王玉国
盐城生物工程高等职业技术学校 江苏 盐城 224000
摘要：随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅有便利性，随之而来的还有激烈的行业竞争和对以往传统理念的不断变革。档案数字化的管理打破了传统的档案管理方式和方法，在当前这个大数据时代之下，电子档案管理给人们带来了一定的便利性，但是也为档案工作人员的管理带来了不小的考验。基于此，以下对以数字化促进档案管理优化工作初探进行了探讨，以供参考。
关键词：数字化;档案管理;优化工作;初探
引言
一个好的档案管理工作不仅能做好档案资料的储存和管理，同时也能不断优化档案管理结构，使企业在调动档案资源时更加方便，从而提高企业业务的处理效率。因此，在新时代，档案管理工作者必须要充分认识档案数字化建设的优势，并从多方面的档案管理环节中，将数字化建设方法融入实际的档案管理中，推动企业档案数字化建设步伐。
1档案管理的概述
档案的重要性不言而喻，而如何管理档案更是有着其独有的重要性。但是传统的档案管理方法好像已经似乎并不适用于这个飞速发展的社会。当今社会的主题是创新，在各行各业都要进行创新的理念。在这个信息化的时代之下，任何行业多多少少都会与互联网、计算机等技术结合在一起。当然，档案管理工作也是不例外的。在大数据时代，随着社会的不断发展，档案管理工作的方法也要随着社会的不断进步而完善自身，不能再以落后的姿态出现在人们的视野当中。
2档案管理工作发展面临的困境
2.1档案实体种类多样，不易统一处理
档案内容种类繁多，如会计档案、基建档案、文书档案、声像档案、设备档案、实物档案等，且表现出时间跨度大和数量庞大的特点，不同档案类别需按照不同的转换流程进行数字化，工作投入量大，使得档案数字化处理过程异常复杂，难以采用统一方式批量处理，加大了档案数字化加工难度。
2.2缺乏专业性较强的人才，数字化意识薄弱
任何时候任何领域，人才都是引领未来发展的重中之重。现在的年轻人处在压力极大的社会竞争之下，整个大环境都驱使着他们一切以利益为重，要用最少的时间创造最大的财富。因此，很多年轻人不愿意选择档案管理之类的工作，他们认为这样的工作工资比较低，日常多重复琐碎无聊，不能够带来很大的价值。这种市场需求的收窄直接导致了各大高校对于档案管理专业的开设。举个例子来说，很多高校新开设了电竞专业，却取消了历史悠久的档案管理专业。当然这么做也无可厚非，高校需要保障学生的毕业就业率，但是在这种长期的发展之下。在档案管理工作上愿意钻研的人就会越来做少。
2.3档案数字化管理缺乏制度支撑
一些单位管理制度建设滞后，使得已经数字化的档案在管理中存在漏洞，如档案信息收集不全不准确、分类不严谨、检索路径复杂等，降低了数字化档案利用效率；此外，即使部分档案部门制定了管理制度，但在实际运行管理中往往流于形式，上级领导对档案工作不够重视，制度贯彻不到位，档案管理人员对工作要点掌握不足，降低了档案管理工作质量。
3应用数字化优化档案管理工作的具体方法
3.1组织档案管理者培训，提升其档案管理水平
采用现代办公技术进行档案管理工作，与传统的纸质档案管理工作差异巨大，仅凭工作经验和认真的态度，难以完成电子档案管理工作。这就需要档案管理者加强对计算机应用的学习，熟悉计算机操作，掌握电子档案管理软件，熟悉工作流程，进行熟练操作。但是，很多档案管理人员年龄较大，不具备现代档案管理技术，对信息安全保护的意识淡薄，业务技能生疏。
所以，本文认为档案管理机关要经常组织档案管理者参加业务培训，包括计算机应用技术、档案管理业务知识等，提升档案管理者的业务能力，组建一支综合素质较高的档案管理队伍，充分发挥档案管理的作用。
3.2加强档案数字化建设意识，增加建设资金投入
想要将企业档案管理从传统纸质管理方法转化到数字化管理方法，首先需要企业高层建立起档案数字化建设的意识，只有从高层开始，将档案数字化建设责任层层传递，才能落实好档案数字化建设工作，毕竟对档案进行数字化建设不是一个小工程，其涉及企业内部各个部门的业务运行以及人事管理情况，需要得到高层领导的支持以及各个部门的协调配合，才能保证企业能在最短时间内完成初步的档案数字化建设。在降低企业经济损失的同时，更新企业档案资源的应用方式。因此领导具备档案数字化建设意识，对档案改革工作大力支持，是开展档案数字化建设的前提条件。进行档案数字化建设的另一个前提是加大对档案管理工作的资金投入，在建设档案数字化中，必须要对各环节的计算机设备进行更新，对网络档案管理系统的建设，对相关档案数字化建设人才的招聘等，都需要企业前期进行足够的资金投入，才能保证建设各环节的顺利运行，有效加强企业的档案数字化建设步伐。
3.3完善档案数字化管理制度
在企业档案数字化建设过程中，需要逐步建立起与之配套的管理制度，这样才能让档案数字化管理各环节得到有力约束，保证档案数字化管理目标正常实现。企业在开展档案管理工作的时候，虽然在数字化时代要注重数字化档案管理工作，但是也要意识到传统档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子档案管理与传统档案管理的齐头并进，这样档案载体才更加多元化，为档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合档案的数字化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使档案管理工作的顺利开展。
3.4提高档案管理人员技能素质
电子档案管理方法和纸质档案管理方法存在很大差异，这对电子档案管理人员提出更高的要求。通过提高档案管理人员的素质，实现对数字化档案的有效管理。采用数字化存储方式，对阅读档案的人员权限进行划分，针对不同类型的档案管理，采用不同级别的保密方式，管理人员授权对档案进行规范化管理。可以通过对档案文件加密和网络监控等的方式确保档案管理的安全性，如果发现档案出现问题，需要及时查明原因。同时需要引进一些计算机专业方面的人才，对相关的档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的个人素质和计算机技能，为档案管理工作奠定良好的基础，实现档案信息化的有效建设。
3.5打造档案信息化共享平台
新明实业在实现电子文件全文检索和档案数字化的基础上应建立网上信息资源共享平台。例如连接公司的档案系统和业务系统、办公自动化系统等，形成完善的信息系统，促使各部门共享资源，获得更多档案信息、成果，提升档案信息使用率。在档案得到数字化处理之后，档案人员就可提供网上查询服务，在公司网站上构建档案主页，并把档案数据和信息传上去，方便相关用户查询业绩、人事信息等，或者检索全文，满足信息使用需求。
结束语
信息化发展新趋势环境下，档案各级人员应充分认识到档案数字化的重要性及其意义，积极作为，增强推进档案工作转型升级的主动性和自觉性，在档案管理工作中践行档案数字化管理理念，领导层面从人、才、物多个方面给予支持，基层工作人员积极提升业务素养，多措并举，促使档案由馆藏为主向信息资源开发利用转变，推动档案数字化管理工作迈上新台阶。
参考文献
[1]王琇.档案数字化管理若干问题探讨[J].档案时空,2019(12):24-25.
[2]曹健梅.浅谈数字化档案管理的应用[N].中国劳动保障报,2019-12-13(003).
[3]黄玉增.企业档案数字化策略[J].兰台世界,2019(S2):113-114.
[4]任爱芹.数字化与档案管理理念的更新[J].管理观察,2019(30):57-58.
[5]李华.以数字化促进档案管理优化工作初探[J].山东档案,2016(04):70-72.