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档案管理的利用和保护

发表时间：2020/10/19 来源：《基层建设》2020年第19期作者：王树奎

[导读] 摘要：企业档案管理创新不是喊喊口号就可以完成的事情。

        山东省滨州市沾化区古城镇人民政府山东省滨州市 256801
        摘要：企业档案管理创新不是喊喊口号就可以完成的事情。这必须实打实的从档案管理工作实践中去体现。大多数企业在建或已投入运行的信息化建设承担着企业职能和业务活动的各种信息，体现了档案管理信息化建设的成果。在企业大力实施信息化建设的大背景下，档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和拓展空间。
        关键词：档案管理；利用和保护；措施
        1企业发展中档案管理所发挥的重要意义
        企业要想获得持续、稳定发展，只借助将生产力提高，促进利润收入增长是远远不够的，企业的工作管理直接影响着企业的发展，企业想要获得良好发展，需要将企业的综合情况充分考虑到。在企业发展中，企业档案管理发挥着极为重要的作用，是促进企业经济收益提高的关键。同时，良好的档案管理水平也是企业管理水平的反映。借助良好的档案管理，对企业发展历史的记录极为重要，确保企业今后的管理、建设和发展有据可循。信息时代，传统的档案管理方式已经被时代所淘汰，要想继续发挥企业中档案管理工作的作用，就需要将档案管理工作的规律和特点充分把握到，并结合现代信息技术，积极创新管理方式。新形势下，人们办公方式的改变直接影响了档案管理。现阶段，自动化、无纸化办公方式得到了广泛应用，相较于传统方式，诸多文件的修改、起草、归档和落实工作均存在很大的区别。当前，很多档案资料都是用无纸化的方式保存的，这就代表着档案管理已经不再借助纸媒的形式，主要利用磁盘的形式保存。虽然无纸化办公有效提高了人们的办公效率，但是，和传统的纸媒相比，电子化形式保存的档案价值性、系统性和真实性更强。所以，企业需要运用科学合理的方式，有效提高档案管理水平。
        2传统档案管理存在的主要问题及其产生原因
        2.1管理理念落后
        档案管理水平决定了档案在企业之中发挥作用水平的高低，档案管理水平越高，档案在企业发展中的辅助作用就越大。但由于企业档案管理理念和制度上的缺陷，很多企业在档案管理中都面临诸多问题。首先，企业档案管理分散，对企业文化、企业发展、产品研究等档案实行分散管理机制，无法在内部形成有效的信息资源互换，造成企业档案信息无法准确为企业发展提供有效的借鉴。其次，存在文献收集不完整、归档不彻底、协调不畅等问题。最后，档案保存不规范，存在下载精度低，降低了档案的使用效率。
        2.2管理不善
        首先，企业管理层都将重点放在企业经营生产工作上，对档案管理不重视，没有充分发挥档案的使用价值和潜在价值。其次，受到传统档案管理的影响，档案管理水平不高，没有很好地在企业发展过程中体现出借鉴、研究作用。最后，企业档案管理理念没有紧随时代的发展，档案无法发挥给高速发展的企业战略目标提供有效帮助的。
        2.3档案管理人才短缺
        缺乏高质量的档案管理人员直接影响到档案管理水平和使用质量。一方面，招聘人员较少，缺乏高端管理人才，档案管理人员内部没有形成良好的相互学习氛围，档案管理人员缺乏计算机知识、图像和信息等现代信息技术知识，档案管理综合素质不高。另一方面，由于职位和收入水平低，一些档案管理人员缺乏工作热情和积极性。
        3加强不动产档案管理的利用和保护
        3.1加上企业内部档案管理的宣传，增加员工的管理意识
        在企业内部员工之间宣传起档案的重要性，能够更大的帮助档案更好的管理，加上了企业员工的意识，他们会发现企业档案是多么重要的资源。想要在企业内部对档案管理进行宣传，少不了档案管理专业人员的专业素养，有了足够的专业知识，才能更好的向其他员工进行宣传普及，让他们也知道档案对企业发展的重要性。增强员工意识的最快方法就是先提升企业高层的管理意识，对企业的高层进行统一的培训，再由高层领导下基层，对各个员工进行培训，让他们意识到档案在企业发展中的重要性，和起到的作用，让员工们了解企业档案相当于企业发展的命脉，想要企业更好更远的发展，就少不了对企业档案的保存与管理。

