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档案收集整理的重要意义分析与研究

发表时间：2020/10/16 来源：《基层建设》2020年第19期作者：李娜

[导读] 摘要：档案收集整理工作是档案管理的一部分，随着新时期基层工作范围不断扩大，档案信息量也逐渐上升，传统档案收集整理面临极大挑战。

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        摘要：档案收集整理工作是档案管理的一部分，随着新时期基层工作范围不断扩大，档案信息量也逐渐上升，传统档案收集整理面临极大挑战。档案收集工作是档案工作的重要组成部分，更是其他工作环节进一步开展的重要基础，倘若没有档案收集工作，那么其他环节就不复存在。而且档案在进行收集时是否齐全，对于档案工作的其他环节有着直接影响，特别是有关于社会各方面对档案的有效利用价值。由此可见，归档文件的收集工作是档案工作诸环节中的起点，若是没有起点，就无法产生其他环节，会影响收集的质量，从而直接影响接下来工作的进行，如收集的文件缺失，不完整或者收集的文件不符合质量要求，这就会为其它的工作环节带来不便，更严重的情况下会导致返工，或是重新开始工作。这就要求基层单位能够重视档案收集整理工作，并通过科学化管理为后期档案开发利用提供依据。下面文章以此为背景对档案收集整理的重要意义进行分析，并结合档案管理当前存在问题，探讨提高档案收集整理的有效对策。
        关键词：档案收集；收集整理；档案管理；档案利用
        引言
        在单位的档案工作中，收集作为单位档案工作的第一步，扮演着至关重要的角色。做好收集工作，是单位档案有序开展的有力保证。在当代单位的档案收集工作中，从多维度进行转变，才能跟上单位发展的步伐。根据当今单位高速、高效、移动办公等特点，单位档案的收集工作应从途径维度、角色维度、时间维度等三方面进行多维度的转变。
        1档案收集整理工作的重要意义
        档案的收集整理,是档案管理的基础环节,也是关键环节,是所有收集工作的起点,为接下来的工作提供可利用的内容,也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集的过程中,了解和检查档案的质量,以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理,就需要有环环相扣的内容,根据实际情况有序地组织工作,也能够更加方便档案的查找与利用,更有助于实现档案安全保管。档案的整理工作应在使用工作之前,档案整理好之后,分类、组卷的功能才能建立,在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。
        2档案收集整理存在的问题
        2.1档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善
        在日常工作中，各单位在履行职责时产生大量的档案，但有时会更加注重本身的职能实现，对档案归档工作没有十分重视，认为对单位运行和实际工作开展用处不大，到归档时把收集和整理工作就是将相关资料整合上交即可，还有些部门不愿意配合档案归档工作，导致档案的收集和归档工作面临着较多困难。工作不重视还造成制度的不完善，使档案归档的职责没有落实到每个部门和个人，如少数单位档案未及时整理，全宗卷未更新，档案员流动性过强，工作衔接不够到位，缺乏一定的延续性，没有专门的档案室，有些档案室存在安全隐患，不符合档案“八防”要求等。严重影响档案的收集、归档工作的整体效率和质量。
        2.2档案收集工作中存在问题的成因
        首先，档案意识薄弱，重视不够。不少人认为档案部门是一个边缘部门、闲差事，单位或者部门的领导对档案工作重视的程度还有待提高，关心指导不够，人员、经费等方面保障不到位，一些中小单位甚至没有专职档案管理人员而只设兼职档案工作人员。其次，一些档案工作人员态度不够端正、工作能力不够强。端正的态度是干好一项工作的基础，工作能力不行可以通过学习、锻炼慢慢把能力提升上来，如果态度不够端正是很难把工作做好的。客观来说，单位部门较多，形成的各方面的档案资料也比较多，一定程度上给档案的收集工作造成了困难，稍有不慎就容易造成档案资料的收集不够齐全和完整的问题。
        2.3单位档案的移交和丢损问题
        一是在单位改革背景下,单位档案的移交存在着不规范的问题。例如,移交的档案欠缺目录、没有档案交接单,以及交接单的内容填写不完全等。甚至有的单位档案在移交的时候,并未按照国家有关撤并单位档案移交的有关规定进行。

