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智能化档案管理在医院档案管理中的应用李合明

发表时间：2020/10/19 来源：《基层建设》2020年第19期作者：李合明

[导读] 摘要：一直以来，我国的医院中有为数不少采取传统的、承载媒介为纯纸质的档案制度，这一制度天然存在一定的缺陷性：如就诊记录分散，同一病患存在就诊时间、诊室、医院差异，本应第一时间整合就诊信息以便医生问诊，然而就诊记录碎片化，病患无法科学描述自身病情，同时，医生用药施诊的习惯不同，重复检查诊疗用药之下，导致了医疗资源的极大浪费。

        菏泽市中医医院山东省菏泽市 274000
        摘要：一直以来，我国的医院中有为数不少采取传统的、承载媒介为纯纸质的档案制度，这一制度天然存在一定的缺陷性：如就诊记录分散，同一病患存在就诊时间、诊室、医院差异，本应第一时间整合就诊信息以便医生问诊，然而就诊记录碎片化，病患无法科学描述自身病情，同时，医生用药施诊的习惯不同，重复检查诊疗用药之下，导致了医疗资源的极大浪费。在医患关系紧张，社会对医生和医院普遍信任度低的今天，这甚至会引发患者对医生的怀疑与不满，医患关系进一步紧张恶化，造成不可挽回的损失。智能化档案管理的出现，是档案管理的一次革命性转变。在现代化医院建设和发展过程中，社会大众对医疗机构的要求越来越高，医院想要在市场竞争中获得优势，必须建立起和谐的医患关系和社会关系。在此过程中，档案管理工作起着十分重要的作用。
        关键词：智能化；档案管理；应用
        前言
        传统的医院档案管理制度查询困难、数据散失，落后于时代发展，对医疗科研工作的开展无法起到积极作用，无力支撑我国医院现代化进程的需求。因而，本文通过对智能化档案管理的优势及医院如何实施智能化档案管理进行解析，以期为关注这一理念的机构和个人提供思路。而采用智能化档案管理制度后，病患的病情病史、就诊记录可以详尽的为医生所知，既节省了过多的检查费用，又避免了使用药物不当或药效抵消等情况，医生也可以节省时间和精力以达到就诊效率最大化，同时，清晰明确、不易散失的病患资料又可以为医学研究提供可信的资料。
        一．传统档案管理方式的缺陷
        1.涵盖面窄
        档案的内涵应随着科学技术的不断发展、社会实际情况的转变及医院实际需求的增多而不断扩展，尤其是医院档案。医院的档案所涵盖的内容从一开始的文书、拍片、病历等内容拓展到如现如今的科研、胶片、病理等，内容不断丰富。但是由于相关部门对医院档案界定模糊，通常情况下，每个医院都是从自身的角度，根据以往经验对档案进行延伸或者压缩管理，这导致不少需要加入到档案管理中的材料并未被加入。
        2.缺乏完整性
        各个医院的实际状况都存在差异，因此其人事管理系统各不相同，工作人员的配置也相对比较随意[3]。医院档案的某些管理人员并不具备专业的知识以及技能，法律意识淡薄，在实际工作当中，很容易将价值较高的档案资料随意摆放，导致重要档案缺失。这是医院传统档案管理方式缺乏完整性的重要原因。
        3.缺乏统一性
        传统的医院档案管理制度并不完善，各个部门之间缺乏紧密的合作和良好的沟通，其各自为政，对于档案材料的处理采取的标准也各不相同，导致很多档案资料重复或者利用效率较低。因此，档案相关部门需建立良好的合作关系。若档案材料收集人员和管理人员没有展开积极良好的互动交流，为了便于自己工作的进行，违反相关要求，随意将档案资料进行扣押和丢弃，则容易导致有价值的资料档案难以完整收集和保存。
        二．医院如何实行智能化档案管理
        1.发动行政人员运用档案内容
        行政人员为医院良好运行的道标，在传统医院档案管理制度下，行政人员仅从旁观者的角度监督、协调医护人员使用医疗资源和分配诊疗任务，客观上存在滞后性和误差性。

