探讨文书档案管理的办公自动化应用陈杰--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

探讨文书档案管理的办公自动化应用陈杰

发表时间：2020/10/16 来源：《基层建设》2020年第19期作者：陈杰

[导读] 摘要：现代信息技术的不断发展与推广，促使着自动化办公也得到了极大的发展空间。

        湖北省来凤县旧司镇中心卫生院 445705
        摘要：现代信息技术的不断发展与推广，促使着自动化办公也得到了极大的发展空间。而以往的文书档案管理工作已经无法适应当下时代背景，所以必须要做出改变和创新。基于此，以下对文书档案管理的办公自动化应用进行了探讨，以供参考。
        关键词：文书档案管理；办公自动化；应用
        引言
        对于党政机关单位来说，办公室工作是不可或缺的组成部分，其是各项业务处理与信息传递的重要岗位，担负着协调各个部门的重要职能。作为办公室管理的重要工作内容，文书档案管理效果体现着政府单位的管理能力与工作效率。因此，政府部门应对文书档案管理的工作方法进行创新与优化，进而为政府机构的稳定与长效发展提供保障。
        1文书档案管理的意义
        1.1问题解决的凭证功能
        文书档案是基建、人事、党务以及财务等各项管理工作中产生的，是这些行政管理活动的原始记录，具体的规章制度的管理性文件，以及上级相关部门或机构的日常管理的具体要求，因此，在日常行政管理过程一旦出现矛盾或者发生问题时，文书档案可作为解决问题的重要原始凭证，具有很强的证明力。
        1.2是国家档案工作的重要内容
        现阶段，档案管理的信息收集范围不断拓展，涉及经济、政治、文化等各种信息内容，同时也可收集与记录政府机构的发展历程，这些内容都是国家档案收集与管理的重要内容。因此，办公室文书档案管理工作是国家档案工作的一部分，其所收集的档案资料较为完整且较为真实与客观，可以为档案部门工作的开展起到促进作用，同时也会对国家档案工作的开展效果产生影响。
        1.3领导决策的参考功能
        文书档案记录了大量机关、团体、企事业单位前人的先进经验、主要做法，包括了管理、财务、党务、基建、人事等各个方面的重要信息内容，为后人在相关领域开展活动、做出决策时提供了良好的参考价值。例如，通过对单位管理制度编研，可为领导决策制定新的管理制度提供参考。
        2文书档案管理的办公自动化应用策略
        2.1加强运营团队建设
        当今社会，经济和科技发展日新月异，文书档案管理工作面对自身发展现状也应与时俱进，追随时代发展的潮流，在运营管理问题的面前，我们应该认清现状，多学习多交流，尤其是向在此方面建树卓著的国家取经，以此来为我们自己的标准化的信息建设和文书档案管理工作注入新鲜的血液，同时先进的理念和先进的制度体系也会使得文书档案办公自动化的建设如虎添翼。
        2.2完善档案管理制度
        档案管理过程中最为严重的现象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法来改变这样的现状。需要使用制度化的方法来对人的行为进行规范。但是，基于事业单位性质的特殊性，使得其在实施档案管理制度规划时，需要满足其他各类工作的统筹管理需求，并且从宏观与微观方面入手，加强对档案管理制度的完善与优化。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

其一，从宏观角度进行分析，所完善的档案管理制度必须要满足国家相关规定，且符合单位未来可持续发展的规划要求，严禁出现违规的问题。其二，是从微观的角度进行问题的分析，在完善档案管理制度的同时，还要对单位各部门的工作实施有效管理，使其工作与档案管理共同进行，有效发挥办公自动化系统在档案管理过程中的作用，构建适合各部门运行特点的档案管理制度，进一步为事业单位办公自动化背景下文书档案管理的有效性做好保障。
        2.3组建复合型人才队伍
        如果想更好地将办公自动化应用在文书档案管理工作中，就要组建复合型人才队伍，这也是文书档案管理办公自动化应用的重点和难点。在当前信息技术快速发展的背景下，面对文书档案管理工作的信息化建设，一部分传统文书档案管理工作可以由新型的信息技术和应用软件代替完成，这使得企业和单位对相关工作人员的需求量减少，所以一部分文书档案管理人员面临着失业的危险，传统的工作结构面临转型。在对相关工作人员的招聘过程中，企业和单位就要建立健全一系列的招聘要求和招聘制度，如果想要构建办公自动化工作体系，就要招聘具有文书档案管理经验、计算机数据处理技能的人才，因为在未来的文书档案管理工作中，文书档案管理工作更加倾向于信息技术处理下的管理型工作，许多传统的文档整理工作都可以被人工智能和信息技术代替，对于这些信息的精细处理、深度分析才是文书档案管理工作人员要做的工作。
        2.4增强档案管理人员的专业技能
        1.对专业知识技能的培养工作。完成继续教育工作，每年参加省内外档案管理专业知识技能培训班，学习新知识、新技能，提升管理能力。2.对档案管理方面的法律法规宣传工作。进行定期的法律法规培训和不定期的座谈会，加强培训，同时还需要在档案管理工作人员中进行小组形式的讨论，以多种形式对档案管理中的法律法规进行普及，有效防范档案管理工作时可能触及到相关的法律底线，杜绝档案管理人员的违法行为。3.对档案管理工作的意义强化认识。要积极引导档案管理人员的正确价值观，使他们明白档案管理的重要意义，以及对档案管理的使用价值。使管理人员有自豪感，增加他们的责任感。同时建立奖惩机制，落实奖惩制度，表彰先进树立榜样，充分调动工作的积极性。
        2.5加强对管理人员的培训
        信息化时代的发展，对办公自动化需求越来越大，这对管理人员的数据处理能力提出了较高的要求。因此，需要提高对管理人员能力的重视度，培养出高端的管理人才，进而推动档案管理工作不断提升成效。为了更好的适应文书档案管理自动化，文书档案部门要加大力度对人员进行培训，不断提升工作人员在硬件、软件方面的应用能力，使其具备较强的技术能力。此外，还要全面提升工作人员综合素质水平，促使其能够满足管理工作需要，实现终身可持续发展。
        结束语
        目前我国文书档案管理办公自动化存在的问题，主要是来自领导和管理者不够重视、相关管理人员、办公自动化信息化建设的风险等方面，解决这类问题还是要注意与时俱进，寻求新的管理方案、培养具有专业素养的管理人员，最重要的是管理者要提高对文书档案管理工作和办公自动化的认知程度，从而不断提高文书档案管理工作的质量，这对推动我国社会经济发展、促进经济结构转型具有重要的现实意义。
        参考文献
        [1]蔡?.谈文书档案管理办公自动化应用[J].办公室业务,2019(12):180.
        [2]黎炎庆.文书档案管理的办公自动化应用研究[J].办公室业务,2019(04):120.
        [3]李莎莎.办公自动化在文书档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2018(19):85.