霍朝霞
阳泉市建筑设计院 山西 阳泉 045000
摘要：所谓的人事档案指的是个人思想政治、个人履历和个人专业技术水平的结合。不同的档案记载着不同单位发展的真实情况。在新常态下，应通过加强人事档案管理工作来提升人事管理的效率，更好地促进本单位人才的发展。本文对如何做好人事档案的管理与利用进行分析。
关键词：人事档案；管理；利用
引言
事档案是人在成长与实际工作当中，个人品德、经历、能力、学历、社会关系、荣誉获取等诸多方面的原始记录。人事档案能够为企业对人才进行考察、评价与使用提供重要根据。
一、做好人事档案管理工作的重要意义
可以为历史研究、文明传承提供资料，做好人事档案的管理和利用，还可以为历史研究、文明传承提供相关的资料。有关职工人事档案管理的规定，明确了公司员工档案的收集内容：包括员工的入职登记表、身份证及户口本复印件、职业资格证书的复印件、劳动合同、奖惩文件以及参加各党派的材料。这些材料对于我们的学习成长经历、工作经验、政治倾向、思想道德品质水平等内容进行全面的记录，包括了我们所有基本的情况，能够为人力资源管理以及人才开发提供必要的数据。人事档案资料具有很强的参考价值，其所包括的内容非常丰富，可以为历史研究甚至文明传承提供必要的资料。
二、人事档案管理工作存在的问题
（一）对人事档案管理缺乏正确认识
一些人没有认真的填写自己的履历，导致人事档案中承载的信息和自己的实际情况不相符。甚至有的单位中也存在不同的问题，对人事档案管理工作的重要意义没有充分的把握，存在应付心理，没有树立起新时代背景下做好人事档案管理工作的认识，有的单位人事档案管理工作管理规定陈旧，制度废改立工作推进不及时，有的单位管理模式老旧，管理效率有待提升，很多单位普遍存在人事档案管理设备设施不全，信息化程度不足等现象，这对人事档案管理工作的有序开展造成很大的困惑。
（二）从人事档案管理制度来看
1.认识差异。调查发现：在我市各单位建立健全人事管理制度的占31%，初步建立的占45%，未建立的占24%。从中可见，有的领导只重视本单位核心亮点工作，不注重软硬实力相结合，只看到成绩突出的部门，没看到人事档案存在的重要价值；有的领导认识到人事档案的重要性，建立了人事档案管理制度，但不充分、不细致、不具体利用制度管理，形同虚设。
2.标准差异。管理机制不同，监管力度不到位。各机关、事业、企业、民企、央企、专门机构没有标准的、统一的、规范的人事管理规定。
3.人员差异。领导层对档案管理缺乏重视，未规定相应的考核与审核机制，人事档案工作往往指派学历不高、能力不强的人承担，并且经常更换调整，导致工作人员主动性不强。
（三）从人事档案材料整理来看
1.整理要求。人事档案现存在标准不统一，整理水平各不相同，档案用具、整理方法、纸张大小、隔页纸的颜色要求五花八门等现象，不利于人事档案的系统管理和利用。
2.录入要求。没有统一的人事档案管理软件，造成机关事业单位不能够按照组织部的要求规范地整理；企业管理模式不同，人事档案录入没有统一的要求。
3.监管范围。各方对人事档案监管力度不够，范围小且过于浅层化，没有实际上的监督、检查与督促，造成人事档案管理水平参差不齐。
三、做好人事档案管理利用的策略
（一）加强宣传教育，树立正确的人事档案观
要通过宣传教育的手段，树立正确的人事档案管理观念。对于管理工作要不断加强，对于档案管理工作要不断创新，使人事档案的使用价值有效提高。
在人力资源的开发中，将人事档案的作用充分发挥出来。要使相关单位认识到人事档案的利用价值；让个人认识到自己档案的重要性，因为个人的政治面貌以及个人的经历等都体现在人事档案中，所以个人也要积极配合档案管理部门做好档案管理工作。
（二）增强档案管理意识
人事档案能够全面清晰地记录职工的学习、工作情况，在人员管理和选拔、调动中起着重要的依据和参考价值。为了提高用人单位人力资源的利用效率，提高人才队伍建设效果，用人单位应重视人事档案工作，安排有关领导分管人事档案工作，及时研究工作中面临的重大困难和问题，保证开展人事档案管理工作必需的人力、物力、财力需要，满足开展人事档案管理工作的正常需要。
（三）应加强完善人事档案审核制度
管理人员应做好对新进员工档案的审核工作，当出现人员流动情况时，用人单位就要加强对流动人员人事档案的审核。在进行档案审核时，各级负责人都要进行审核，调出单位和调入单位负责人都需要对人事档案资料进行审核。在人事档案审核中，用人单位应落实好个人责任，严格规范好档案的查询和调阅权限，避免档案交到本人手上。根据职工人事档案管理规定中第一章第九条和第十条规定，在查阅员工档案的时候，必须持有单位介绍信，并填写审批表，领导签名审批后才能查阅档案。员工档案一般不外借，如外借，必须严格登记审批手续，限期收回。
（四）提高管理人员的政治素养和思想道德素质
人事档案所涉及的内容非常多且隐私性强，所以管理人员应坚定思想政治立场，不能随意更改档案信息，以更加严谨的态度来开展人事档案管理工作。在开展人事档案管理工作中，管理人员必须坚持原则，严格遵守相关制度，做好保密工作，不能随意泄露档案信息。
（五）加强档案数字化管理
加大经费投入，积极推进人事档案数字化建设，科学管理，全部实现人事档案数字化管理，为人事工作提供全方位、准确、快捷的服务。同时，扎实推进人事组织管理工作改革创新，建立人事电子档案，可有效防止和解决档案自然老化、人为涂改、意外损害等难题。利用网络平台，制作电子人事档案，将人事档案置于阳光之下，方便人事档案异地交流和群众监督，避免不正当的“曲线升迁”。将在职人事档案材料全部扫描，运用计算机档案管理系统，实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储和检索、计算机辅助立卷、档案自动标引、档案双重备份和档案远程监控管理，以保证人事档案的真实性、完整性、安全性，发挥参考凭证作用。
（六）建设完善的现代人事档案管理新模式就需要改变以往封闭式管理模式，建立人事档案社会化开放式管理新模式
人事档案社会化开放管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充。人事档案的使用应当向个人开放，让个人了解档案的内容，采用社会化、开放型人事档案管理模式，为个人和用人单位提供多样化、综合化的人事档案服务，充分满足个人和用人单位利用人事档案的需要，树立人事档案部门的新形象。使人事档案的管理工作不断发展。
结束语
综上可以看出，人事档案管理要坚持法治原则，实行制度化管理，健全的干部人事档案管理可以为管档单位的可持续性发展提供较高的参考价值。随着新时代的到来，干部人事档案应当逐渐利用信息化建设技术，提高档案管理的及时化、规范化。此外，还要创新管理理念、拓宽服务范围、引进5G等新技术、加强人才引进，提升档案管理的利用率，人事档案管理工作的积极作用可以发挥，本文对此展开研究，希望能够为人事档案管理的规模性发展、层次性发展提供思路。
参考文献
[1]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(35):36-37。
[2]武生萍.人事档案管理的挑战与机遇[J].人力资源,2019(20):84.
[3]朱玉.人事档案信息利用与开发[J].兰台世界,2019(S2):108-109.
[4]王毓灵.干部人事档案管理转型研究[D].中共委党校,2018.
[5]李群.某省干部人事档案管理问题研究[D].某省师范大学,2017.