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论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

发表时间：2020/10/19 来源：《基层建设》2020年第19期作者：曲文翠

[导读] 摘要：随着时代的发展，社会的各个领域都与之前有些很大的不同，企业的管理手段也增加了许多，档案方面也增加了几项新的。

        济南景艺园林绿化工程有限公司山东济南 250021
        摘要：随着时代的发展，社会的各个领域都与之前有些很大的不同，企业的管理手段也增加了许多，档案方面也增加了几项新的。目前企业的档案管理还存在着许多问题，但是企业无法更好的运营和发展，只有找到档案管理存在的问题，并就问题进行解决，提出相应的对策，才能将企业更好的发展下去。目前企业增加的频率越快越快，有一部分的企业直接忽视了档案管理这一环节，这对企业的发展会带来不好的影响。
        关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理；作用
        1档案管理工作的重要性
        企业档案管理工作的质量在一定程度上反映了企业的管理水平。企业在日常生产经营过程中会基于具体事项的需求记录一些历史资料，比如企业发展中会对业绩进行记录，所以相关的业绩资料会留存在档案中，为了在后期能够快速有效地调取资料，就要做好档案管理工作。在日常工作中，快速调取资料了解公司发展状况，有利于促进企业未来持续健康发展。在当前社会经济发展形势下，要在实践中不断创新管理理念，引进新的管理方式，保证档案的完整性、真实性。除此之外，企业档案记录了企业的各项具体活动，管理人员根据档案记录资料可以及时对工作进行总结，了解过去发展中的不足，在进一步发展中总结经验，制定更科学的发展规划。
        2档案管理中存在的问题
        2.1档案管理缺乏标准化
        随着现今科学技术的发展，互联网技术的不断更新，不动产登记中心的档案管理也逐渐趋于电子化。电子化的档案管理确实能够有效的提升工作效率，使信息保存的时间更加长久。但是由于不动产电子档案具有其特性，也有无法避免的区域性特征，当地政府会格外看重不动产的档案管理问题。认为其与当地的经济发展，与民生都有直接的关系。但对不动产的档案管理，相关企业和部门却都不加重视，没有形成统一的工作标准。而国家则对于不动产档案的管理和区域性特点没有实施特殊的管理，也没有形成完善的工作体系，致使现今许多不动产登记中心的档案管理缺乏有效性，同时也缺乏科学性和规范性。
        2.2档案管理技术落后
        伴随着社会科学技术的发展，企业也进入了自动化和智能化时代。虽然企业在生产、销售和办公服务等方面都发生了变革，但是企业档案部门仍采用传统的档案管理技术。传统档案管理方法已不能适应时代变化和企业发展，然而，当前我国大部分企业的档案工作仍然采用的是传统的档案管理模式。传统档案管理主要是针对纸质档案的手工管理，缺乏对档案内容，特别是档案里面的信息资源的深入挖掘很难适应知识管理要求。现在企业实现了计算机办公，也有企业已经走在人工智能化的前列。但是在企业的档案管理部门信息化脚步仍停滞不前，不仅开发档案信息资源的效率低下，而且也很难实现知识共享。所以，创新档案管理技术，是当前企业档案管理发展所面临的巨大挑战。
        2.3档案管理力度不够，工作质量不平衡
        企业日常管理中存在着各行业的通病，在具体管理流程中对不同方面的重视程度不同。很多企业重视企业发展中的建设，但是建设完成之后会忽视后期的管理。在利益驱使作用下，会过分关注利益从而忽视管理，企业为了减少日常运营成本会降低管理方面的投入，因此在管理过程中容易导致资金不足。企业管理力度不够，导致员工缺乏工作积极性，影响档案管理整体水平的提高，不利于企业的长远发展。
        3新时期加强档案管理基础工作的有效途径
        3.1高度重视档案管理工作
        现阶段，档案工作不再只是简单地用电子版和纸介两种文档形式保管的事务性工作，其具有政治特点和政治属性。要想获得持续、稳定发展，首先必须将档案保存和利用好，与新时期企业发展的需要相适应，更好地为企业建设服务，这是所有企业领导必须高度重视的一大重要任务。

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因为领导的大力支持和高度重视是顺利开展档案管理工作的重要前提，企业领导在促进企业发展过程中需要档案提供诸多企业、国家发展走势脉络的文件资料和组织实施过程的痕迹资料等。所以企业领导要对档案管理工作引起高度重视，重视队伍建设、软件配套和硬件达标等方面，创设促进此项工作水平提高的环境。
        3.2完善档案管理制度
        新形势下，档案管理制度得到了显著革新。以往传统的管理制度已经难以使时代要求得到满足，现阶段，我们已经置身于数字化时代之中，已经由纸质保存档案的管理转变为由电脑等媒体保存的虚拟档案。在此形势下，必须积极更新企业档案管理制度，将档案管理水平有效提高，贯彻落实公司管理制度，有效实施企业管理方针，严加看管企业的机密文件档案。规范保存、整理企业档案，对各项工作规章制度进行监督检查，同时严格实施提取档案的记录工作，以使档案资料的安全性得到保证，借助建立健全企业的档案管理制度，将档案的重要价值充分发挥出来，同时还要保证档案资料不会阻碍企业发展。
        3.3提高档案管理水平
        档案管理落后会导致档案的缺失或者损坏，在这个科技发达的时代，就要用这个时代的科技水平对企业的档案进行管理，提高了档案管理的水平，就相当于为企业下一步的发展抬高了一个台阶。企业档案的收集与归档在企业的档案管理中是核心项目，档案管理围绕着收集和归档所进行，企业要结合自身情况，考虑档案管理的手段，不能盲目跟风，最后导致档案混乱。将企业档案的管理水平与现代社会的科技接轨，用高科技的管理手段服企业的档案进行管理会更加的容易和省时间，将多出来的人力和物力用到该用的地方去，推动企业的发展。档案管理水平的提高还能带动企业各方面的发展，比如有了完整的文件档案，就能够更容易的和其他各个企业进行签约，联合发展，带动企业的成长，扩大企业的规模，让企业在企业之间更加具有竞争力。信息化时代，要充分的利用好计算机信息技术，这样才能更为有利的推动企业的档案管理工作。
        3.4对档案管理工作加大资金投入力度
        不能只对眼前的经济利益重视，要用长远的目光看待问题，要看到档案管理对企业今后发展的重要作用和意义，针对档案管理工作加大资金投入力度，确保企业档案管理工作基础设施的完善性。如，对档案管理需要的档案库房或档案室予以构建，完善档案管理工作人员的办公室、电脑等相关工作设备。同时，还要积极培养工作人员，企业只有做好这些最基础的地方，才可以保证顺利开展档案管理工作。除此之外，企业可以从外界引入先进的管理方法和管理人员，或加大创新管理制度的奖励等措施。
        结束语
        企业档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题，提出相应的对策和建议，加快企业的发展，还要结合企业自身的发展状况，进行适合自己企业的档案管理模式。
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