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如何提高改制企业档案的利用价值

发表时间：2020/10/16 来源：《基层建设》2020年第19期作者：张晓雪

[导读] 摘要：企业改制工作自开展以来到现在，已跨越了将近20年时间，全国各大城市，每个县域都会涉及。

        宽城满族自治县就业服务局河北承德 067600
        摘要：企业改制工作自开展以来到现在，已跨越了将近20年时间，全国各大城市，每个县域都会涉及。如今涉及改制的企业越来越多，改制企业的档案达数万卷，涉改企业职工成千上万。企业改制之后，他们都会面临退休及各种情况的个人档案缺失，涉及招工、改工、调动、特殊工种、病退，涉及解除劳动关系、改制时安置方案、政府批复等等。如何让成千上万的企业改制职工顺利办理退休手续，安享晚年，涉及改制企业的档案问题——档案在哪？档案现状怎么样？档案的最终归宿？档案怎样利用？被提上了重要日程。
        关键词：企业改制；档案；利用价值
        引言：近年来，随着我国社会主义市场经济和企业产权制度改革进程不断向纵深发展，改制企业档案的处置问题日益突出。改制企业档案记录了改制企业的发展历程，既是维护职工合法权益的重要依据，也是研究地方民族工业企业发展的基础素材，承担着保存社会记忆、传承工业文明的重要使命。基于此，如何对改制企业档案进行合理处置，成为了档案行政管理部门、国有资产管理部门和企业及其主管部门需要共同思考的问题。
        1处置原则
        1.1改制企业档案处置应以安全性为首要原则
        一方面，应保证改制企业档案实体的安全，改善保管条件，加强保护措施，防止档案散失、损毁等情况发生；另一方面，应保证改制企业档案信息的安全，注意维护国家安全和国家利益，保守国家机密，保护企业商业机密和个人隐私。
        1.2改制企业档案处置应以合法性为基本原则
        按照《中华人民共和国档案法》《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等法律法规，对改制企业档案处置的机构、组织、人员等作出规定，保证改制企业档案处置工作合法进行。1.3改制企业档案处置应以合理性为重要原则
        针对不同企业不同类型的改制企业档案，应依据实际情况进行调整，明确档案的归属与流向等问题，确保改制企业档案处置工作的合理性。
        1.4改制企业档案处置应以保持企业经营管理的连续性为关键原则
        改制企业档案利用是改制企业档案处置的最终目的，因此必须保证改制企业档案处置工作要有利于保持企业经营管理的连续性。
        1.5改制企业档案处置
        应坚持利益最大化原则最大限度地发挥档案凭证参考的作用，使改制企业档案继续服务经济社会发展，避免改制企业档案变为“死档案”。
        2增强业务水平，探索民生档案查阅新思路
        2.1最短时间熟悉新馆藏，做到准确定位，精准查询
        所有查档工作人员迅速熟悉新增馆藏，详细了解各个分类。例如：介绍信的查阅。介绍信分为干部介绍信和工人介绍信，又分为大中专毕业生分配介绍信和工作调动介绍信，调动介绍信分县内调动还是跨县调动，县内调动是普通介绍信，跨县调动是商调函，县内调动是本系统调动，还是跨部门调动，本系统调动如县社系统、粮食系统、工业系统、商业系统等等介绍信都存在本系统档案当中，跨部门调动必须经过人事部门办理，介绍信存放于人事部门和调入单位，有的年度没有留存介绍信，会有人员调动、毕业生分配的统计表、花名册。一建公司所有职工的工资都是不固定的，工资都不是由公司统一发放，一个年度里会出现多个工地的工资表，基本上谁哪年在哪个工地上班，工资由哪个工地发放，工资随人走、随工地走，虽然进行了详细标注，哪年哪个工地，但让查档当事人回忆起来，难度也是非常大。时间太久，记忆模糊，因些只能按照大概时间进行仔细摸索。
        2.2热情周到服务，充分展示档案人新风采
        退休的企业职工年龄都比较大，记忆力、视力、听力明显下降，查档工作者服务等级再升级，耐心再升级，细心再升级。记忆力下降的要帮着回忆，回忆当年的大事件，涉及工作调动的，回忆什么时候调动，因为什么原因调动的。

