甘肃省特种设备检验检测研究院 甘肃省兰州市 730030
摘要：当今时代，我国计算机技术水平不断攀升，合理依托各种新型办公软件，大大提高了办公效率。良好的办公软件，能够为使用者提供清晰的办公思路，能够节约大量的人力、物力资源；利用办公软件提供多部门之间直接交流的渠道，实现终端文件的实效传输，同时利用办公软件进行网络独立办公，确保工作的客观性，能够提升工作效率。
关键词：客户；有效沟通；竞争优势
引言
在我国科技不断发展的背景下，计算机办公软件在人们的生活和工作中已经变得非常普及，它改变了人们的生活方式和工作方式，使工作变得更加便捷和高效，已经成为了办公室的一种必不可少的软件。和传统的办公形式相比，计算机办公软件安全系数高、检索快捷，并且实现了无纸化办公，大大改革了办公形式。
1办公软件应用优势
计算机办公软件应用优势主要体现在它的跨地域应用，检索快速便捷，携带方便以及安全系数高等方面。在办公软件的应用中，我们可以实现跨地域的快速传递和检索，只需要通过网络在很短的时间内就可以将所需内容传出或接入，这对于节奏相当快的社会来说节省了很多的时间。办公软件应用的优势同样也表现在检索文献的速度方面，它使我们摒弃了先前的一句句阅读来检索的习惯，转而开始利用计算机化的办公软件直接进行关键词检索，就可以得到我们想要的结果。此外，有了计算机办公软件后，我们在处理很多信息，制作各种报告、书面总结上也十分方便。很多办公室一族经常需要进行对于相关材料的归纳整理，有了office软件后，无论是文字、图片还是数据在处理上都会非常轻松，并且准确性很高。这极大的带来了办公室工作实效的提升。
2办公软件在办公室的实际应用
2.1应用于文字处理
常见的文字处理软件为WPSOffice系列办公软件、基于Web客户端文字处理软件。强大的Office系列办公软件，特别是Word、Excel、PPT和三元件的应用越来越广泛，它们的应用为办公室人员提供了一个小型的数据库访问，也提供了许多方便的办公自动化管理平台，由于Office与Windows操作系统都是由微软公司研发出品的，因此具有良好的兼容性和可扩展性。与国内的WPS办公软件相比，微软公司出品的办公软件系列还提供了强大的文字处理功能，而且体积比较小，内存小，同时有免费版本，在国内办公软件中占有很大的市场份额。此外，有一些Web文本处理应用，如FCKeditor，不需要计算机系统提供额外的软件支持，只需要有一个浏览器进行文本操作，但其功能相对于上述两种处理软件相对不足，难以完成一些复杂的编辑任务。
2.2应用于数据处理
在办公环境中应用计算机办公软件技术，如果操作不当或者死机、停电等因素都会造成数据误删、丢失等问题。而通过计算机数据备份的方式则可以有效地解决此种问题。计算机数据库进行信息备份处理，可以在事故或错误产生之后恢复数据信息，避免数据意外删除或者在技术改造中出现各种安全损失问题，通过数据备份的方式进行处理，可以及时有效地进行信息数据的还原，避免信息数据丢失等问题的出现。而在计算机存储设备出现故障之后，数据库中的数据就会出现不同程度的损失与混乱，利用数据处理技术则可以为数据恢复提供技术支持。而随着计算机技术的不断发展，“大数据”“云计算”等技术手段的成熟，通过“云存储”等方式会进行信息数据的备份存储，更为简单、安全，为企业重要信息备份与存储提供了有效的环境。
2.3应用于图像处理
通常情况下，图像处理办公软件的应用范围包括平面设计、广告与图形处理等行业。随着社会现代化的发展，提出了新的要求，工业设计为了迎合社会日益多元化的审美需求，其视觉发展的趋势越来越明显，因此，办公室的计算机图像处理软件显得非常重要。常用的主要有PS图象处理软件，该软件功能成熟，相对完善，能够进行或简单或复杂的图像处理，可以满足顾客的多样化需求，充分满足现代工业设计的实际需要。
2.4应用于视频处理
视频软件应用是将视频和音频文件进行综合集成，通过技术处理，转换所需信息，直接成为可观看的视频。视频处理软件技术通常应用于一些法律权威单位的调查和取证等。此外，视频软件还可以实现视频信息的二次处理，从而进一步提升视频信息的价值。因此，应用视频处理办公软件可以有效简化视频信息，保证视频信息更好地满足办公需要，实现其价值。
3依托办公软件提高办公室工作效率的几点建议
3.1依托办公软件增设办公室工作考勤机制
完善办公室工作考勤机制是提升办公室工作效率的关键。其一，机关事业单位通常包含多个工作部门，不同部门之间均可通过办公软件进行沟通，同样单位内部利益相关者可通过整理员工办公成果，掌握多个部门的工作现状，了解办公室的实时工作进度，进而提出一种适合办公室的协同管理方式。例如DingTalk这种软件，它是一种可满足员工之间良好交流的办公软件，在办公中可实现终端文件的实时传输。同时，依托办公软件可完成办公室电话会议、商旅免费通话等相关操作，具有强大的应用功能。其二，结合办公软件的签到打卡功能，能实时了解员工的工作进展情况，完善了传统的监督考核机制，能督促有关工作人员在规定时间内按照完成任务，确保每日工作事务均可按时完成。
3.2利用办公软件实施网上办公室工程
目前，机关事业单位工作任务量较多，信息处理量较大，员工工作压力较大，基于当下办公技术的不断创新，为了改善当下办公室工作现状，单位应搭建网上办公平台，与时俱进地完善办公环境，在保障办公效率得到提升的同时，使员工切实意识到办公软件的重要性。因此在依托办公软件的基础上，应提高相关工作人员的计算机使用能力和信息素养。网上办公可使传统的工作摆脱时间与空间上的限制，每一名员工均拥有属于自身的工号与密码，一旦有办公需求时，员工可登录网络平台选择应用的办公软件，开展网络独立办公。平台上办公主要包括日常事务工作模块、编辑模块、信息传递模块，依照项目的开展进度员工可设置办公提醒，有助于在规定时间内高效率完成项目。
3.3应用移动办公终端
3.3.1数据传输
所有用户设备到机构网络设施之间传输的数据必须通过VPN隧道保护。在VPN通道里，再通过应用层加密技术进行应用层数据保护。移动办公终端的操作系统必须支持内置VPN客户端，或集成第三方的客户端产品，VPN客户端应使用IPSec和国产商用密码算法对传输数据进行保护。VPN客户端使用公钥证书与机构的VPN网关进行双向认证。所有用户设备与VPN网关之间的数据交互都必须通过VPN隧道进行传输保护，禁止配置隧道水平分割。如果移动办公终端的操作系统具备基本的防火墙功能，则必须配置为仅允许IPSec/IKEVPN的数据交互方式。
3.3.2数据存储
在移动办公终端上存储数据时，可根据安全需求采用国产商用密码技术或其他密码技术对存储数据进行保护。
3.3.3数据处理
通过应用隔离技术对处理过程中的数据进行保护，这是政府或企业等机构移动办公的一个关键需求。
结语
在我国科技不断进步的背景下，计算机技术在很多行业和领域都得到了广泛的应用，将计算机软件应用到政府办公和商务办公中，均可以大大提升办公效率，有效节约办公成本，优化办公流程。在未来的办公中，还应该加强对计算机办公软件的研究和利用，充分发挥计算机办公软件的优势，从而有效提升办公效率和质量。
参考文献：
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