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信息时代事业单位档案管理创新研究冯涛

发表时间：2020/10/19 来源：《基层建设》2020年第19期作者：冯涛

[导读] 摘要：信息时代的到来，促使科技的发展非常迅猛，各领域的信息技术广泛应用。

        山东省淄博市医疗保障服务中心山东淄博 255000
        摘要：信息时代的到来，促使科技的发展非常迅猛，各领域的信息技术广泛应用。目前在新时期下，事业单位得到长足发展，档案管理是不容忽视的一环。事业单位应以信息化作为方向，探索档案管理的新模式，剖析发展中存在的不足，构建行之有效的解决策略，推动事业单位档案管理工作向前发展。
        关键词：信息时代；事业单位；档案管理；创新
        引言
        档案管理作为事业单位日常工作中的重要板块之一，如何高效快捷地进行是员工应考虑的主要问题。信息时代的发展使得信息查询更多地依靠互联网，这就为事业单位的档案管理提供了新思路。
        1信息时代背景下档案管理的时代特征
        第一，档案管理数据化工作复杂而且繁重。档案管理工作自身存在着复杂性和繁琐性的特点，在事业单位档案管理中，要求工作人员必须掌握良好的管理技能和综合素质，在以往的档案管理中，大部分档案采用的是纸质文件。在将纸质文件转化为计算机数据时，无形之中增加了工作人员的业务量，再加上现代化的档案资源数据量不断增长，应用当前现有的档案管理人员不能实现对档案和资料的整理，这些情况都加剧了工作人员的劳动强度。第二，档案资源利用率大幅度提升。在信息时代背景下，对于档案管理工作的开展，以信息化技术为基础，通过对技术的归纳分析和总结，实现对档案管理的效率提升，在当前的社会背景下，各类资源共享，使档案资源利用率方面大幅度提升，降低了重复劳动的现象。通过对档案管理的信息化工作，实现了档案管理的优化，也为档案管理工作的进一步发展奠定了基础。第三，档案管理信息化需要不断更新。在信息时代，对于档案管理的信息化管理模式并不是一成不变的，需要随着时代和科学技术的进步而不断调整。随着科学技术的进步，在档案管理的互联网模式应用下，也会出现一定的技术瓶颈。而且在档案管理的法律法规方面也不够健全，在进入信息时代之后，实现了对档案管理工作模式的改善。但是仍然需要以先进的管理理念和法律法规作为基础，而我国目前缺乏专业的法律法规。
        2传统档案管理工作的弊病
        2.1信息化管理水平低
        信息时代发展，使得事业单位档案更多的是电子档案，这就要求事业单位能够尽量改变档案的格式，所以当前各部门都尝试使用电子扫描的方法进行档案管理，然而这种方式无法满足信息化档案管理的要求，不能满足当前工作量的要求，并且当前的电子扫描方式还依赖于人工操作，且速度较慢，并不能真正达到信息化管理，相比于信息化管理还存在一定的局限性和滞后性，不利于工作效率的提高，除此之外，电子扫描要求工作人员必须细致认真，这就给档案管理带来了客观因素的影响，还应当注意的是，由于一些单位没有准确认识到档案管理高效性的作用，使得其缺少一定的管理制度，单位管理机制不够完善，导致档案管理的信息化水平难以提高。
        2.2档案管理模式滞后，信息技术的优势尚未得到广泛认可
        信息时代，电子档案管理模式备受瞩目。但是，在一些事业单位尚未得到大范围普及，使用率不高，传统的档案管理模式仍存在，甚至占据主导地位。档案管理人员对电子档案管理方式缺乏深刻的认识，认可度与接受度不高，自身缺乏专业知识，应用效果不佳，很难充分认识电子档案管理的优势，延缓了事业单位档案管理技术的全面提升。
        2.3不重视档案管理，思想认识不到位
        档案管理工作在事业单位中，并不像其他工作那样，可以直接为事业带来明显的效益。且由于事业单位性质上的原因，其档案管理工作不仅工作量上较大，管理工作的严谨和专业性要求也非常高，这就意味着管理工作所需要耗费的资源和成本会有所提升。因此，很多事业单位对于档案管理工作并不会十分重视。

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        2.4档案管理人员知识与能力有限，综合素养亟待增强
        从整体上看，一些事业单位档案管理工作系统性不足，呈现零散状态，缺乏专门的管理部门，未安排专职人员，兼职情况较多，制约了档案管理的系统性与整体性。从技术与能力角度分析，人员兼职多、专业性不足、缺乏全面的档案管理技术与能力，受飞速发展的信息技术的影响，很多人的知识结构与知识储备落后、更新不及时、信息素养匮乏、无法有效融合档案管理与信息技术，不利于档案管理效率与质量的提升。
        3信息时代下如何促进事业单位档案管理工作的创新
        3.1充分利用信息化技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设
        事业单位对于档案管理的传统做法是：以实体纸质管理为主，由档案管理人员对档案进行收集、分类、保管等，这样的管理方法很烦琐，且工作效率低下。信息时代的到来，应对档案管理工作有所创新，充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，从而确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的应用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，可以借鉴国外优秀的档案管理经验，加强档案管理工作的保密性、安全性。
        3.2增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式
        从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。
        3.3事业单位要重视档案管理的作用
        事业单位应清晰地意识到档案管理在企业运行中的作用。企业在日常的运行中，人员的流动以及技术的更新，甚至包括每一次重要会议的召开，都会形成许多的档案文件，这些档案文件对企业单位来说，都具有十分重要的参考意义，如果在日常的管理中出现档案遗失或损坏，对于事业单位来说，将会是一种无形的损失，不仅不利于人员的管理，更不利于事业单位的实际工作开展。
        因此，单位方面要对档案工作有足够的重视，在工作中，应该为档案管理部门划分适宜的工作区域，以便于档案的存放。并且对于纸质档案，应该适当分配相应的设备，以保持存放环境的稳定性，以免因传统档案室阴暗潮湿的环境，而导致档案受潮、发霉甚至受损。
        3.4引进高素质人才，增强档案管理的科技内涵
        信息时代下，开展事业单位的档案管理工作，需要优秀的人才作为支撑，尤其是在当前的社会背景下，档案管理工作变得更加复杂，需要更多优秀的人才作为支持。首先，在事业单位进行工作人员的招聘时，需要让工作人员符合相应的岗位需求，为事业单位的档案管理工作注入更多的新鲜血液。其次，对目前现有的档案管理工作人员进行培训，让工作人员有更高的技能提升，同时也向工作人员传输一定的计算机技术和网络化知识，实现对档案管理工作认知的优化，保障工作人员发挥最大价值，推进我国档案管理工作质量的提升。
        结束语
        在信息技术飞速发展的时代，事业单位的发展面临新环境，档案管理也面临新的机遇和挑战，应积极推进事业单位档案管理创新，加快档案管理信息化建设，，切实提升事业单位档案管理水平，为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。
        参考文献：
        ［1］田桂贤.机关事业单位档案信息化建设问题与对策［J］农家参谋，2019（08）：220-221.
        ［2］刘蔚.论事业单位档案管理信息化建设［J］办公室业务，2019（04）：72-73.
        ［3］黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新［J］中小企业管理与科技（下旬刊），2019（01）：15—16.