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这样查阅起来会更准确，会更节省时间；视力下降的，为确认是否为当事人，会询问当时厂里是否重名字的，重名字的多大年龄，是否在同一个车间，对照符合的信息进行查阅利用；听力下降的“喊着”说会成为标准音量，面对当事人的问询，认字的可以写给当事人，不认识字的“嚷着”和他讲话。
        3以点带面，开拓创新，为档案事业更美好的明天努力奋斗
        本着对历史负责、本着对成千上万的企业职工负责的态度，力排众议，勇于担当，冲锋一线，赤膊上阵，对改制企业档案进行了全盘接收、抢救、利用，深感了不起，意义重大，值得骄傲和自豪。通过改制企业档案的接收、抢救、利用等工作，可以体会到，对重点部门档案时刻关注、早联系、早动手、启动跟踪工作模式，特别是对涉及广大人民群众切身利益的档案及早接收，以点带面，才能带动档案各项事业蓬勃发展。
        4经验与创新
        4.1打破常规、走出去
        对待国有改制企业档案的接收，档案馆不能像接收党政机关档案那样，等待它们自觉把整理好的档案送上门来。企业出于对自身经理利益的考虑，不愿对档案的管理工作作太大的投入。企业往往以获利作为经营管理的主要动力，认为档案管理只投入资金而无法产生近期效益，对自己的政绩作用不大。档案工作既不是上级机关考核指标，也几乎没有上级机关的监督约束，由此认为档案工作可抓可不抓，甚至可有可无，使之放任自流。企业档案员一般身兼数职、整天事务缠身状况下，对于档案工作只能疲于应付。工作积极性难以调动起来，只能维持在档案查得到、借得出的低水平管理上。如果让代管企业整理改制前企业的档案，它们必不会承担，同时它们也没有人力、场地和经费来源。档案管理部门应实现由“管理型”向“服务型”的转变，对国有改制企业档案工作要本着转变职能，加强服务的精神，把以往先整理后接收的工作模式，转换为先接收后整理。目前，一些企业因改制时间较长，档案长时间处于无序监管下，对国有档案的安全保管存在一定的危险性。为抢救国有档案，档案管理部门更加应该主动出击，或组织本单位工作人员或服务外包，主动上门抓紧把分散在各地的国有改制企业档案接收进馆。
        4.2“先易后难打开局面”,以样板带动档案规范整理
        国有改制企业档案所涉及的档案类型包括：党群、行政管理、生产技术、经营管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、职工、特殊载体档案等，其中利用频率与利用价值最高的非企业职工档案莫属。职工档案对比其他类型档案，具有资料相对集中，整理要求相对简单的特点，因此可以优先完成职工档案的整理，使其能够以最快的速度为利用者提供服务。选择档案类型较多、整理问题比较突出的企业为典型，整理工作组按照相关档案整理规范指导整理人员对档案进行规范整理。注意整理细节，当整理要求发生变动时，整理双方应把变动内容以书面形式记录落实。通过反复的检查与反馈，打造一个精品模板作为后续档案整理的标准参考。
        结束语：总之，改制企业档案既是企业资产的重要组成部分，也是国有资产的重要组成部分，更是一个地区或地方近现代工业历史发展阶段的真实写照和社会生活变迁的见证。改制企业档案的处置，不仅关系到改制企业的利益和积极性，更重要的是关系到国家的利益、秘密和安全。对改制企业档案的处置，应以维护国家安全和社会利益为根本原则，坚持安全、合法、合理、连续、利益最大化等原则，明确归属与流向，统筹安排，确保国有档案资源得到妥善留存，继续为社会经济发展服务。
        参考文献：
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        [3]杨习花.企业档案管理工作的创新与思考[J].企业改革与管理,2018(10):47+49.
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        [5]王枫.改制企业档案处置工作中的问题与应对措施[J].兰台内外,2017(05):37.
        [6]欧阳旭明,邹华,桂若棣.以资产和产权为切入点探索国有企业档案工作新途径[J].档案与建设,2017(06):81-83+92.