件内容的轻重缓急，对各类收文进行科学合理区分，坚持“规范与时效并重”，对重要文件要做到即收即办、特件特办、急件急办，紧盯运转环节、缩短运转时间，确保限时完结；对一般文件要把握办理时机，确保不超时不误事。
最后，健全公文督办及考核机制。随着科学技术的发展，公文的信息载体已由纸介质向电子介质过渡，但无论载体如何变化，公文处理工作的必须遵循“准确、及时、安全、统一”的原则。首先，企业应不断深化公文管理系统应用，在公文系统中建立系统自动督办或办文时限提醒功能，由系统根据每份公文的办文时限向管文人员或办文人员发起提醒。其次，管文人员对每份公文的运转定期查核，跟踪公文办理，避免出现系统丢文、压文等情况，坚持做到首接负责、全程跟踪。同时，员工出差、休假应提前做好公文办理相关安排，开通移动办公或委托同事做代办处理，避免公文迟办、漏办现象。最后，企业可将发文质量、办文效率纳入季度通报、年度绩效考核或岗位履职评判指标中，从而使企业公文管理水平得到有效提升。
三、结束语：
新时期，公文管理是一个动态前进的过程，企业公文的质量、管文和办文人员的专业能力及公文管理的整体水平，都会直接影响到企业的发展，企业在公文管理工作中也要保持一种“要发展、要前进”的态度，贯彻国家公文管理标准的同时，总结企业内部的公文管理情况，探索科学的、合理的、完善的适用于本企业的公文管理工作模式来提升公文管理工作的水平，从而确保企业各项工作高效开展、顺利完成。