张美思羽 姜亚舟
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摘要：近年来，我国科学技术不断发展，在这种社会背景下，文书管理工作呈现出新的特点，也面临着新的挑战，若要提升文书管理工作的效率，就必须及时创新文书管理工作的策略。办公室文书主要是指公文、档案、书信等资料，也是对办公室工作的一种记录，对企业或者单位的发展有着重要的影响，可以作为决策的重要依据。本文分析了办公室文书管理的重要性，总结了存在的问题，最后提出一些合理的策略，希望为今后的办公室文书管理提供参考。
关键词：办公室；文书管理；措施
众所周知，文书管理工作是一份重要的工作，是一个单位的重要组成部分，起着传达消息、处理日常业务的作用，同时，还在协调沟通方面，发挥着重要的作用。因而，办公室文书管理工作是企事业单位的重要组成部分，确保办公室文书管理工作顺利实施十分重要。
一、办公室档案文书管理的重要性
办公室档案文书管理工作直接关系到企业单位的发展，发挥着重要的作用，可见，办公室档案文书管理工作十分重要，其重要性主要体现在以下几点：
（1）文书管理工作包括档案、书信、公文、合同等等的文件，是企事业单位经营过程中的关键部分，对今后的经营管理有着直接的影响。文书还记录了企事业单位发展的情况及重大事件，可以作为一种参考资料，为重要决策提供帮助。
（2）通过合理的文书管理工作，可以确保文书的完全性、科学性及真实性，为企事业单位今后的发展奠定良好的基础。
二、办公室文书管理工作的特点
办公室文书工作具有显著的特点，其特点主要体现在以下几个方面：
（1）具有繁杂性。文书管理工作的繁杂性主要表现为，内容的多样性与资料载体的丰富性。文书作为处理行政管理活动中，所有具有保存价值文件的工作，涉及人事、财 务、基建以及业务等各个方面的内容，需要对多元化资料进行整合、收集、分类、保存等工作，工作极为繁重。由此可见，办公室文书管理工作具有繁重性。
（2）准确性。文书作为一种记录手段，展示记录结果，需要其具有准确性，在
文件的运转、采集、记录与整理、归档等过程中，需要保证每一步的合理性，保证办公室文书管理工作的准确性。
（3）档案文书管理工作的重点在于收集与保存资料。档案管理工作需要具有真实性，需要真实客观地记录企业单位的历史，为后人提供借鉴，发挥资料应该发挥的重要作用。除此之外，档案管理还具有安全性与完整性的特点，主要记载发生的事件与过程，是分门别类归入档案的主要手段，是阶段管理的重点，可见，在档案文书管理工作中，档案文书管理的重点就是收集资料、保存资料，保证资料的完整性与科学性。
（4）文书工作是把相关文件、事件形成于文档形式，文书管理工作的主要内容包括以下几方面内容：①进行文件搜索，选择恰当的文件类型。②注重文件的等级，根据文件等级进行分类保存。③注意文件的运转，在文件运转过程中进行档案文书管理。④文件催办，文件成本，末期工作就是整理、归档和立卷。
三、办公室文书管理存在的不足
作为企事业单位管理工作的重要部分，文书管理发挥着巨大的作用，但是由于种种原因，很多企事业单位的文书管理还存在不小的问题，下面对这些问题进行总结分析：
1.管理方法老旧
随着时代的发展进步，社会分工向着精细化的方向不断发展，这就增加文书管理的工作量。随着文书管理工作的发展进步，各种先进的管理方法不但涌现，给文书管理工作注入了新鲜血液。但是调查发现，很多企事业单位仍然应用老旧的管理方法，与时代严重脱轨，呈现出质量差、效率低等现象，限制了企事业单位的发展。很多企事业单位还沿用几十年前的管理方案，不但文书归类不明确，还容易出现文件丢失等问题，存在很多管理上的漏洞，工作人员使用这种老旧的方法，也容易出现工作失误，并且工作强度高，需要进行合理的改进。
2.办公室文书管理意识薄弱
管理人员首先要具备相应的管理意识，才能更好的从事文书管理工作，确保文书管理工作的顺利开展。所以说，管理意识直接影响管理水平。但是很多企事业单位的文书管理人员，都存在或多或少的问题，例如专业能力低、管理水平低、学历低等等，无法快速接受新知识，难以做到与时俱进，在出现新方法时，也不愿意主动学习，呈现出消极怠工、工作热情低等状态。由于管理意识的薄弱，给文书管理工作带来了巨大的影响，文书管理工作人员需要具备一定的责任感，才能更好的从事该工作，但是大部分工作人员都是在按部就班的工作，缺乏工作动力，需要进行合理的改进。
3.各个部门配合度低
文书管理是一个复杂工作，涉及到企事业单位的所有部门，需要各个部门的配合，才能更好的开展管理工作。但是调查发现，很多企事业单位都存在部门配合度低的现象。例如，在文书管理人员在归档时，很多部门人员不愿配合归档工作，为了更方面的使用档案，不会主动的交还档案，给文书管理人员带来了不小的麻烦。在文书管理人员的都多次催促下，仍然，没有按照要求归档，导致档案不全，容易出现丢失等问题。
四、办公室档案文书管理工作的策略
1.增强文书管理意识，完善管理制度
增强文书管理意识，完善管理制度需要注意以下几点内容：
（1）加大宣传教育力度，开展针对性培训，领导层至管理人员都需要提高对文书管理工作的认识，需要尽全力进行文书管理，加大重视程度，增强自身管理能力，学习先进的管理理念，将先进的管理理念与具体管理工作相结合，提高文书管理效率与质量。
（2）需要完善管理制度，对管理规范的内容进行细化，确保管理制度具有可操作性与可实施性，可以作为办公室文书管理的指导纲领，可以发挥出重要的作用，规范管理人员的行为，确保办公室文书管理工作的规范性。
（3）明确按照管理流程办事，引导管理者树立“按照制度办事，按照流程办事”的理念，增强文书管理意识。
2.加强各部门的协作
加强各部门协作需要注意以下两方面内容：一方面，对各个部门进行通知，使各个部门意识到自己在文书管理过程中的重要作用，自己配合文书管理工作开展的必要性。另一方面，安排专门人员配合文书管理工作的开展，在每个部门都安排一些文书管理员，主要负责文书工作的开展，负责与其他部门进行协调、沟通，共同完成文书管理工作。
3.优化文书管理方式
优化文书管理方式需要注意以下几点：
（1）选择恰当的文书管理软件，利用信息技术与网络技术对文书进行编号、检索、查阅、储存，做好文书系统的衔接工作，方便文书管理工作的顺利开展。除此之外，通过此种方式，还可以实现电子文件与纸质文件的对应整理，可以提升检索速度，确保文书的完整性，提高文书管理质量。
（2）建设数字化管理系统，将网络技术与计算机技术作为依托，建立不同的管理体系，以便适应不同类别的文书文件管理，利用多种形式进行文书文件管理，提高文书管理工作的实用性。
结语：
综上所述，办公室文书管理工作的完整性与合理性，是检验管理水平的重要指标，通过分析办公室档案文书管理中存在的不足，解决办公室档案文书管理中存在的问题，可以提高档案文书管理效果，提升管理水平。做好基础性工作，才能为文书管理奠定良好基础，为企业事业单位今后的发展提供帮助。
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