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        3.2建立健全档案管理机制，提高工作责任心
        企业要想实现高效的档案管理水平，首先要以企业为实际原型，建立一个完善的档案管理机制，并要求管理人员严格按照管理机制开展工作。这也就要求企业的管理方式以及管理水平都必须与时代接轨，顺应时代的发展潮流，建立信息化的档案管理体系。同时，档案室的工作必须要具体落实到每一个档案工作人员身上，并且将管理水平与职员绩效关联，这样才能真正提高管理水平。其次，企业的档案管理也必须严格遵守国家的法律法规，并结合企业的实际发展需求，研究出具有本企业特色的档案管理体系，同时也要要求每一个档案管理人员严格遵守企业的管理制度，严格做好企业机密档案的保密工作，从而实现企业档案管理价值最大化。最后，也要培养企业档案管理人员的工作责任心，对于企业的机密档案要予以保密，并且时刻守护企业的公有财产，坚决按照管理制度开展工作，这样才能确保档案管理工作的有效性。
        3.3提高企业档案管理人员的素养
        企业档案管理人员的素质与档案管理工作的质量密切相关。为了保证企业的长远发展，需在提升人员素养方面做出努力，首先企业要认清当前档案管理人员的实际能力，基于实际情况有效组织各种培训活动，让员工树立全新的档案管理意识，并积极引进先进的手段。除此之外，还需要档案管理人员自身具有良好的职业道德，在日常工作中严格遵循制度的规定，确保档案管理工作的正常运行。
        3.4实现企业档案信息化管理
        当今各项技术不断创新，应基于现有的技术向信息化过渡，企业必须全面进行信息化改革，实现企业档案管理科学化发展，利用信息化技术发展新型管理模式。首先，企业应构建完善的档案信息系统，并对相关人员进行培训，让其对新技术有深刻的认识，并且能够在实践中有效操作。其次，要在现有条件下逐渐完善各项基础设施建设，在档案管理过程中利用信息管理系统和设备，奠定档案管理信息化的基础。最后，利用现代设备有效整合资源，利用人工智能进行档案管理工作以减少失误，为企业长远发展提供帮助。
        3.5档案管理经费保障到位
        企业在未来发展中要不断提高档案管理工作水平，首先需要明确发展目标，在未来发展中制定科学的工作计划，在档案管理方面加大投入，重视档案管理基础设施建设；其次，根据档案管理的需要研发各种新技术，并为企业档案管理争取资金支持；最后，根据企业自身发展规划，从整体上考虑实现档案管理信息化统筹建设，严格按照企业发展标准构建现代信息化管理平台，提升档案利用价值，保证档案管理效果。
        3.6企业要多做好档案管理的安全防护工作
        要按照国家的相关法律法规进行档案管理。在档案安全管理工作中，要提高资金投入，注意人为影响如信息的盗取和自然危害，注意防潮、防火、防有害生物的毁损等。对于特殊档案如各种商业机密文件等，要进行特殊防护，必要情况下，进行独立的防护措施。同时还要对企业知识产权进行法律备案等。
        结束语
        新形势下，各个领域均得到显著发展，传统的档案管理模式和管理观念已经和企业的发展需求不适应，在企业管理中档案管理所发挥的作用日益显著。因此，企业要对档案管理工作引起重视，充分认识其重要性。同时，在档案管理工作中积极革新管理方式和观念，建立健全管理制度，运用现代化手段促进档案管理工作效率有效提高，进而为企业的持续、稳定发展奠定坚实的基础。
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        [3]蒋文洁.浅谈文书档案管理面临的问题与解决对策[J].中外企业家，2019，634（08）：125.
        [4]张晶.企业信息化档案管理与利用存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（012）：78.