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这些档案移交过程中存在的交接内容不完整、交接手续不严密和政策执行不到位等的问题,导致了单位档案移交过程中极易出现错漏的现象。二是单位档案存在丢损的问题。在单位改革背景下,这些单位事业单位的办公处所进行了调整和变更,这就使得在搬迁过程中极易出现档案材料的丢失和损毁问题。
        3改进档案收集、归档措施
        3.1完善档案收集和归档管理制度
        要对档案的收集、归档相关制度进行完善，提高档案的规范性。按公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，从源头开始保证档案收集质量。按相关制度做好档案收集的登记工作，对档案内容进行核对，做好档案的分类、保管、保密工作，避免档案资料丢失和外流现象的发生，提高档案的效率和质量。
        3.2档案信息化收集与利用
        电子档案管理模式是社会信息化发展的必然趋势。所以必须改变传统的档案管理观念，让档案管理朝着数字化、现代化、数据化的方向去发展。档案信息化还可以提供异地共享，档案的使用不会受到地区、时间的影响，只要有网络就可以随时查阅，大大提高了档案的利用率。同时，电子档案还可以进行多元化的备份，大大降低了档案丢失、损毁的风险。随着信息化程度不断提高，档案的数量越来越多，将档案数据输入网络，就能在网上查询相关档案，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，提高了档案管理工作的效率。
        3.3强化档案利用管理
        档案管理运用就是要充分发挥档案应有的功能和作用,使档案最大限度地在社会实践活动中得以运用,在档案日常收集和档案管理运用的关系中,尤其要充分认识档案运用对于档案日常收集的指导性意义,一是对于日常收集的导向性指导,对日常收集的原始材料提出导向性的指导意见和建议。二是对于日常收集工作中的业务指导。从事日常收集档案原始材料的部门一般是基层企事业单位,档案管理的综合部门在业务上应该对其进行有效的指导和帮助,以提高档案日常收集效率和效果。三是在档案日常收集和运用过程中的监督和执法。检查组应通过听取工作汇报、实地查看、现场反馈意见等形式，从档案工作组织管理、各类档案整理情况、档案管护、设施设备配置等几个方面进行检查指导，全面真实掌握检查对象档案管理的基本情况。
        3.4提升档案收集与存档水平
        档案室负责的工作是档案管理,同时也有对档案使用者服务的工作内容。所以,档案管理员要从思想上树立一个正确的服务观念,而不是被动等待服务。认识到自己工作的重要性,在配合部门工作中积极履行好自身作为助手的职责。可以通过多渠道的方式,提升工作的效率与质量。例如可以利用现代化信息技术,实现远程服务。网络拥有信息储备量大、查找方便以及传递速度快的优势,也可快速实现档案的资源共享。强化对工作的编研,档案员应当熟知档案的储存情况,通过对现有档案的信息筛选、归纳与总和,编订成各种类别的参考资料,以此充分地发挥其利用价值。在工作中,要坚持从实际出发,提供编制必要的检索内容,为单位的生产与管理提供优质服务。严格遵守档案行政管理部门制定的档案接收与管理流程时间表,在规定的时间期限内登记备案和上报审批,同时也要制定一个应急预案,遇到紧急突发状况无法按时完成的时候,根据预案的处理方式和流程有条不紊进行,尽量将损失降到可控范围内。
        结语
        综上所述，针对当前各级单位档案收集、归档中存在的一些问题，要积极采取措施，探讨通过完善档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质，改革创新档案工作方法，提高档案收集、归档效率和质量，从而为档案源的利用奠定良好的基础，使其价值得到更好的发挥。
        参考文献
        [1]祝青.浅谈单位档案管理当前存在的主要问题与对策[J].山东档案,2015(03).
        [2]付春华.关于档案收集工作的思考[N].周口师范学院学报,2007(03):156.
        [3]徐安屏.县级单位档案收集工作中的问题与对策[J].档案与建设,1993(06).