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而通过智能化档案管理，行政人员可以具前瞻性地开展自身工作，如合理调配处于使用空档期的医疗器械；利用数据分析避免院方购入的药品不足或积压；按照出诊次数、就诊能力及当前病患比例，灵活安排医护人员诊疗任务和休假时间；监督各科室不当使用预算或浪費行为，如此，行政人员可大大降低医院运营成本，有效提高医疗资源利用率。
        2.数字化档案管理系统在重要数据安全方面的运用
        为保障医院重要档案数据信息的安全性，医院档案管理部门应采取有效的档案管理措施。数字化档案管理系统在医院档案资料管理中的应用是指对传统的录像、照片以及纸质档案进行数字化处理，对这些重要资料数据的安全防护主要是保护好实体档案，并且避免数字档案丢失、破坏以及非法下载。对于医院档案重要数据信息的管理，需要从源头运行以及备份这两个角度切入，以下为保障医院档案信息数据安全的措施。
        3.加大投入资金力度
        部分医院考虑到运营成本因素，在档案管理部门投入的资金稀少，而主要将资金投放在可视医疗条件，如医疗器械、医药资源、院校合作上。但在自身资源的优质利用上态度消极。从表面看，这样分配预算金额合乎逻辑，但内在价值极高的医院档案本可作为医院开发药物、开展科研、调整运营方针所依据的重要情报，现在不仅无法发挥作用，还需耗费金钱人力维护，实质上，这是对医院隐形资产的消极化处理，足以造成巨大浪费和亏损。
        4.提高管理人员专业素质
        部分医院以节省人事成本为目的，主要选择各部门近退休或冗余的人员作为档案管理部门的工作人员。此类工作人员自身调职到边缘部门，难以对所属部门产生责任感，又对档案重要性缺乏正确认知，且受限于专业能力与档案管理工作无法对应，难以对内容复杂，数量繁多的档案进行应有的整理和维护，以至于内在价值无法估量的医疗档案或丢弃遗失、或无法编订。对于如上情况，医院方面应拿出有力举措，一方面，为现有的档案管理人员加大普及档案管理工作的维护知识、安全知识、责任意识等的力度，并在薪酬待遇上视同医院其他部门的工作人员，以保证档案管理人员采取积极正面、负有责任心的工作态度开展工作；另一方面，应向外界广泛聘请专业的档案管理人才，通过运用他们的管理技术和责任意识，不仅能使维护档案更高效、管理流程更简洁，还可为档案管理系统的智能化和全面应用打下基础。
        5.应减少重要数据的安全隐患
        在数字化档案管理系统中设置相应的安全系统，比如，通过防火墙、数字签名等安全工具，对档案数据进行分级管理，同时，及时安装后期安全程序。在实际的数字化档案管理中，一般都会存在由于病毒感染，导致系统受到攻击，或者由于计算机程序被篡改，导致档案信息泄露的安全隐患。因此，医院档案管理人员应全面及时地检测计算机系统存在的漏洞，针对性地安装好补丁以及程序。除此之外，还应利用相关的备份系统，对档案的重要信息数据进行拷贝以及异地备份等，通过加强档案管理保证档案信息数据的安全。
        结束语
        综上所述，随着我国科学技术的飞速发展和信息技术的普及，产业数字化成为现阶段经济发展的重要趋势。因此，医院档案管理数字化是医院档案管理紧随时代发展对自身进行的优化升级。医院的档案管理系统智能化是当下医院自身发展需切实完成的要务，院方需积极对待档案管理工作，重视档案管理人员，加大投入资金力度，使得医院信息一体化，档案可视化；发动医护人员和行政人员一主一辅，从专业和旁观者的角度完善发展医院档案，使得智能化档案管理系统能更有利于医院的运行，更高效的为广大人民群众服务。
        参考文献：
        [1] 许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究 [J].办公室业务，2014（23）：157.
        [2] 刘喜珍.医院人事档案管理的数字化实现过程 [J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，31（22）：153-154.