关于完善人事档案管理工作的几点建议--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

关于完善人事档案管理工作的几点建议

发表时间：2020/10/19 来源：《基层建设》2020年第19期作者：章筱蔚

[导读] 摘要：随着现代管理理念在机关事业单位中的应用，档案管理方面的水平随之提升。

        身份证号码：3202111990****0063
        摘要：随着现代管理理念在机关事业单位中的应用，档案管理方面的水平随之提升。人事档案的管理对机关事业单位的管理来说至关重要，新的管理理念和工作环境，对人事档案的管理提出了更高的要求，尤其某些电子档案的管理，意味着档案管理更上一层楼，只有不断提升人事档案管理的水准，才能为机关事业单位的建设奠定基础。在机关事业单位的管理中，人事档案是人事资料中最基础的信息记载，应该引起管理者的重视，避免因为管理不善造成各种影响，因此，机关事业单位应该重视人事档案的管理工作，精细化管理，应用现代化的管理理念，提高人事档案管理工作的效率。因此，本文旨在为完善人事档案管理工作提出几点建议，仅供参考。
        关键词：机关事业单位；人事档案；管理；问题；建议
        引言
        一般来说，机关事业单位的人事档案管理具有严格的保密性，需要具备专业素质的管理人员去胜任此项工作，因为人事档案通常记载着机关事业单位职工真实的个人思想、学历、工作经历等内容，是职工入职时提供的最基本的资料，一般职工升迁奖惩或者转组织关系时要用到个人档案，个人档案具有法律效用，因此，机关事业单位应该委派专业素质的管理人员管理人事档案，充分重视人事档案管理工作。
        1人事档案的特点
        1.1全面性
        人事档案是机关事业单位中职工学习、成长信息的重要记载资料，具有全面性，它包括：职工的学历、思想认识过程，例如入团、入党、工作经历、奖罚、任免等各方面的信息。因此，人事档案具有全面性。
        1.2真实性
        人事档案是个人信息真实的记录，所有的记载信息都要真实客观可信，这是人事档案归档的基础，这样的人事档案才能为组织人事部门提供依据，才能成为人事升迁或者奖惩的参考依据。
        1.3动态性
        职工的人事档案是要随着职工的成长而变动的，机关事业单位应该及时的更新职工档案信息，缩短档案与职工实际真实情况的“时间差”。在档案装订管理中，要求活页装订，以便更新档案信息及时补充。
        1.4机密性
        人事档案是真实记载个人的履历信息等，是机关事业单位对职工考评的信息依据，由专职人员管理，具有机密性，这就需要专业管理人员具有职业道德，不得泄露职工信息，更加不能通过职工档案信息获取不正当利益。
        2机关事业单位中人事档案管理的现状分析
        2.1管理观念落后
        当前的机关事业单位管理工作中，往往忽视了人事档案管理工作的重要性，机关事业单位中未成立档案管理的专职部门，对人事档案管理了解的不够深入，单方面的认为人事档案管理就是将纸质档案归类存放，不丢失，能够应付领导检查就行，这将会导致人事档案工作管理水平不高，未能充分发挥人事档案管理的优势作用。
        2.2未对人事档案进行统一规定
        当前机关事业单位中人事档案管理工作中普遍的缺点是没有对人事档案进行统一规定，未建立并完善档案管理的制度，最终会影响机关事业单位管理效率。任何管理工作都要有统一的管理规定，缺乏统一的标准将会导致管理工作失去正确的方向，失去标杆的意义。因此，机关事业单位人事档案管理工作首先要进行统一规定，并不断完善相关的管理制度，将人事档案的管理工作落到实处。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        2.3管理人员专业素质有待提升
        首先，机关事业单位为了节省管理成本，未将档案管理工作单独成立管理部门，而是找其他部门兼职管理，造成管理人员专业素质不高，未对人事档案管理工作充分了解，只是将档案合理存放，专业性有待提升；其次，单位任职的档案管理人员未经过正式的知识培训，仅仅依靠工作中积累的经验是不够的，会导致档案管理工作不规范；最后，档案管理人员未按照管理的相关标准进行收集、归纳、存档，导致档案存放混乱。因此机关事业单位人事档案管理中每一份职工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。
        2.4信息利用率较低
        传统的管理方式为管理纸质的档案资料，不仅工作量大，而且容易出现错误，同时管理不慎会造成档案的遗失，无法为其他人事管理工作提供必要的依据。人事档案管理工作应该充分利用当下的信息技术，将职工的档案信息进行电子扫描，分类归纳，统一归档，同时尽量做到备份管理，避免丢失造成不良的影响。但是当前机关事业单位中人事档案管理中应用的信息技术少，信息利用率较低。
        3机关事业单位中加强人事档案管理的建议
        3.1引入信息技术，加强档案管理
        机关事业单位管理应该构建信息化的管理体系，人事档案管理也不例外。机关事业单位的职工调动属于正常现象，只有加强人事档案管理，才能使机关事业单位的管理工作有条不紊。一方面，机关事业单位应该积极加大硬件的投入，建立专门的电子档案室，同时注意防止水火，保持网络的通畅；另一方面，加大对软件的投入，购入适合本机关事业单位的电子档案管理系统，及时的录入、归纳、统计、保存、更新、备份等，保证操作能够正常进行。同时，关于职工的人事档案都具有保密性，机关事业单位应该加强档案安全保障，避免档案内容泄露。
        3.2优化管理队伍
        机关事业单位首先应该重视人事档案管理，选拔优秀的管理人才去胜任管理任务，使人事档案形成完善的管理体系。其次，人事档案管理人员也应该不断的学习，在工作中积累经验，在培训中学习专业的管理知识，将理论知识与实际的管理经验结合，不断优化人事档案管理。
        3.3提升人性化管理水平
        首先，改变传统的管理理念，提升人性化的管理水平。因此，人事档案管理工作内容要透明化，管理流程要规范化，管理工作要制度化，为机关事业单位的组织人事工作提供必要的理论依据。其次，机关事业单位增加经费投入，购入先进的信息设备，提升档案管理工作的水平。
        3.4完善管理制度，规范人事档案管理
        只有管理制度的建立并完善，才能为人事档案管理工作保驾护航。在实际的机关事业单位管理中，机关事业单位应该根据实际情况制定规章制度，比如机关人事档案借阅制度、机关人事档案制度、机关人事档案库房管理制度等。同时，建立制度的同时应该参考相关法律文件，让人事管理做到有法可依，规范管理，避免法律应用不全面造成的管理漏洞。规范人事档案管理，让人事档案管理制度在机关事业单位管理中发挥应有的作用。
        结语
        人事档案管理是机关事业单位管理中非常重要的一项工作内容，是机关事业单位其他管理工作的基础，做好人事档案管理能够提高机关事业单位管理效率。因此，机关事业单位应当不断提高档案管理水平，采取有效的管理措施。本文认为，机关事业单位应当引入信息技术，利用科学的技术促使管理工作进步，提升管理队伍的专业素质，规范人事档案管理。机关事业单位做好人事档案管理工作是基础，才能有秩序的开展其他管理工作，提升管理效率，进一步做大做强。
        参考文献：
        [1]王燕青.事业单位提升人事档案管理水平的探究[J].商讯，2020（11）：196.
        [2]郭怀珍.新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略[J].信息与电脑（理论版），2019，31（24）：215-217.
        [3]杜玲.新时期档案管理工作存在的问题及对策分析[J].黑龙江档案，2019（06）：60-61.
        [4]胡宏军.谈新时期如何做好人事档案管理工作[J].才智，2019（34）：233.